La retrospectiva de Scrum es una de las ceremonias de esta metodología ágil que más se suele olvidar. Sin embargo, es una de las más poderosas, ya que permite evaluar al equipo y realizar la mejora continua de los procesos.
Con esta plantilla de la retrospectiva de Scrum podrás preparar, realizar y analizar los resultados de tu equipo con ejercicios, evaluaciones y preguntas clave que fomentan la comunicación y mejoran la dinámica del scrum.
Sin duda, cuando la aplicamos en nuestro departamento fue un antes y un después. Probamos muchas formas, desde juegos divertidos hasta simplemente hablar por hablar. Pero la mejor manera es a través de un proceso cómodo y eficiente para todos. Aquí te lo tendrás a la mano.
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¿Cómo te va a ayudar esta Plantilla Retrospectiva de Scrum?
Si quieres saber cómo hacer una retrospectica scrum, por aquí te dejo algunos pasos usando la plantilla de notion:
- Valorar positivamente lo que hicieron bien ciertos miembros del equipo, recompensarlos y hacer que eso se repita más. Por ejemplo: Un training, una forma nueva de hacer las cosas, la mejora de un proceso antiguo…
- Identificar lo que se hace mal durante los sprints y dejar de hacerlo.
- Identificar obstáculos que ralentizan el trabajo para ponerles solución
- Poner frases específicas que concluyen los cambios para los próximos sprints
- Tener un tablero dinámico en el que se identifica visualmente lo que se debe hacer y no hacer en los próximos sprints
- Mejorar la agilidad del equipo, su comunicación y su eficiencia.
¿Cómo usar la Plantilla de Retrospectiva Scrum?
Tengo un artículo detallado sobre las retrospectivas en Scrum con el paso a paso en profundidad que quizás te sirva de ayuda.
El formato de retrospectiva Scrum proporciona una estructura y guía para las discusiones durante la retrospectiva.
Esta plantilla incluye secciones para el análisis de lo que funcionó bien, las áreas de mejora y las acciones que se deben tomar para implementar las mejoras identificadas.
Al utilizar la plantilla de retrospectiva Scrum, el equipo puede examinar de manera sistemática y organizada los aspectos del proceso de desarrollo y realizar ajustes con el objetivo de optimizar su rendimiento y obtener resultados cada vez más satisfactorios.
Pero si ya conoces la dinámica veamos el paso a paso:
Guía de Preparación y Dirección de la reunión de retrospectiva
La reunión de retrospectiva la debe dirigir el Scrum Master, solo él debe modificar la plantilla e ir anotando los aspectos que se van mencionando en la reunión.
Su rol debe ser el de un facilitador. El objetivo es crear un ambiente sano en el que todos pueden hablar y opinar. No se puede juzgar o crear ambientes negativos ya que destrozará las posibilidades de identificar cuellos de botella y mejoras de los procesos.
Paso 1: Usar el Tablero de Evaluación
El Scrum Master cede la palabra a cada miembro del equipo. Cada uno tiene la oportunidad de hablar. En cada turno de palabra deben comentar:
- Qué se debe Empezar a hacer
- Qué se debe Seguir haciendo
- Qué se debe Dejar de hacer
Así identificamos obstáculos, buenas prácticas y deseos que tiene el equipo a la hora de trabajar en los sprints.
Paso 2: Frases accionables
Tras escuchar a todos los miembros del equipo el scrum master debe haber anotado las mayores inquietudes, las mejoras que más se repiten y demás.
Entre todos elegirán entre 3 y 7 y les pondrán una frase accionable de la siguiente manera:
- En el siguiente sprint implementaremos [X Cosa] para conseguir [X Mejora]
- Dejaremos de hacer [X Cosa] para conseguir [ X Cosa]
- Seguiremos haciendo [X cosa] para conseguir [X cosa]
De esta manera dejamos definidos algunos objetivos a conseguir para que el equipo funcione mejor en el futuro, quede claro y todos lo entiendan a la perfección.
