La metodología ágil de scrum me ha permitido tener una visión mucho más clara de hacia donde rema la empresa en la que trabajo, saber qué está pasando en todo momento y tener una sintonía con todos los miembros de mi equipo. Esto lo hago posible gracias al rol de scrum master, pero ¿quién puede y qué se necesita para ser scrum master? Veámoslo.
El Scrum máster es el director de la orquesta dentro de un proyecto que se quiere desarrollar en una empresa. Debe conocer al pié de la letra la metodología scrum y mantener la contabilidad de las fechas, los obstáculos del proyecto y dirigir las reuniones diarias y semanales, entre otras funciones.
Como tal puede ser cualquier persona de una empresa; desde el programador hasta el jefe de recursos humanos. El scrum master debe tener las cosas muy claras, ya que si está perdido el resto del equipo también lo estará. Por eso he decidido dejarte una guía para que seas el mejor scrum master posible.
Utiliza el scrum en tus proyectos o con tu equipo de trabajo o de estudio con una plantilla de scrum lista para usar.
Aplicar la metodología scrum siendo scrum master
Permíteme darte una breve introducción de la metodología scrum para que estemos en la misma página. Si ya la conoces y sabes como funciona puedes ir más abajo en donde te explico al detalle el rol del scrum master.
¿Qué es la metodología Scrum?
Scrum forma parte de una de las muchas metodologías ágiles para la gestión de proyecto. Existen varias como la de Kanban, Lean Startup, KPIs, OKRs, etc. En particular Scrum se ha usado en el desarrollo de software, pero ahora muchas empresas de diferentes sectores lo usan su día a día.
Scrum se basa en la idea de que un equipo de personas trabajando juntas puede lograr resultados mejores y más rápidos que una sola persona. En Scrum, los proyectos se dividen en ciclos cortos llamados sprints, normalmentente de 2 semanas de duración.
En cada sprint, el equipo se compromete a completar un conjunto de tareas específicas, y se reúne diariamente y semanalmente para revisar el progreso y hacer ajustes.
Uno de los conceptos clave de Scrum es la noción de que el equipo se autoorganiza y toma decisiones conjuntas sobre cómo trabajar y qué tareas se realizarán en cada sprint. También hay un marco definido de roles, reuniones y artefactos, que proporciona una estructura clara para el equipo.
Aquí no podría explicártelo en profundidad, pero si te interesa te dejo aquí una guía sobre cómo aplicar la metodología scrum, ya sea en tu trabajo, tu vida o tu emprendimiento.
Funciones del Scrum Master dentro de la metodología Scrum
Como te he comentado, el Scrum Master es el líder del equipo Scrum. Es responsable de asegurarse de que el equipo siga la metodología adecuadamente, solucionar problemas y motivar al equipo para que logren los objetivos del proyecto. Ojo esto no significa que sea un «Jefe» sino más bien un facilitador, veamoslo.
Scrum Master es muy importante pero si quieres conocer lo que hacen el resto de roles, aquí te dejo un artículo sobre roles en scrum que habla de como interactúan entre sí.
Scrum es una metodología ágil de gestión de proyectos que se utiliza comúnmente en el desarrollo de software, aunque se puede aplicar en cualquier tipo de proyecto en el que sea necesario adaptarse a los cambios y entregar resultados de manera rápida y continua.
Responsabilidades del Scrum Master
- El Scrum Master se encarga de organizar la reunión diaria para mantener a todos los miembros del equipo y los stakeholders actualizados y en comunicación constante. Estas reuniones son las «Daily Stan Ups» o «Daily Scrums» y deben ser cortas y ágiles.
- Es el responsable de guiar al equipo durante las diferentes iteraciones y de asegurarse de que las reuniones se realicen de manera efectiva y con los propósitos que se acordaron previamente.
- Debe actuar como un facilitador durante todo el proceso, asegurándose de que se cumplan las directrices y que el equipo se adapte a los cambios necesarios a lo largo del proyecto.
- Debe anotar y atacar los obstáculos que se encuentra el equipo de desarrollo: Por ejemplo, se necesita una documentación extra, una firma de alguien, una herramienta extra, etc.
