El Product Backlog es la piedra angular de un buen Scrum. En mi departamento dimos muchas vueltas hasta que conseguimos refinarlo. Aquí te explico todo lo que debes saber, una plantilla para usar y ejemplos reales y prácticos.
El product backlog consiste en una lista ordenada de tareas o requerimientos que el equipo debe realizar. Además, incluye las historias de usuario con los requisitos que debe cumplir el proyecto. Su objetivo es mostrar la visión del proyecto para que todos los miembros del equipo lo entiendan.
Sin un buen dominio del Product Backlog el Scrum no funciona. Y en mi caso, no fue hasta que me explicaron varios ejemplos que lo puede comprender. Aquí te lo explico todo, desde su uso en marketing, desarrollo de software, ventas y más. Veámoslo.
Domina el Product Backlog con una plantilla lista para usar y fácil de entender. Invita a todo tu equipo y asigna tareas y fechas. Será un antes y un después. Descubre como aquí:
¿Qué es un Product Backlog en Scrum?
El Product Backlog es una de las herramientas sobre las que desarrolla la metodología ágil de Scrum.
El product backlog es desarrollado por el rol del Product Owner. En este tablero se encuentran varios elementos como: la lista de tareas, la persona objetivo (o usuario), los requisitos, fechas de entrega y personas responsables.
Gracias al Product Backlog se consigue que el proyecto sea más adaptable a los cambios que van ocurriendo a lo largo del mismo.
Hay que tener en cuenta que esto no es algo que se hace una vez al inicio del proyecto y se deja como está. Si no que más bien se encuentra en constante evolución, ya que se va actualizando y ajustando a medida que se obtiene más información y se definen nuevas prioridades.
Lo ideal es que utilices una herramienta scrum colaborativas y en la nube que agiliza todos los procesos, y que conozcas lo que es el scrum, los scrum artefactos y sus roles en scrum
Product Backlog Ejemplo:
Elementos principales del product backlog
El backlog de producto está compuesto por diferentes elementos que permiten su correcta organización y comprensión:
- User stories (historias de usuario): estas son descripciones breves de las funcionalidades o requerimientos desde la perspectiva del usuario. Ayudan a entender las necesidades y expectativas de los stakeholders. Se suele usar el formato “Yo, Quiero, Para” (Más abajo te enseño un ejemplo y por aquí te dejo una plantilla de historias de usuario).
- Estimaciones: se asigna una estimación de tiempo y esfuerzo a cada requerimiento en el backlog de producto. Esto permite planificar y gestionar adecuadamente los recursos. Esto es crucial dominarlo para saber cuando entregar el proyecto y cuantos recursos asignarle. Aquí te dejo un artículo en el que te hablo sobre las técnicas de estimación scrum.
- Prioridades: cada tarea o requerimiento en el backlog se le asigna una prioridad en función de su importancia y valor para el proyecto. Esto ayuda a determinar qué tareas se deben abordar primero. Aquí te dejo otro artículo sobre técnicas de priorización de tareas en scrum.
- Tablero Kanban: Este tablero se divide en tres columnas en la que se enlistan las tareas y van cambiando de estado, normalmente: “Pendiente de realizar”, “En progreso”, “Completada”, “Abandonada”.
Con estos 4 elementos es posible ver el proyecto, el estado en el que se encuentra y entender las necesidades que debe cumplir.
Funciones y utilidad de la plantilla de product backlog en el desarrollo ágil de proyectos
Como puedes ver se trata de una herramienta muy poderosa para mantener el control de los proyectos en todo momento.
Quizás no lo parezca en equipos pequeños (en los que solo bastaría con el tablero kanban) pero en equipos de más de 5 personas empieza a ser más que necesario. Aquí te dejo algunos de sus beneficios:
- Visión clara: el backlog ayuda a definir y mantener una visión clara del proyecto, ya que refleja los objetivos y requerimientos a cumplir.
- Priorización: permite priorizar las tareas de manera efectiva, enfocando los esfuerzos en aquellas de mayor valor para el proyecto.
- Racionalización: el backlog ayuda a evitar el desperdicio de tiempo y recursos al permitir una planificación y asignación eficiente.
- Flexibilidad: al ser una lista dinámica y adaptable, el backlog permite responder a cambios en los requerimientos o necesidades del proyecto durante su desarrollo.
Ahora que lo entiendes a grandes rasgos, veamos cómo se usa y con qué ejemplos se desarrolla el backlog de producto. Y si quieres ponerlo en práctica por aquí te dejo nuestra plantilla scrum realizada en Notion por ser la herramienta más fácil y escalable para proyectos ágiles.
