9 Mejores Herramientas SCRUM y Proyectos Ágiles (USA ESTA)

Mucho se habla de la metodología Scrum y sus bondades, pero realmente se hace posible con herramientas que permiten trabajar en la nube y mantener la comunicación fluida en los equipos. Hemos probado todas las herramientas populares para la gestión de equipos y empresas. Sin embargo, no todos los proyectos son iguales ni todas las herramientas hacen lo mismo. 

La mejor herramienta para Scrum es Notion por ser la más adaptable, fácil de usar e ir más allá de las funcionalidades de gestión de tareas, calendarios y colaboración del equipo. Gracias Notion se puede documentar procesos, centralizar los recursos digitales y hacer una oficina virtual completa para toda la empresa.

En este artículo te voy a ahorrar el tiempo y vamos a analizarlas, como elegir la opción adecuada, casos de éxito y los beneficios de implementar estas herramientas.

Utiliza una plantilla de Scrum lista para usar y fácil de entender. Olvídate de usar mil herramientas, solo necesitas esta:

Ver Plantilla Scrum

¿Qué es Scrum y por qué es importante en la gestión de proyectos?

Empecemos por el principio. Si no conoces la metodología ágil de scrum te la explico aquí brevemente. Si ya la conoces puedes pasar al siguiente apartado.

Scrum es un marco de trabajo para la gestión ágil de proyectos que se centra en la colaboración, la flexibilidad y la entrega incremental de valor. 

En lugar de seguir un enfoque tradicional de gestión de proyectos, Scrum se basa en un conjunto de principios y roles bien definidos que permiten a los equipos adaptarse a los cambios y entregar resultados de manera más eficiente.

La importancia de Scrum en la gestión de proyectos radica en su capacidad para mejorar la transparencia, la comunicación y la implicación de todos los miembros del equipo. Gracias a unas normas establecidas y unos roles (como el Product Owner y el Scrum Master) se consigue un avance fluido y en el que las dudas y sugerencias se toman en cuenta a diario.

Se usa un sistema de reuniones diarias, de planeación y de revisión que fomentan la colaboración y la autoorganización del equipo. Además, Scrum promueve una mentalidad de mejora continua y permite a los equipos responder con agilidad a los cambios del entorno y las necesidades del proyecto.

Todo esto suena muy bonito, pero sin una herramienta fácil de usar, entendible y a la que todo el equipo pueda acceder, no funcionará. Nosotros hemos pasado por muchas y me quedo con estas:

Las mejores herramientas scrum para la gestión ágil de proyectos

En el departamento en el que trabajaba implementamos Scrum hace un año. Hemos pasado por muchas herramientas, pero sin lugar a duda contar con una herramienta a la que todo el equipo pueda acceder, sea fácil de usar y hacer un seguimiento del proyecto fue un antes y un después.

Aquí te dejo mi mejor selección

1.- Notion para Scrum: La más adaptable y fácil de usar.

Notion es una herramienta colaborativa en la que se puede asignar tareas, adjuntar proyectos, fechas y responsables. 

Además, permite adaptarla a cada equipo, empresa o tipo de proyecto. Y eso fue lo que nos enamoró, ya que con el tiempo tu equipo refina la metodología y va cambiando. Notion permite eso.

Además, en nuestro caso, abrimos secciones para tener documentos, miembros del equipo, las historias de usuario y por supuesto un backlog de producto y tablero kanban.

Hay miles de herramientas para desarrollar el scrum, pero la mayoría se centran en la gestión de tareas y de equipos. Notion Scrum va un paso más allá y ofrece una solución «todo-en-uno» para gestionar toda la productividad de una empresa. Además, es superfácil de entender (todos querrán usarla, lo que no suele pasar con otras herramientas). Sin duda, la mejor alternativa si estás empezando en esta metodología.

Igualmente, la vista de calendario nos permitía saber las entregas de producto y que todo el equipo estuviese en sintonía.

Estás de suerte. Tras mucha prueba y error conseguimos refinar la mejor plantilla para scrum en Notion. Échle un vistazo y pruebala, no te defraudará.

2.-Jira: Software específico en la metodología Scrum

Jira es una de las herramientas más reconocidas y utilizadas en la metodología Scrum. Proporciona una amplia gama de funcionalidades para el seguimiento y gestión de proyectos. 

Permite la creación de tableros Kanban, la asignación de tareas, la visualización de sprints, la generación de informes de rendimiento y ofrece integraciones con otras herramientas populares.

Sin duda es nuestra segunda opción. Notion permite hacer lo mismo, solo que además permite tener librerías de documentación de procesos, recursos adicionales… Es como tener una oficina virtual entera a la que le puedes aplicar el Scrum. 

Jira, por otro lado, es especializada en los procesos, pero para el resto de cosas tendrás que ir a otras herramientas.

3.-Asana: Líder en gestión de tareas y proyectos en equipo

Asana fue lider en la gestión de tareas para empresas. Nosotros la usamos mucho durante varios meses. A día de hoy es un gestor de proyectos más. Pero es la más usada por medianas y grandes empresas. 

Igualmente, se sigue quedando corta si lo que se quiere es centralizar y reducir el número de herramientas que usa tu equipo. Sin embargo, existen gran cantidad de tutoriales y cursos para usar Asana fácilmente.

Como puedes ir viendo por ti mismo. Lo que más se valora cuando se usa una de estas herramientas es que sea una suite completa. Que el Scrum no sea la única funcionalidad. Sino que se integre en una «Oficina Virtual» en la que todos los empleados puedan desarrollar sus tareas, documentar sus procesos, compartir recursos y el conocimiento de la empresa esté al alcance de todos.