Estas frases deben ser realistas y alcanzables. Estableciendo un alcance claro, se evita dispersarse en temas que no están directamente relacionados con la mejora del equipo y el proceso.
Paso 3: Valoraciones positivas y premios
No todo debe ser arcaico y lento. Llegados a este punto es hora de levantar el pánico al equipo. En esta sección de la plantilla el equipo podrá recompensar a aquellas personas que han tenido un desempeño por encima de lo normal.
Esas personas que han tenido una iniciativa, una forma de hacer las cosas o que simplemente se han preocupado en ayudar al resto de miembros del equipo de trabajo para que saliesen las cosas a tiempo.
En nuestra oficina lo hacemos a través de bonos de regalo de 10€ y 20€ de Amazon. Está muy bien y realmente ayuda en la moral.
Paso 4: Resolver dudas
Es muy importante que no queden dudas entre los miembros del equipo. El scrum master deber resolver las dudas que tengan y asegurarse de que han entendido los cambios y mejoras para los siguientes sprints.
Paso 5: Aplicar la retrospectiva a los próximos sprints.
Para empezar a completar la plantilla para análisis retrospectivo de sprints, recoge todos los accionables y las conclusiones de la reunión de retrospectiva y añádele a las normas de tu scrum en la parte de la plantilla correspondiente.
De esta manera el Scrum Master puede ir recopilando las normas y reglas propias del Scrum dentro del equipo.
Además, en nuestra plantilla queda al alcance de todo el mundo y se pueden revisar constantemente, no quedarán en el olvido.
Métodos y técnicas para realizar una retrospectiva scrum efectiva
- Gestión del tiempo: Es importante asignar un período de tiempo adecuado para la retrospectiva, asegurando que haya suficiente tiempo para que todos los miembros del equipo expresen sus opiniones y se discutan los temas pertinentes.
- Facilitador neutral: el Scrum Master debe ser el facilitador neutral y debe conocer las dinámicas de la retrospectiva. El rol del facilitador ayudará a mantener el enfoque en los objetivos de la retrospectiva y garantizará que todos los miembros del equipo tengan la oportunidad de participar.
- Técnicas de generación de ideas: Utilizar diversas técnicas, como la tormenta de ideas o el mapa de empatía, para fomentar la participación activa de todos los miembros del equipo y generar ideas de mejora. En este artículo sobre la retrospectiva te hablo más sobre estas técnicas.
- Visualización: Utilizar herramientas visuales, como pizarras o tableros virtuales, para representar de manera clara y concisa los temas discutidos durante la retrospectiva. Con esta plantilla será muy comprensible y visual para todos los miembros del equipo.
Casos de éxito en el uso de plantillas de retrospectiva Scrum
La implementación de la plantilla retrospectiva Scrum ha demostrado ser altamente efectiva en numerosos proyectos reales. Desde nuestro propio departamento a diferentes proyectos en los que hemos colaborado.
Ejemplos de implementación exitosa en proyectos reales
En una empresa de marketing digital en la que había que desarrollar una campaña de pago para un cliente. La reunión de la retrospectiva permitió identificar que la comunicación cliente no podía ser solo al inicio y al final del proyecto, sino que se necesitaba una comunicación constante.
Para ello, la solución que salió de la reunión de retrospectiva fue crear un chat con el cliente durante el proyecto para lanzar preguntas y sugerencias de manera más fluida y amena.
Gracias a la plantilla de retrospectiva se identificaron entre todos los miembros del despacho de abogados ineficiencias en el proceso de desarrollo y en la asignación de tareas y fechas.
La solución a la que llegaron fue que debían estimar mejor el tiempo y los recursos asignados a cada tarea. De esta manera mejoraron las entregas a sus clientes y cumplieron con las fechas establecidas.
En una compañía de consultoría tecnológica, la plantilla retrospectiva Scrum se utilizó para fomentar la colaboración y el trabajo en equipo entre diferentes departamentos.
