El tablero Kanban es una de las piezas más fundamentales si quieres desarrollar un proyecto en Scrum que sea ágil, adaptable y fácil de hacer un seguimiento. Aquí te explico qué es, para qué sirve y cómo usarlo con una plantilla lista para usar:
El tablero kanban scrum es una tabla física o digital que clasifica las tareas en diferentes estados: “Pendiente de realizar”, “En progreso” y “Completadas”. Además se pueden añadir responsables y fechas de entrega.
Nosotros lo estuvimos usando mal mucho durante un tiempo sin saberlo. Hasta que empezamos a usarlo con una herramienta digital. El antes y el después fue increíble. Aquí te explico por qué.
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Tablero Kanban: ¿qué es?
El tablero Kanban es una herramienta de gestión visual que permite organizar y controlar el flujo de trabajo de manera eficiente.
Funciona como un lienzo o tablero en el cual se pueden colocar tarjetas, post-it o notas, cada una representando una tarea o actividad específica. También se utiliza de forma digital, pudiendo hacer barras de progreso, asignar responsables y fechas de entrega (lo veremos en la plantilla)
El objetivo del tablero kanban es que de un simple vistazo se conozca la visión global y clara del estado de las tareas, desde su inicio hasta su finalización.
Para verlo mejor aquí tengo un artículo sobre cómo crear un tablero kanban en notion que te puede ser de utilidad
Ventajas de utilizar un tablero Kanban en Scrum
El uso de un tablero Kanban ofrece numerosas ventajas en la gestión de tareas y proyectos.
1.-📝Brinda una mejor visualización de las tareas: Con un simple vistazo cualquiera puede conocer el estado del proyecto.
2.- 📅Conocer las prioridades y ayudar a otros miembros del equipo.
3.-🎯 Mejora la asignación de recursos y horas a las tareas
4.- 📌 Mejora la comunicación del equipo: Anima a tu equipo a proponer mejoras y sugerencias para optimizar el proceso del tablero Kanban.
5.- 📊 Una mayor eficacia en la entrega de valor al cliente.
6.- ✅ Adaptar el proyecto a cambios: Gracias a la combinación de los Sprints en Scrum y al tablero Kanban, el proyecto puede cambiar de dirección fácilmente sin el coste hundido de haber invertido muchas horas y recursos en algo que después no vaya a funcionar.
Además, el tablero Kanban facilita la identificación de los cuellos de botella, ya que los bloqueos y las tareas que se retrasan son fácilmente visibles. Esto permite tomar acciones correctivas de manera oportuna y evitar retrasos en la entrega de los proyectos.
Si quieres profundizar más te dejo por aquí una guía sobre scrum, cómo aplicar scrum en una empresa y algunos ejemplos de scrum que te pueden ser útiles para dominarlo.
Kanban vs Scrum
Muchas veces se han puesto juntos en la misma frase. Realmente Kanban puede ser un aliado del Scrum y viceversa, veamos cómo sus diferencias y las ventajas de usarlos juntos.
Ambas metodologías se centran en mejorar la eficiencia del flujo de trabajo, pero tienen enfoques y características distintas.
Diferencias entre Kanban y Scrum
Kanban
- Control visual del flujo de trabajo
- Gestión de tareas individualmente
- Sin tiempos específicos
- Bueno para equipos reducidos y sin fechas de entrega
Scrum
- Marco de trabajo más organizado y con Roles
- Reuniones de planificación, revisión y evaluación
- Reuniones diarias de control
- Ciclos de trabajo llamados Sprints
- Entregas y objetivos específicos
- Mejor para equipos de 5 a 30 personas
Integración de Kanban y Scrum: Scrumban
Realmente no se deberían ver como dos cosas separadas, sino como una herramienta que se integra con un marco de trabajo.
Para mejorar la gestión de tus proyectos y tareas, es importante implementar el tablero Kanban en tu Scrum.
A continuación, te enseño un paso a paso de cómo crear un tablero Kanban efectivo, el diseño y organización adecuados, el establecimiento de límites y reglas, el seguimiento y gestión del flujo de trabajo, así como la importancia de la mejora continua y la optimización del proceso con Scrum.
Pasos para crear un tablero Kanban con Scrum o Scrumban
Veamos cómo sería el día a día de un scrum con kanban:
Gracias a ello, habrá desarrollado las historias de usuario, donde explica para quién es el proyecto, para qué lo usará y los criterios que debe de seguir para que se dé por completado.