Ejemplos de product backlog
1. Agencias de marketing: Scrum puede ser beneficioso para gestionar proyectos de marketing digital, desarrollo de sitios web, campañas publicitarias, entre otros. El equipo puede utilizar la metodología para dividir el trabajo en sprints de corta duración y priorizar las tareas más importantes. Se podría aplicar en:
- Elaboración de estrategias de marketing digital.
- Creación de contenido para redes sociales.
- Optimización del SEO.
- Análisis de métricas y rendimiento de campañas publicitarias.
2. Procesos de recursos humanos: Scrum se puede aplicar en procesos de reclutamiento, desarrollo de talento y gestión de proyectos de formación de los empleados.
3. Desarrollo de software: Scrum es ampliamente utilizado en el desarrollo de software y es particularmente útil para equipos de desarrollo ágiles. Los equipos de desarrollo pueden utilizar Scrum para planificar y gestionar el desarrollo de nuevas características, resolver problemas y realizar pruebas. Se podría implementar en:
- Implementación de autenticación de usuarios.
- Mejora del rendimiento y optimización del código.
- Integración con sistemas externos.
- Añadir notificaciones push.
4. Departamento de ventas: Scrum también se puede aplicar en equipos de ventas para gestionar y priorizar las oportunidades de negocio. El equipo de ventas puede utilizar Scrum para identificar las oportunidades más prometedoras, establecer objetivos y planificar acciones específicas para cada sprint.
Cómo ves, hay un sin fín de posibilidades. Desde proyectos repetitivos como los procesos de las agencias con clientes recurrentes a proyectos internos cómo el de la creación de un CRM o un proceso nuevo de contabilidad.
Cómo gestionar y utilizar una plantilla de product backlog
Para maximizar su eficacia, es importante seguir buenas prácticas en su gestión y actualización continua.
1.- Planeación del product backlog en Scrum
El Product Owner se reune con los dirigentes de la empresa o la organización y habla de los requisitos que están buscando y que cuadren con la empresa.
Seguidamente, se reunirá con los usuarios del producto que se va a desarrollar, que pueden ser los consumidores finales o miembros de la organización, para conocer a fondo sus necesidades y requerimientos.
Una vez tiene claro lo que necesita el proyecto empezará a desarrollar las historias de usuario y los requisitos para dar el proyecto como finalizado y se lo presentará al resto del equipo en la reunión de planificación.
2.- Estimación de tiempos y esfuerzos en el product backlog
Durante esta reunión de planifciación todos los miembros del equipo deben exponer sus preguntas y hacer sugerencias.
El Product Owner debe asegurarse de que todo el mundo habla y ha captado la visión del proyecto e incluso es aconsejable que esa misma reunión haya un usuario y un stakeholders que puedan dar más luz a las preguntas del proyecto.
Llegados a este punto se hace un ejercicio para poner las primeras tareas, poner las prioridades y hacer una estimación de tiempos y esfuerzo.
Esta estimación proporciona una visión más clara de la capacidad del equipo y permite una planificación más precisa. Utilizar estas técnicas de estimación para scrum que te dejo aquí.
Asimismo, es recomendable revisar y ajustar las estimaciones a medida que se adquiere más conocimiento y experiencia en el proyecto.
3.- Entrega final del proyecto y cierre del product Backlog
Al finalizar el proyecto el Product Backlog debe haberse mantenido ordenado y limpio.
Habrá ido cambiando conforme las tareas se iban solucionando, nuevos obstáculos aparecían y las fechas de entrega se iban cumpliendo.
Se revisará en la reunión de Revisión en la que se entrega el incremento de producto a los usuarios y se reciben sugerencias para seguir trabajando en el próximo Sprint.
Herramientas y software para la gestión del product backlog en una Plantilla
Existen numerosas herramientas y software disponibles que pueden facilitar la gestión del product backlog.
Estas herramientas permiten una visibilidad clara y fácil acceso a la lista de tareas, facilitando su organización, priorización y seguimiento.
Aquí te dejo nuestro artículo estrella sobre las herramientas scrum para que veas todas las opciones. Pero sin duda y, tras haber usado todas ellas, la mejor es Notion para Scrum por su adaptabilidad e ir más allá.
Usa esta plantilla como si fuese tu oficina virtual y documenta procesos, mejora tu scrum y haz que todo tu equipo centralice recurso y trabajo desde un solo lugar.