Hace un año la empresa en la que trabajo decidió implementar poco a poco la metodología ágil de Scrum en diferentes departamentos. Con la sorpresa de que en el que mejor funcionó fue en el de Ventas. Aquí te cuento los resultados aprendidos de aplicar scrum para ventas.
Scrum para ventas es una metodología que, a través de reuniones, herramientas y roles que intervienen en el proceso, permite desarrollar y entregar proyectos más rápido, de mejor calidad y más adaptables a los cambios.
Resulta que hay ciertas cositas que aplicadas de manera diferente en el equipo de ventas hicieron que este se pusiese las pilas con el Scrum. Aquí te cuento todo lo que debes saber para aplicarlo en tus equipos.
Mejora tu Scrum con un sistema «todo en uno» y que todos los miembros de tu equipo puedan utilizar.
¿Por qué funciona tan bien la metodología Scrum en Ventas?
Si has trabajado en Ventas sabrás lo común que es que cada agente vaya por su cuenta, se preocupe de sus clientes y no tenga mucha colaboración entre ellos.
Esto ha funcionado muy bien cuando su única función es vender. Pero ¿qué pasa cuando tienen que implementar un nuevo sistema, un nuevo modelo de ventas o una nueva forma de realizar informes? El caos se desata.
Los beneficios de scrum para los equipos de ventas se hace mucho más presente por su forma de ser:
- 1. Mayor transparencia: Scrum fomenta la transparencia en todas las etapas del proceso de ventas. Esto permite que todos los miembros del equipo tengan visibilidad sobre el progreso, los desafíos y los resultados obtenidos. Es muy común que el ambiente entre los agentes de ventas sea opaco y secretivo, esto son scrum se resuelve.
- 2. Flexibilidad y adaptabilidad: Scrum se basa en periodos fijos y regulares, llamados «sprints». Esto permite a los equipos de ventas adaptarse rápidamente a los cambios del mercado, las necesidades de los clientes y las estrategias de ventas.
- 3. Mayor colaboración: Scrum promueve la colaboración activa entre los miembros del equipo de ventas. Mediante la realización de reuniones de planificación, las reuniones diarias, y las de evaluación, se fomenta la comunicación, la resolución de problemas y la toma de decisiones conjuntas.
- 4. Entrega de valor continua: Con Scrum, los equipos de ventas se centran en la entrega de valor constante a los clientes. Los productos o servicios se desarrollan y entregan en incrementos, lo que permite obtener retroalimentación temprana y ajustar la estrategia de ventas en consecuencia.
- 5. Mejora de la productividad: Scrum fomenta la autogestión y la responsabilidad individual dentro del equipo de ventas. Esto puede aumentar la productividad y motivación de los miembros del equipo, ya que se sienten más comprometidos con el proceso y los resultados. Si un miembro del equipo se queda atrás otros lo ayudarán y cada uno tendrá una mayor responsabilidad no solo de su trabajo sino también sobre sus compañeros.
- 6. Reducción de riesgos: Al dividir el trabajo en iteraciones cortas y realizar revisiones frecuentes, Scrum ayuda a identificar y abordar los posibles riesgos o desafíos en etapas tempranas. Esto permite a los equipos de ventas ajustar sus estrategias y minimizar los impactos negativos.
- 7. Enfoque en la mejora continua: Los equipos de ventas pueden realizar retrospectivas al final de cada sprint para identificar áreas de mejora y tomar medidas para optimizar sus procesos y resultados.
- 8. Mayor satisfacción del cliente: Al adoptar Scrum, los equipos de ventas pueden responder de manera más rápida y efectiva a las necesidades y expectativas de los clientes. Esto puede generar una mayor satisfacción del cliente, lo que puede conducir a relaciones comerciales más sólidas y a una mayor retención de clientes.
La aplicación de Scrum en equipos de ventas puede requerir cierta adaptación y personalización para ajustarse a las particularidades del proceso de ventas de cada empresa.
