El departamento de Recursos Humanos ha sido uno de los grandes beneficiados de la metodología ágil de Scrum. En la empresa en la que trabajo se aplica constantemente, así que aquí te explico las clave y como implementarlo correctamente.
El framework de Scrum aplicado a departamentos o procesos de recursos humanos permite desarrollar proyectos de manera más rápida, adaptable y de mayor calidad. Esto es gracias a la cercanía con el empleado y a la comunicación fluida del equipo.
Antes nuestro equipo de rrhh iba por libre, se autogestionaba y eso tenía muchas ventajas pero pronto vimos que las nuevas incorporaciones o las formaciones que se daban a empleados empezaban a diferir. Cuando aplicamos Scrum, esto cambió, aquí te lo explico.
Mejora tus procesos de Recursos Humanos con una plantilla lista para usar y donde todo tu equipo rema en la misma dirección.
¿Qué son las Metodologías Ágiles en Recursos Humanos?
A pesar de que la metodología ágil de Scrum se hizo para equipos de desarrollo de Software, pronto se vieron sus beneficios y ventajas en otras áreas como ventas, marketing y sobre todo en Recursos Humanos. De hecho si quieres conocer más sobre Scrum, aquí te dejo ejemplos reales de scrum
Si no conoces la metodología permíteme explicarte su funcionamiento brevemente para que estemos en la misma página. Si ya la conoces puedes pasar a los casos prácticos de scrum para rrhh más abajo.
Scrum es una forma de trabajar en proyectos con equipos adaptables, objetivos medibles y con una comunicación muy fluida. Se usan Roles y Herramientas que permiten la rapidez y la alta calidad del proyecto.
Para comenzar veamos cuales son los roles que intervienen en Scrum:
- 🧑💼El Product Owner: Podríamos decir que es la cabeza del proyecto. Antes de comenzarlo se reune con los gerentes de la empresa y con los usuarios que se beneficiarán del proyecto para averiguar cuales son sus necesidades, sus inquietudes y poder así sacar una visión clara del proyecto y medir las primeras fechas y tareas del mismo.
- 👨🚀El Scrum Master: Es el miembro del equipo encargado de vigilar que la comunicación es fluida, que todo el mundo participa y sigue las reglas de Scrum. Además, tiene la función de facilitar los obstáculos que van encontrando los miembros del equipo durante el proyecto (desde documentación, un software necesario, un contacto con un cliente…)
- 👩💻👨💻Equipo de Desarrollo: El equipo de desarrollo son todos los miembros del departamento que están involucrados en el proyecto. Son autosuficientes, se reunen todos los días y resuelven sus dudas del proyecto con el P.O. y sus impedimentos con el S.M.
- 👨✈️Stakeholders: Son todos aquellos que tienen un interés en el proyecto, ya sea una agencia externa, gerentes de la empresa, jefes de departamento, etc. Son tomadores de decisiones.
- 👩🔍Clientes: Serán los usuarios finales del producto realizado. Pueden ser los miembros de un departamento o los consumidores finales de la empresa.
Ahora que conoces los roles veamos como se organizan y con qué herramientas:
- 📝Backlog de producto: Este es un tablero o una pizarra donde ocurre la magia. En él está plasmado la visión del proyecto, las historias de usuario (tarjetas con los requisitos, para qué se usará, quién se beneficiará y qué se quiere conseguir) y el tablero Kanban, que es donde se asignan tareas y se cambian de “pendientes” a “completadas”, se añaden responsables, fechas y se modifican las tareas.
- 📅Sprints: Este es el sistema de reuniones del proyecto que ocurre en un periodo fijo de entre 2 y 4 semanas. Está dividido por 4 tipos de reuniones: desde la planificación, las reuniones diarias y la revisión y retrospectiva. Lo verás mejor más abajo en los ejemplos prácticos.
¿Qué beneficios tiene aplicar la metodología ágil scrum en recursos humanos?
Los beneficios de la metodología Scrum son incontables, desde una comunicación fluida, mejor colaboración del equipo y mejor rapidez y dirección. Todos iran sincronizados y serán capaces de resolver problemas más rápido.
Estos beneficios son comunes para todos los procesos en Scrum, pero para que lo veas mejor te dejo algunos ejemplos en los que la metodología Scrum mejoraría tus rrhh:
1. Proceso de contratación: Scrum se puede utilizar para optimizar el proceso de contratación de nuevos empleados. El equipo de Recursos Humanos puede establecer sprints para cada fase del proceso, desde la publicación de la oferta de empleo hasta la selección final del candidato.
Durante cada sprint, se pueden definir tareas como la redacción y publicación de la oferta, la revisión de currículums, las entrevistas y las pruebas de habilidades. El equipo puede adaptar rápidamente el proceso en función del feedback de los gerentes de contratación y los candidatos.
2. Desarrollo y formación de empleados: Scrum se puede utilizar para implementar programas de desarrollo y formación de empleados. El equipo de Recursos Humanos puede establecer sprints para cada aspecto del programa, como la identificación de necesidades de formación, el diseño de los materiales de formación, la programación de sesiones de capacitación y el seguimiento del progreso de los empleados.
La metodología ágil permite adaptarse a las necesidades cambiantes de los empleados y garantizar la entrega continua de valor en términos de desarrollo profesional.
3. Implementación de políticas y procedimientos: Scrum se puede aplicar al desarrollo e implementación de políticas y procedimientos internos en una organización. El equipo de Recursos Humanos puede establecer sprints para desarrollar y comunicar nuevas políticas o actualizar las existentes.