Mediante la identificación de áreas de mejora, se diseñaron acciones específicas para fortalecer la comunicación y alinear los esfuerzos de los equipos. Como resultado, se creó un entorno colaborativo y se optimizó la eficacia en el desarrollo de proyectos conjuntos.
Análisis de los resultados de la retrospectiva
Es fundamental analizar los resultados obtenidos durante la retrospectiva Scrum para identificar los puntos clave a mejorar en el equipo y el proceso.
A través de este análisis minucioso, se pueden obtener insights valiosos que permitirán optimizar el desempeño y el rendimiento en futuros ciclos de desarrollo.
Identificación de los puntos clave a mejorar
En primer lugar, es importante identificar de manera precisa los puntos clave que surgieron durante la retrospectiva. Estos puntos pueden estar relacionados con aspectos como la comunicación, la colaboración, la gestión del tiempo o la resolución de conflictos. Es necesario analizar y comprender en profundidad cada uno de estos puntos para abordarlos de manera efectiva.
Para llevar a cabo esta identificación, es recomendable recopilar las opiniones y observaciones de todo el equipo. Cada miembro debe expresar sus puntos de vista de manera clara y constructiva, y se deben prestar especial atención a aquellos aspectos que sean recurrentes o que hayan afectado de manera significativa el desarrollo del proyecto.
Una vez identificados, estos puntos clave se convierten en la base sobre la cual se diseñarán las acciones de mejora. El equipo debe priorizarlos y establecer objetivos claros y alcanzables para cada uno de ellos.
Evaluación de las ideas y propuestas surgidas durante la retrospectiva
Durante la retrospectiva, es común que surjan ideas y propuestas para abordar los desafíos identificados. En esta etapa, es fundamental evaluar detenidamente cada una de estas ideas y propuestas para determinar su viabilidad y relevancia.
El equipo debe analizar y debatir cada idea, considerando su impacto potencial, los recursos necesarios para llevarla a cabo y su alineación con los objetivos del proyecto. Es importante fomentar un ambiente de apertura y colaboración donde todos los miembros puedan expresar sus opiniones y contribuir a la evaluación.
Al evaluar las ideas y propuestas, es fundamental tener en cuenta la perspectiva de todo el equipo y buscar consenso en la toma de decisiones. Aquellas ideas que se consideren viables y beneficiosas deben ser seleccionadas y convertidas en acciones concretas a implementar.
Implementación de mejoras en el equipo y proceso
La implementación de mejoras en el equipo y proceso es fundamental para garantizar la evolución y el crecimiento continuo en el desarrollo ágil bajo la metodología Scrum.
A través de la planificación y ejecución de acciones de mejora, se busca optimizar el rendimiento del equipo y la eficiencia del proceso de trabajo. Además, el seguimiento y monitoreo de los resultados obtenidos permiten evaluar el impacto de estas mejoras y realizar ajustes si es necesario.
Planificación y ejecución de las acciones de mejora
En esta etapa, es importante establecer un plan detallado que incluya las acciones a tomar para mejorar el rendimiento del equipo y optimizar el proceso de desarrollo.
Esto implica identificar los aspectos del trabajo que requieren mejoras, definir los objetivos específicos a alcanzar y determinar las medidas necesarias para lograrlo. Durante la ejecución de estas acciones, es fundamental asignar responsabilidades claras a cada miembro del equipo, establecer plazos realistas y asegurar una comunicación fluida para garantizar el éxito de las mejoras implementadas.
Seguimiento y monitoreo de los resultados obtenidos
Una vez que se han implementado las acciones de mejora, es esencial realizar un seguimiento y monitoreo constante de los resultados obtenidos.
Esto implica analizar y evaluar si las mejoras implementadas han generado los cambios esperados, si han optimizado el desempeño del equipo y han mejorado la eficacia del proceso.
En esta etapa, se deben establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs) para evaluar los resultados y compararlos con los objetivos previamente definidos. Si se detectan desviaciones o áreas de mejora adicionales, se deben tomar las medidas necesarias para corregirlas y continuar evolucionando de manera constante.