- Debe ser capaz de identificar y resolver problemas en tiempo real para garantizar que el equipo se mantenga enfocado y productivo.
- Es responsable de garantizar que se entreguen los resultados esperados del proyecto y que se cumplan los requisitos del cliente (siendo el cliente el departamento de contabilidad, ventas, algún puesto nuevo, etc.)
¿Tareas y qué hace un Scrum Master?
Dejemos a un lado la teoría y vayamonos a la práctica. Para ello te voy a explicar como lo hacemos en la Agencia de Marketing en la que trabajé durante dos años usando esta metodología (que además te la comento en este artículo de scrum para agencias de marketing
El Scrum Master interactúa con diferentes roles y utiliza varias herramientas en el contexto de Scrum. A continuación, describiré los roles y las herramientas involucradas:
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La relación del Scrum Master con el resto de Roles
👨🔧👩🔧Equipo de Desarrollo: Este equipo está compuesto por profesionales de marketing digital responsables de implementar el nuevo sistema de ventas.
En este caso se asegura de poner el proyecto en el tablero de Product Backlog en el que definen entre todos el problema a resolver, cómo implementarlo, quién va a usarlo, qué tareas hay que desarrollar y qué fechas poner. El Scrum máster debe saber muy bien de qué va el proyecto y definir correctamente los tiempos y las tareas, aunque como veremos esto puede ir variando en el día a día.
👨🚀 Product Owner: El Product Owner es el responsable de definir y priorizar los requisitos del nuevo sistema de ventas, digamos que es el contacto entre el equipo de desarrollo y los tomadores de decisiones de la empresa.
👩💼Stakeholders: Los stakeholders son personas o grupos interesados en el éxito del proyecto pero que en realidad no hacen parte del Scrum, están al margen, solo les interesa el resultado satisfactorio del proyecto. Se trata de los directivos de la empresa o los clientes. Son los que toman las decisiones más clave. Este puede ser el Jefe de Ventas o el Asistente de ventas que va a usar en su día a día el nuevo sistema de ventas.
Una vez el Scrum Master ha definido los roles del Scrum, el proyecto y demás, vamos a ver las herramientas que usa para plasmar el proyecto y que funcione todo como debe ser:
Herramientas y técnicas utilizadas por el Scrum Master
📅 Scrum Board o Product Backlog: es una herramienta visual utilizada para realizar un seguimiento del trabajo del equipo y promover la transparencia. Puede ser un tablero físico o una herramienta en línea. Es el conjunto de funcionalidades y características que tendrá el proyecto, las tareas, el resultado esperado, las fechas y demás.
📝 Tablero Kanban: Es lo que permite que e el proyecto sea ágil y adaptable. Con el se puede ver el status de cada lista de tareas (en progreso, realizado, revisión, etc). Mira esta plantilla de scrumban
🎯 Daily Scrum o Daily Stand-Up: Es una reunión diaria de corta duración en la que el equipo de desarrollo sincroniza su trabajo. Cada uno menciona en lo que ha estado trabajando y si ha encontrado bloqueos que le impiden avanzar, cambios de tareas que deben ser añadidos o quitados o cambios de fechas que deben ser revisadas del Product Backlog. Aquí te dejo una plantilla para organizar las daily scrum
📂 Sprint Review: Son esas reuniones de dos semanas. Al final de cada sprint, se lleva a cabo una revisión en la que el equipo muestra el trabajo realizado al Product Owner y a los stakeholders.
📎 Retrospectiva del Sprint o post Scprint: Después de la revisión del sprint, el equipo de desarrollo lleva a cabo una retrospectiva para reflexionar sobre su proceso y encontrar formas de mejorar. Si quieres saber mejor cómo organizar la retrospectiva en scrum mira este artículo.
Estos son solo algunos ejemplos de los roles y herramientas que el Scrum Master utilizaría en la implementación de Scrum en una empresa de Marketing digital. Podría ir más allá pero creo que con esto es suficiente para que entiendas la dinámica.
¿Cómo ser un buen Scrum Master?
Entre las habilidades de un scrum master destacaría:
- El Scrum Master debe tener un conocimiento profundo de la metodología Scrum.
