Saber qué tareas hacer primero, el tiempo que van a llevar e incluso la persona que la desarrolla va a ser un factor muy importante para el éxito de los proyectos. Sin embargo, no siempre se hace bien. Aquí te explico qué es la priorización en scrum y cómo debes utilizarla.
La Priorización en Scrum es un método de orden y gestión de las tareas desarrollado por el Product Owner. Al tener una visión clara de los requisitos del proyecto debe priorizar las tareas en base a los tiempos y exigencias del sprint.
Muchas veces nos lanzamos de una a las tareas que primero vienen a nuestra cabeza sin darle una segunda pensada. Cuando empezamos a implementar la priorización de scrum todo fue a mejor. Aquí te enseño algunas técnicas que puedes implementar.
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Técnicas de Priorización en Scrum
La priorización de tareas en Scrum suele ser la gran olvidada, pensamos que es tan fácil como meter en la lista de tareas las más urgentes; cuando en realidad hay que alejar el prisma y enfocarse en lo importante antes que lo urgente.
- Herramienta scrum: gran parte del éxito de tus proyectos pasa por tener una herramienta en la nube, colaborativa, lista para usar y fácil de entender.
- Scrum artefactos: Las ceremonias y las diferentes reuniones en scrum son clave para que el equipo funcione de manera eficiente y autónoma
- Metodología Scrum qué es: Este artículo es la guía más fácil y completa de entender todo lo que la envuelve.
Veamos algunas técnicas fáciles y probadas para priorizar en base a lo que realmente necesita el proyecto:
Claro, aquí tienes una lista de métodos de priorización de tareas que puedes utilizar:
1. Priorización Matriz de Eisenhower:
Esta técnica se basa en clasificar las tareas en función de su urgencia y su importancia. Se divide en cuatro cuadrantes: urgente e importante, importante pero no urgente, urgente pero no importante, y ni urgente ni importante. Esto te ayuda a separar el ruido del proyecto y las opiniones de los miembros del equipo de trabajo para enfocarte en lo que necesita el proyecto.
2. Método ABC
Clasifica las tareas en función de su importancia. Las tareas de categoría A son las más importantes y requieren una atención inmediata. Las tareas de categoría B son importantes pero no tan urgentes, y las de categoría C son tareas de menor importancia. Deberás ayudarte del resto de integrantes para refinar cada una de ellas.
3. Método MoSCoW Scrum:
Este método utiliza las letras M, S, C y W para clasificar las tareas en: Must (debe hacerse), Should (debería hacerse), Could (podría hacerse) y Won’t (no se hará). Permite identificar las tareas fundamentales y establecer las que pueden posponerse o eliminarse. Esta es la que más nos funcionó, digamos que sirve para separar el grano de la paja, ya que normalmente no nos centramos en esas tareas que NO se deben hacer.
4. Análisis de valor
Se basa en evaluar el valor y beneficio que cada tarea aporta. Se clasifican las tareas según su valor y se priorizan aquellas que aportan mayor beneficio o valor. Esta técnica es la favorita de los stakeholders y gerentes de la empresa.
5. Principio de Pareto:
También conocido como la regla del 80/20, establece que el 80% de los resultados proviene del 20% de las tareas. Identifica cuáles son las tareas que producen el mayor impacto y enfoca tus esfuerzos en ellas.
Esta regla te permite tener una ayuda mental, ya que hay veces que nos sumergimos en un sinfín de tareas que realmente van a hacer una mínima diferencia en el proyecto.
6. Técnica del Pomodoro:
Este método consiste en dividir el tiempo en intervalos de 25 minutos de trabajo intenso, seguidos de un descanso de 5 minutos. Te ayuda a mantener el enfoque y la productividad, y a priorizar las tareas en función de los intervalos de tiempo.
Esta técnica es muy útil de cara al trabajo del día a día más que a las tareas del proyecto reflejadas en el Backlog del producto.