Durante cada sprint, se pueden definir tareas como la investigación y redacción de las políticas, la recopilación de feedback de los empleados, la revisión legal y la comunicación interna. Scrum permite una implementación más rápida y efectiva de las políticas, así como la capacidad de adaptarse a los cambios y las necesidades emergentes.
4. Gestión del rendimiento y evaluación del desempeño: Scrum se puede utilizar para mejorar los procesos de gestión del rendimiento y evaluación del desempeño de los empleados. El equipo de Recursos Humanos puede establecer sprints para cada etapa del proceso, desde la definición de objetivos hasta la revisión y retroalimentación de los empleados.
Durante cada sprint, se pueden definir tareas como el establecimiento de objetivos SMART, la recopilación de feedback de los empleados y los supervisores, la realización de evaluaciones formales y la implementación de planes de desarrollo individual. Scrum permite una gestión más ágil y colaborativa del rendimiento de los empleados.
Como ves, el Scrum se puede aplicar a diferentes procesos dentro de los Recursos humanos. Ahora veamos el paso a paso de cómo implementarlo en tu propia empresa.
¿Cómo usar Scrum en RRHH?
Para ver el paso a paso de cómo aplicar el Scrum en Recursos humanos veamoslo con un ejemplo:
El Scrum Master elegido va a ser el jefe del Departamento de Recursos humanos por ser la persona más indicada para facilitar los obstáculos al resto del equipo, además pondrá orden en las reuniones y se asegurará de que se cumplen las reglas del Scrum y que hay una comunicación fluida.
El Product Owner. En este caso podría ser un miembro del equipo de recursos humanos que mantiene entrevistas con los gerentes de la empresa para aprender qué están buscando y las necesidades de la empresa; y con el departamento de ventas para conocer los requisitos que buscan en una persona, tipo de perfil, etc.
El Product Owner también podría ser el Jefe del departamento de ventas, de esta manera se hace un puente de comunicación entre ambos departamentos y se involucran más en el proceso de selección.
Los miembros del Equipo de desarrollo: estaría compuesto por reclutadores, entrevistadores y otros profesionales involucrados en la selección de candidatos. Su objetivo sería encontrar y seleccionar al candidato más adecuado para el puesto de agente de ventas.
Veamos ahora cómo se desarrolla el día a día del scrum en RRHH:
Reunión de planificación del Sprint: El Scrum Master y el Product Owner se reúnen para definir los objetivos del sprint y establecer las prioridades para el primer período de tiempo, por ejemplo, dos semanas. El PO habrá mantenido reuniones con los gerentes de la empresa y el departamento de ventas y habrá desarrollado las historias de usuario, que permiten ver de un vistazo la visión del proyecto. Aquí tienes nuestro ejemplo:
Criterios de aceptación:
1. Se debe realizar un análisis y definición clara de los perfiles de los agentes de ventas necesarios, incluyendo habilidades, experiencia y competencias requeridas.
2. Se debe implementar una estrategia de reclutamiento efectiva que incluya la publicación de ofertas de empleo, la participación en ferias laborales y la búsqueda activa de candidatos potenciales.
3. Se deben realizar entrevistas y evaluaciones rigurosas para seleccionar a los candidatos más adecuados para el puesto de agente de ventas.
4. Se debe facilitar una integración y entrenamiento adecuados para los nuevos agentes de ventas seleccionados.
5. Se deben establecer métricas de rendimiento claras para evaluar la efectividad del proceso de contratación y el desempeño de los nuevos agentes de ventas.
Tareas sugeridas:
1. Definir los requisitos y perfiles deseados en colaboración con los líderes del equipo de ventas.
2. Crear y publicar ofertas de empleo atractivas y claras en plataformas de reclutamiento y en el sitio web de la empresa.
3. Participar en ferias laborales y eventos de reclutamiento
4. Realizar una revisión exhaustiva de los currículums recibidos y realizar una preselección de candidatos.
5. Llevar a cabo entrevistas individuales y evaluar las habilidades de venta, la comunicación y la experiencia de los candidatos.
6. Realizar pruebas de habilidades o dinámicas de grupo para evaluar las competencias de los candidatos.
7. Realizar verificaciones de referencias y antecedentes laborales de los candidatos seleccionados.
8. Preparar un plan de integración y entrenamiento para los nuevos agentes de ventas seleccionados.
9. Realizar seguimiento y evaluación del desempeño de los nuevos agentes de ventas, estableciendo métricas de rendimiento y brindando retroalimentación y apoyo continuo.
Esto se define por el PO pero se retoca en la reunión de Planificación del Sprint junto con el gerente de ventas y el equipo de recursos humanos.
Tablero Kanban: Con la visión clara se establecen las primeras tareas en el tablero y se asignan a miembros del equipo.
Los Sprints:
- Planificación del Sprint: Se reunen el PO, SM y el Gerente de Ventas con el equipo de RRHH para resolver dudas, ver la visión del proyecto y las primeras tareas. Se establecen fechas y se ponen manos a la obra.
- Reuniones diarias: Cada día se reunen y cada miembro del equipo explica sus tareas realizadas, las que hará a continuación y los impedimentos que se va encontrando. El Scrum Master se encargará de facilitar su trabajo y el PO de resolver dudas, añadir tareas o modificarlas.
- Revisión del Sprint: Una vez han dado con los candidatos ideales, se reunen con el Jefe de ventas y el departamento de ventas para evaluar los candidatos, dar feedback, sugerencias y resolver dudas.
- Retrospectiva: Una vez acabado del proyecto se reunen los miembros del departamento de RRHH para evaluar su desempeño y ver qué cosas pueden mejorar o implementar.
Espero que te haya servido de ayuda la metodología de scrum en recursos humanos 🙂