Scrum para Gerentes de Empresas: TODO lo que debes saber

La metodología Scrum está cada vez más presente en empresas de pequeño, mediano y gran tamaño. Contar con conocimientos en esta forma de desarrollar proyectos ya es un requisito bien pagado. En este artículo te cuento cómo los gerentes y managers en empresas pueden aprovecharlo en sus departamentos.

Scrum permite a los gerentes de empresas y departamentos tener una forma ordenada pero a la vez ágil y adaptable de desarrollar proyectos. Además, permite al equipo a ser más autónomo y tener una dirección clara.

En mi caso nos costó adoptar la metodología, siempre hay alguien que se resiste al principio. Pero cuando la usamos un par de veces nadie quiso volver a atrás. Aquí tienes algunas cosas a tener en cuenta a la hora de implementarlo.

Gestiona tu equipo de trabajo en Scrum a través de una plantilla lista para usar:

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¿Qué es Scrum para Gerentes?

La metodología ágil de Scrum ha permitido a empresas tan grandes como Amazon y Spotify a desarrollar proyectos con gran escalabilidad y de manera rápida y efectiva. Si estas empresas los están haciendo algo habrá que aprender.

Igualmente. Tan solo en el portal de trabajos de InfoJobs España hay en este momento 330 puestos de trabajo en el que se requiere esta habilidad para gestionar equipos de trabajo. Por lo que permíteme explicarte brevemente en qué consiste y cómo la puedes usar a tu favor.

Scrum es una forma de trabajo dividida en Roles de personas que dirigen y forman el equipo con funciones específicas y el uso de normas y herramientas que desarrollan el proyecto en periodos cortos de trabajo llamados Sprints.

El rol del gerente en scrum pasa a ser una persona que se enfoca en tareas importantes como la planeación, facilitar la comunicación, dar orden y realizar tareas importantes; frente al rol tradicional de “apagar fuegos”, el “todo es urgente” y el frenesí de empresas a las que le falta organización.

Veamos cuáles son los roles en scrum, cómo fusionados y cuál puede ser el gerente:

Product Owner: El Product Owner suele ser el rol reservado al jefe de departamento. Es el encargado de desarrollar la visión del proyecto, conocer las necesidades de la empresa y de los clientes y si la solución a desarrollar es la correcta: También planifica y traslada la visión del proyecto al equipo de desarrollo, asigna tareas y fechas.
Scrum Master: El Scrum Master es el encargado de vigilar que las normas de Scrum se cumplen, facilita la comunicación y elimina los obstáculos que van encontrando los miembros del equipo en su día a día. Su rol puede ser también el de un gerente o ser un puesto de trabajo independiente en la empresa. Por ejemplo, el scrum master puede estar presente en diferentes departamentos y proyectos de la empresa. De esta manera tiene una vista 360 de la organización y es capaz de conectar diferentes departamentos, facilitar la comunicación y otros obstáculos del día a día.
Equipo de Desarrollo: Son los miembros del departamento en cuestión que desarrollan el producto. Deben de ser autónomos, tener una comunicación fluida y apalancarse de la ayuda del PO y el SM
Stakeholders: Son los interesados en que salga el proyecto adelante. Pueden ser jefes de departamento, Director de la empresa y demás.
Clientes: Son los beneficiados del producto. Puede ser un departamento, un cliente, un externo, etc.

¿Cómo es el Rol del Gerente de una empresa en Scrum?

Además de mejorar procesos y demás, vas a poder beneficiarte del uso de estas herramientas scrums y los artefactos de scrum para unir a todo tu equipo y establecer unas formas de trabajo más claras para todos.

Ahora que sabes más o menos los roles y sus funciones, aquí tienes cómo se desarrolla.

Como gerente, puedes aplicar los principios de Scrum de la siguiente manera:

1.- Establecer el backlog del producto:

El backlog del producto es una lista priorizada de todas las tareas, fechas y características que debe cumplir el proyecto. Desde aquí se desarrollan las tareas, se describe la vision del producto a desarrollar, etc.