He visto variar la metodología de un departamento a otro, por eso es importante aplicarlo durante 3 o 4 veces seguidas para mejorar y aprender bien la metodología. Pero para que empieces con buen pie, aquí te dejo el paso a paso y un ejemplo para que se entienda a la perfección.
Igualmente, si quieres profundizar, aquí te dejo un artículo sobre para qué sirve scrum y cómo lo puedes implementar
¿Cómo Implementar Scrum en Equipos de Ventas?
He asumido que conoces la metodología Scrum a grandes rasgos, si no es el caso permíteme resumírtela para que estemos en sintonía (si ya la conoces sigue más abajo).
Ahora que sabes el por qué es bueno aplicar el scrum, vamos a ver realmente como es el día a día y qué se hace en la metodología.
El Scrum se basa en un sistema de reuniones y periodos fijos llamados Sprints en los que se desarrolla parte de un proyecto. Además estos periodos están dirigidos por diferentes roles que se encargan de que todo suceda sin problemas.
Empecemos con cuales son los Roles en Scrum:
- 👨🚀 El Product Owner: Es la persona encargada de recopilar toda la visión del proyecto. Se reunirá con los Stakeholders, que son los interesados en que salga adelante el proyecto (como gerentes y dueños de la empresa) y los usuarios o clientes que son quienes se beneficiarán del resultado del proyecto. El PO debe tener muy claro los requisitos del proyecto, sus funcionalidades y saber trasladarlo al equipo de desarrollo y asignar las primeras tareas y fechas.
- 🧑💼 El Scrum Master: Está encargado de asegurarse que la metodología Scrum se cumple a raja tabla, además hace de facilitador, ya que cuando un miembro del equipo tiene un problema u obstáculo en su trabajo, el Scrum Master debe solucionarlo para que el miembro del equipo no se desvíe de sus tareas.
- 👨🔧👩🔧El equipo de desarrollo: Son el equipo que desarrolla el proyecto. Deben ser autónomos, con buena comunicación y enfocados en la resolución de problemas para el usuario.
Juntos, estos roles de scrum utilizan ciertas herramientas que hacen al proyecto más rápido y adaptable:
- Las historias de usuario: El Product Owner tiene toda la información del proyecto, ahora debe redactar unas tarjetitas que explican rápidamente Quien se beneficia del proyecto, Qué quiere resolver y Para qué lo necesita, además de redactar los requisitos y funcionalidades que debe resolver.
- El Tablero Kanban: Este tablero se divide en 3 columnas: “Pendiente de hacer”, “En progreso” y “Completadas”. En el se van moviendo las tareas de estado, se añaden nuevas y se asignan a personas. Es lo que permite la adaptabilidad en tiempo real del proyecto.
- Planificación del Sprint: En esta reunión el Product Owner muestra al equipo de trabajo la visión del proyecto, las necesidades del usuario e incluso se une algun cliente para explicar su realidad y responder dudas. Es crucial que haya una buena comunicación y que quede todo claro entre los miembros del equipo.
- Reuniones diarias: Todos los días debe de haber una reunión, presencial o telemática en la que todos los miembros explican qué han hecho en el día, qué van a hacer y qué obstáculos han ido encontrando. El scrum master toma nota y empieza a resolver esos impedimentos. El PO va moviendo las tareas del tablero de Kanban y ajustando fechas y tareas.
- Revisión: Al acabar el periodo de sprint se hace una reunion con los stakeholders y con los usuarios para revisar el trabajo realizado, dar feedback y resolver más dudas.
- Retrospectiva: Es una reunión a puerta cerrada con los miembros del equipo para evaluar el trabajo de cada uno, cosas que se pueden mejorar y aplicarlas en los próximos sprints.
Ejemplo de Scrum para Ventas
Como todo esto suena muy técnico, siempre ayuda verlo con un ejemplo real de un equipo de ventas.
Y si quieres tener una visión más clara de scrum y lo entiendas a la perfección, tengo un artículo sobre ejemplos de scrum
- El Product Owner habla con los Stakesholders y con los clientes que vayan a hacer uso de este seguro. De esta manera aprenderá algunos requisitos como el tipo de cobertura médica, los países, las actividades que cubre el seguro, los objetivos de venta y hasta canales de distribución. Debe tener una vista 360 del proyecto.