En base a esto se mantiene la reunión de planificación. En la que el Product Owner presenta el proyecto a los miembros del equipo, se resuelven dudas y se empieza a crear el tablero Kanban con las tareas a realizar.
Veamos qué debes hacer para un buen diseño y organización del tablero kanban en scrum:
- Define las etapas o columnas que representarán el flujo de trabajo de tus proyectos. Normalmente será: Pendiente, En Progreso o Completada. Aunque puedes añadir otras como: Abandonadas, Por Añadir, etc.
- Identifica las tarjetas de tarea que representarán cada una de las actividades que se deben realizar.
- Establece los límites de tarjetas que pueden estar en cada columna para evitar la sobrecarga de trabajo.
- Asigna tarjetas a las columnas de acuerdo con el progreso de cada tarea.
Diseño y organización del tablero Kanban Scrum
Es importante diseñar y organizar de manera adecuada tu tablero Kanban para maximizar su eficiencia. Algunas recomendaciones incluyen:
- Utiliza colores distintivos para cada columna y tarjeta, facilitando la identificación visual de cada tarea.
- Prioriza las tarjetas según su importancia y nivel de urgencia.
- Considera la posibilidad de agregar etiquetas o etiquetas visuales para categorizar las tarjetas.
- Define los criterios de éxito o finalización para cada tarea.
- Establece políticas claras para mover las tarjetas entre las diferentes columnas.
- Asigna tareas a Responsables
- Añade fechas límite
- En digital: Añade una barra de prograso de 0 a 100% completado
Establecimiento de límites y reglas en el tablero Kanban con Scrum
Para un uso efectivo del tablero Kanban dentro de la metodología Scrum es importante seguir unas reglas y límites claros. Sería de la siguiente manera:
El Sprint dura 2 a 4 semanas y durante ese tiempo se mantienen reuniones diarias para modificar el tablero kanban. Cada miembro explica su progreso y sus obstáculos. El Scrum Master anotará esos obstáculos y les dará solución y el Product Owner anotará los progresos y modificará el Kanban.
Utilización de herramientas digitales para implementar Kanban
Utilizar el tablero kanban para Scrum en formato físico está muy bien, pero es gracias a las herramientas colaborativas y en la nube que se puede gestionar todo mucho más eficiente.
Usando una plantilla lista para usar y en la que todos los miembros del equipo tengan acceso es clave para una colaboración efectiva.
Con una plantilla kanban digital lista para usar te permite una mayor visibilidad y transparencia en el progreso de las tareas, lo que facilita la toma de decisiones y la asignación de recursos.
Además, promueve la colaboración en tiempo real y la comunicación fluida entre los miembros del equipo, contribuyendo a un flujo de trabajo más eficiente y a la entrega rápida y controlada de valor al cliente.
Finalmente, con la herramienta Notion para Scrum tienes la posibilidad de integrar otras herramientas y sistemas utilizados en el desarrollo, como sistemas de control de versiones o sistemas de gestión de incidencias.
Podrás documentar procesos, gestionar todo tu scrum y contar con un kanban pro.
Casos de estudio y ejemplos con Kanban y Scrum
- Empresas de desarrollo de software han experimentado mejoras significativas al implementar el tablero Kanban. Han logrado una mayor transparencia en el proceso de desarrollo, reducción en los tiempos de entrega, identificación temprana de problemas y mejora en la productividad del equipo.
- En equipos de marketing y publicidad, la implementación de Kanban ha permitido una mejor coordinación y seguimiento de las tareas relacionadas con campañas, diseño y contenido.
- Empresas de servicios profesionales, como consultoras y agencias, han utilizado el tablero Kanban para gestionar sus proyectos y mejorar la rentabilidad. Han logrado una mejor planificación, asignación eficiente de recursos y seguimiento del progreso de los proyectos, lo que ha resultado en una mayor satisfacción del cliente y una mayor eficiencia operativa.
- En Equipos de ventas: La metodología Scrum y Kanban permite unir a los agentes de ventas y tener unos claros objetivos y una mejor colaboración, cuando normalmente los equipos de ventas suelen ser muy independientes y autónomos.
- En Recursos humanos: Implementar Scrum y Kanban en los Recursos Humanos tiene muchos beneficios a la hora de reclutar nuevos empleados, formaciones a los diferentes departamentos y mucho más.