Como gerente, deberías hablar con jefes de departamento, clientes y el equipo de desarrollo para conocer las necesidades que debes resolver. Desarrollar las llamadas “historias de usuario” que explican para qué, a quién y por qué desarrolla y establecer las primeras tareas y sus responsables.

Además, las tareas podrán tener estados diferentes como: “pendiente de realizar”, “en proceso”, “completada”. Lo que permitirá ver en todo momento cómo avanza el proyecto y si hay que cambiar algo en algún momento.

Sprints: Son las diferentes fases del proyecto que se desarrollan en periodos fijos de tiempo. Normalmente, duran entre 2 y 4 semanas. Y dentro de ellos encontramos:

2.-Planificación del sprint:

Antes de que comience cada sprint, es necesario realizar una reunión de planificación del sprint. En esta reunión, se seleccionan las tareas que se abordarán durante el sprint en función de la prioridad establecida en el backlog del producto.

Como gerente, puedes facilitar esta reunión y ayudar a tu equipo a establecer metas realistas para el sprint. Resolver dudas, contar con un cliente que explique sus necesidades y facilitar la comunicación entre todos para que la visión quede muy clara y se sepan las prioridades del proyecto.

Ojo si quieres empezar a aplicar scrum por aquí te dejo un ejemplo de plantilla de sprint planning que te puede ser de utilidad

3.-Reuniones diarias de seguimiento:

Durante el sprint, se llevan a cabo reuniones diarias de seguimiento, conocidas como «daily scrums» o «stand-ups». En estas reuniones cortas, cada miembro del equipo comparte lo que hizo el día anterior, lo que hará ese día y cualquier obstáculo o problema que esté enfrentando.

Como gerente, puedes participar en estas reuniones para mantener el seguimiento del progreso del equipo y ayudar a eliminar obstáculos. Puedes trabajar junto con el Scrum Master para anotar las inquietudes de los miembros del equipo y dar con la solución para que solo se centre en sus tareas y no pierda el tiempo en contratar un software, solicitar una firma, preguntar a una persona, etc.

Aquí te dejo una plantilla de daily scrum para una gestión del día a día más fluida

4.- Revisión del sprint:

Al final de cada sprint, se realiza una reunión de revisión del sprint. En esta reunión, el equipo muestra y demuestra el trabajo completado durante el sprint.

Como gerente, puedes evaluar el progreso del equipo y proporcionar retroalimentación sobre el trabajo realizado y comunicarte con los dirigentes de la empresa y los clientes que van a usar el producto para tener mejor feedback y ver cómo mejorar en el siguiente Sprint.

5.- Retrospectiva del sprint:

Después de la reunión de revisión del sprint, se lleva a cabo una retrospectiva del sprint. En esta reunión, el equipo reflexiona sobre lo que salió bien, lo que salió mal y qué mejoras pueden implementarse en el próximo sprint.

Como gerente, puedes liderar esta reunión y trabajar con el equipo para identificar oportunidades de mejora y resolver problemas. Todo el mundo debe hablar, dar sus puntos de vista y valorar positivamente iniciativas de otros compañeros. El gerente anota todo y hace cambios en las normas del Scrum que puedan mejorar el funcionamiento del trabajo en los próximos Sprints.

Quizás descubres que no es necesario hacer una reunión diaria, sino cada dos días. O que es necesario abrir un chat con el cliente para que el equipo tenga un contacto más estrecho, entre otras cosas.

Finalmente que creo que una parte del éxito de un scrum es la mejora continua, y para ello aquí te dejo una plantilla de restrospectiva scrum para que la lleves al siguiente nivel.

Al aplicar Scrum como gerente, fomentas la transparencia, la colaboración y la responsabilidad en tu equipo.

También te permite adaptarte rápidamente a los cambios y entregar valor de manera iterativa y constante. Recuerda que Scrum se basa en un enfoque empírico, por lo que el aprendizaje continuo y la adaptación son fundamentales para su éxito.

Si eres gerente de una empresa o simplemente quieres aplicar el Scrum a tu proyecto, échale un ojo a nuestra plantilla lista para usar.