4.-Monday.com: Colaboración fluida para tus proyectos

Monday.com ofrece una plataforma intuitiva y versátil que permite la colaboración fluida entre los miembros del equipo.

Con esta herramienta, es posible asignar tareas, realizar seguimiento del progreso en tiempo real, establecer fechas límite y visualizar el flujo de trabajo de manera clara y ordenada.

Monday.com también cuenta con integraciones con otras herramientas y notificaciones automáticas para una comunicación eficiente.

Monday está genial, pero no se acerca a la simplicidad de Notion. Si sabes usarla será clave, si eres nuevo puede ser algo confusa. Igualmente, es un poco más adecuada para proyectos corporativos.

5.-Smartsheet: Gestión eficiente de tareas y equipos

Smartsheet se destaca por su capacidad para simplificar la gestión de tareas y equipos en proyectos ágiles.

Permite crear y asignar tareas, definir hitos, establecer fechas límite y realizar un seguimiento detallado del progreso.

 Además, ofrece la posibilidad de generar informes y gráficos personalizados para evaluar el rendimiento del proyecto. 

Sin embargo, si no eres amante de Excel no creo que sea tu herramienta favorita dada a su similitud y estética más cuadriculada y arcaica. No dan ganas de tener un proyecto colaborativo con una estética tan aburrida (es mi opinión y la de mi equipo)

Sin duda Smartsheet fue la herramienta favorita de nuestro Jefe de Departamento y el Scrum Master, permite que todo sea más estructurado

6.-Miro: Tableros visuales para potenciar la creatividad del equipo

Miro es una herramienta que se centra en el uso de tableros visuales para fomentar la creatividad y la colaboración del equipo. 

Permite crear y organizar notas, diagramas, wireframes y visualizar el flujo de trabajo de manera interactiva. Además, ofrece funciones de videoconferencia y comentarios en tiempo real para una comunicación efectiva.

Sin embargo, Miro es muy limitada, nosotros solo la usamos para la reunión de planificación del sprint y el Scrum Master para recordarnos las dinámicas de la metodología. No la recomiendo para aplicar todo el scrum, sino como una forma fácil de visualizar las cosas.

7.-Orangescrum: Solución integral para la gestión de proyectos ágiles

Orangescrum es una solución integral que permite la gestión de proyectos ágiles de manera efectiva. Ofrece características como el seguimiento del tiempo, la asignación de tareas, la generación de informes y la colaboración en equipo. 

Además, cuenta con un tablero de control centralizado que facilita la visualización y el control de todas las actividades del proyecto.

En mi opinión, esta herramienta mete mucha presión al equipo de trabajo, ejerce una gran vigilancia sobre las horas trabajadas y las tareas realizadas. Está muy bien, es solo una preferencia. Creo que es una pérdida de tiempo tener que controlar tan de cerca el trabajo, pero hay quien la prefiere así.

Cómo elegir la mejor herramienta de gestión ágil de proyectos

A lo largo del análisis de estas herramientas de scrum te he ido desvelando un poco algunos criterios que valoramos en nuestro departamento como en otras empresas.

Pero para que tengas más certeza aquí te dejo algunos criterios que deben cumplir para el éxito de tus proyectos.

Factores a tener en cuenta al elegir una herramienta Scrum

• Facilidad de uso: la herramienta debe ser intuitiva y de fácil aprendizaje para el equipo. Te aseguro que si no es visualmente sencilla de entender o no está lista para usar, el equipo no se involucrará desde el principio. Para evitarlo, aquí te dejo nuestra plantilla scrum lista para importar y que usamos en el día a día.
• Compatibilidad: es importante verificar la compatibilidad con las tecnologías y sistemas utilizados por el equipo. La integración con otras herramientas es crucial. En el caso de Notion se puede conectar a todas e integrarlas en la oficina virtual. De esta manera puedes tener en una sola pestaña el calendario, gmail, excel, softwares de gestión, etc. Todo en una vista. Esto escala la productividad muchísimo.
• Escalabilidad: la herramienta debe ser capaz de adaptarse al crecimiento del equipo y proyectos. Una app de gestión de tareas está muy bien, pero con el tiempo hay que garantizar el crecimiento de los equipos e incluso soportar varios procesos de scrum a la vez. 
• Seguridad: se deben tener en cuenta los aspectos de seguridad en el manejo de la información del proyecto.
• Herramienta todo en uno: Gestionar el equipo en una app, cada miembro hace su trabajo en otra y cogen los documentos de diferentes sitios. Tener la posibilidad de tenerlo todo en un mismo lugar evitará mucho caos en el futuro. 

Empieza a usar Notion para tu Scrum. Listo para usar y fácil de entender. También tenemos plantillas para empresas y para cualquier tipo de profesión, para que lleves el orden y la productividad a tu trabajo, proyecto o emprendimiento.

Beneficios y Conclusión de las Herramientas de Scrum

La herramienta que elijas para desarrollar proyectos en tu empresa, ya sea con scrum o con cualquier otra metodología de trabajo, va a determinar gran parte del éxito.

Recuerda que la herramienta debe poder escalar con tu equipo y ofrecer funcionalidades que permitan centralizar el trabajo de todos los miembros en un mismo lugar, como una oficina virtual. 

Notion es la que más se acerca, nosotros lo hemos comprobado. Todo el euipo desarrolla sus tareas en notion, tienen acceso a los tableros de Scrum y no imaginamos un día sin usarlo. 

Espero haberte servido de ayuda 🙂