7. Técnica de priorización del punto
Asigna puntos a cada tarea en función de su importancia y urgencia. Luego, prioriza las tareas según la puntuación asignada y comienza con las de mayor puntuación.
Muy visual y ordenada.
¿Quién realiza la priorización en Scrum?
Ahora que sabes algunas técnicas y probablemente hayas elegido tus favoritas, vamos a ver quién realiza la priorización de tareas.
El Product Owner es el encargado de priorizar las tareas del Sprint en el Backlog de Producto. Esto es así porque previamente ha hablado con los stakeholders y los usuarios del producto y, por tanto, conoce claramente las prioridades, requisitos y tiempos del proyecto.
En algunas empresas puede ser el Scrum Master ya que su rol también está muy ligado a falicitación de las tareas del equipo. Aunque también pueden trabajar en conjunto.
Finalmente, aunque sea el PO el que tenga la última palabra en cuanto a la priorización de tareas. En la reunión de planificación del Sprint se discutirán con el resto del equipo para refinar algunos aspectos que no se hayan tenido en cuenta.
¿Cómo hacer la priorización Scrum?
Antes de priorizar tareas hay que saber qué tareas se necesitan y antes incluso se necesita saber qué requiere el proyecto y las necesidades del usuario y la empresa. Es por eso que para hacer correctamente la priorización en scrum hay que empezar por:
1.- Elaborar las Historias de Usuario
Las historias de usuario permite al Product Owner y al resto del equipo a conocer rápidamente lo que el usuario necesita. Estas tarjetas deben incluir:
- Quien es el usuario: Por ejemplo: “Yo como Agente de Ventas”
- Qué quiere conseguir: Por ejemplo: “Quiero un software de ventas”
- Para qué lo quiere: Por ejemplo: “Para llevar un mejor seguimiento de mis clientes”
Y finalmente los requisitos que deberá cumplir. Como por ejemplo:
- Debe tener un calendario
- Debe tener la información de cada cliente
- Debe tener información de ratio de conversión
- Debe ser colaborativo con el resto de agentes
Para realizar esto el Product Owner se habrá reunido con los agentes de ventas y los jefes de departamento para conocer muy bien la visión del proyecto.
Gracias a las historias de usuario todos pueden conocer en un simple vistazo lo que el proyecto necesita.
2.- Elaborar el backlog de Producto
Con las historias de usuario claras. El product Owner empieza a realizar un boceto del backlog de producto que consta de un tablero Kanban en el que se dividen las tareas por estados:
- Pendientes de realizar
- En proceso
- Completadas
Esto es lo que garantiza la adaptabilidad del proyecto y que la priorización vaya avanzando adecuadamente.
3.- Planificación del Sprint:
El Product Owner convoca la reunión de planificación del Sprint con el equipo de desarrollo de trabajo e, idealmente, con algún usuario o jefe de departamento que pueda resolver dudas y dar sugerencias.
En esta reunión se explica la historia de usuario y se baja al papel las primeras tareas con la propuesta del Product Owner y con el método que haya decidido utilizar. Nosotros usamos el método MoSCoW, el cual quedaría de la siguiente manera:
- Must: Debe hacerse
- Could: Debería hacerse
- Won´t: No se hará
4.- Reuniones diarias
Durante lo que dura el Sprint se mantienen reuniones diarias en las que se revisan las tareas y los miembros exponen sus avances y sus obstáculos. El Product Owner debe tomar nota y mejorar sus habilidades de priorización.
5.- Retrospectiva del Sprint.
Finalmente, y tras la entrega del producto y la revisión del sprint con los usuarios y los stakeholders, se hace la reunión de retrospectiva.
Este es un buen momento para comparar las tareas que se priorizaron en un principio frente a las que realmente fueron más importantes. El objetivo es mejorar esta habilidad y seguir probando métodos de priorización.
Espero haberte servido de ayuda y que tus técnicas de priorización vayan mejorando tu scrum.