- El Product Owner desarrollará las historias de usuario como vemos a continuación:
Historia de usuario: Como cliente de la empresa de seguros de viajes, quiero tener la opción de adquirir un seguro de aventuras que cubra actividades de riesgo durante mi viaje.
Criterios de aceptación:
- El seguro de aventuras debe cubrir actividades específicas de riesgo, como senderismo en montañas, rafting, paracaidismo, buceo, entre otras.
- La cobertura del seguro debe incluir gastos médicos y de evacuación en caso de accidentes o lesiones durante las actividades de aventura.
- El seguro debe tener una política clara de reembolso en caso de cancelación de la actividad por condiciones climáticas adversas u otras circunstancias imprevistas.
- Debe haber un proceso sencillo y claro para adquirir el seguro de aventuras, ya sea a través del sitio web o de un agente de ventas.
- La información y los detalles del seguro de aventuras deben ser fácilmente accesibles y comprensibles para los clientes.
Tareas sugeridas:
- Investigar y recopilar información sobre las diferentes actividades de aventura y los riesgos asociados.
- Colaborar con expertos en seguros y especialistas en aventuras para diseñar las condiciones y cobertura del seguro.
- Desarrollar un formulario en línea o un proceso de compra en el sitio web que permita a los clientes seleccionar el seguro de aventuras y proporcionar la información necesaria.
- Crear una página o sección en el sitio web que explique claramente los detalles y términos del seguro de aventuras.
- Implementar un sistema de gestión de pólizas y registros para administrar y mantener la información de los clientes y sus seguros de aventuras.
- Realizar pruebas exhaustivas del proceso de compra y asegurarse de que sea intuitivo y fácil de usar.
- Capacitar al equipo de ventas y al personal de atención al cliente para que estén familiarizados con el seguro de aventuras y puedan brindar asesoramiento adecuado a los clientes.
Estas tareas se planificarían durante la reunión de planificación del sprint en colaboración con el equipo de desarrollo y los expertos en seguros y aventuras. Durante el sprint, se trabajarían en estas tareas y se evaluaría el progreso en las reuniones diarias de Scrum. Al final del sprint, se presentarían los resultados y se recopilaría el feedback de los clientes y el equipo para realizar mejoras en los siguientes sprints.
- Reunión de planificación: El PO enseñará a los miembros del equipo el proyecto, hablarán con clientes en la reunión, resolverán dudas y se pondrán las primeras tareas en el tablero kanban.
- Daily Sprints: Durante el Sprint Se llevan a cabo actividades de venta, como llamadas telefónicas, visitas a clientes, presentaciones de producto, etc. Se realizan reuniones diarias de seguimiento (Daily Scrum) para sincronizar el trabajo, identificar obstáculos y ajustar la estrategia si es necesario.
- Revisión del Sprint: Al final del sprint, se lleva a cabo una reunión de revisión con el equipo de ventas y otros stakeholders relevantes. El equipo de ventas presenta un documento con todo el proyecto, desde los intereses de los clientes, análisis de la competencia, comunicación de marketing, requisitos legales, etc. Se recibe feedback por parte de los stakeholders y clientes y se anotan las mejoras.
- Retrospectiva del Sprint: El equipo de ventas se reúne para analizar el sprint que acaba de finalizar. Se identifican los aspectos que funcionaron bien y los que se pueden mejorar. Se proponen acciones concretas para mejorar el proceso de ventas en futuros sprints. Por ejemplo, se decide que al inicio del sprint se abrirá un chat con un usuario para lanzarle preguntas y cuestiones del proyecto. Igualmente, se valora positivamente un entrenamiento del equipo legal a los agentes de ventas y finalmente se decide que no hace falta hacer una reunión diaria sino mejor cada dos días.
Espero que te haya servido de ayuda este ejemplo y lo puedas aplicar a tus equipos de ventas. Sin duda no se pierde nada por intentarlo 🙂