- Debe conocer la empresa y entender el lenguaje del negocio y del equipo de desarrollo. Por eso suele ser una persona que lleva tiempo en la empresa, conoce las formas de actuar y las personas que la integran.
- Debe tener habilidades de liderazgo y comunicación para garantizar que el equipo esté alineado con los objetivos del proyecto y todos estén trabajando hacia los mismos resultados.
- Debe tener una visión global del proyecto para poder anticipar los posibles riesgos y problemas. De esta manera, puede actuar rápidamente para resolverlos y no permitir que afecten el progreso del proyecto. Suele ser recomendable hablar con el cliente del proyecto y conocer muy bien su día a día, sus necesidades y el problema que va a resolver el equipo de desarrollo.
- Es fundamental que tenga habilidades de resolución de conflictos para poder gestionar diferentes puntos de vista y llegar a un acuerdo.
¿Cómo convertirse en Scrum Master?
Para convertirse en Scrum Master, es importante tener en cuenta tanto la formación como la experiencia necesaria. Algunos pasos que se pueden seguir son:
Formación y certificaciones recomendadas
- Realizar un curso de formación en Scrum: existen numerosos cursos presenciales y online que se centran en la metodología Scrum y en cómo ser un buen Scrum Master. Estos cursos son impartidos por instructores certificados por instituciones reconocidas.
- Contar con una herramienta «todo en uno»: En productiviza.com somos amantes de las plantillas de notion en donde stionar todo tu equipo, la documentación del proyecto, las tareas, las fechas de entrega y que todo esté centralizado y accesible a todos los involucrados en el proyecto.
- Combinar con otras metodologías ágiles: aunque Scrum sea la más conocida de las metodologías ágiles, existen otras metodologías que pueden ser muy útiles, como Kanban o XP. Tener conocimientos en otras metodologías ágiles es una ventaja y se puede adaptar aún más a las necesidades de la empresa.
Cómo ganar experiencia en Scrum para llegar a ser Scrum Master
Cada empresa y proeycto es un mundo pero si quieres que tu empresa empiece a utilizar esta metodología o incluso si ya la está utilizando y quieres llegar a ser Scrum Master, es importante ganar experiencia para que te tengan en cuenta, te recomiendo que lo hagas así:
- Pruébalo solo: empezar a utilizar Scrum en proyectos personales o en proyectos en el trabajo que no necesiten de un gran equipo Scrum. De esta forma se puede aprender cómo funciona Scrum en la práctica y cuáles son los problemas más habituales. Lo ideal para esto es una de nuestras plantillas de scrum para que vayas practicando.
- Participar en proyectos Scrum como miembro del equipo: participar como miembro del equipo en un proyecto Scrum ayuda a entender cómo funciona el proceso y cómo se toman las decisiones. Además, se gana experiencia en trabajar en equipo y puede ser un plus para tu Curriculum.
- Asumir roles parciales de Scrum Master: en algunos proyectos puede haber pequeñas tareas que sean responsabilidad del Scrum Master como la gestión de la retrospectiva o de la reunión diaria. Si se tiene interés en aprender, se puede solicitar esta tarea y disminuir la carga del Scrum Master.
Cómo implementar la metodología Scrum en tu empresa
Pasos para implementar Scrum en tu organización
1. Formar un equipo Scrum: lo primero es conformar un equipo Scrum que se encargará de liderar la implementación y llevarla a cabo en toda la organización.
2. Identificar proyectos piloto: elegir uno o varios proyectos piloto en los que se probará la metodología Scrum de forma gradual antes de implementarla en toda la organización.
3. Realizar formación en Scrum: todo el personal involucrado debe ser formado en la metodología Scrum, desde el equipo Scrum hasta los stakeholders. Se puede considerar la contratación de un coach en Scrum para una formación adecuada.
4. Establecer la estructura Scrum: el equipo Scrum debe asegurarse de que todos los procesos, ceremonias y artefactos de Scrum estén bien definidos y sean entendidos por todos los miembros del equipo.
5. Establecer métricas y KPIs: los indicadores clave de rendimiento (KPIs) y métricas son importantes para seguir el progreso del proyecto y medir su éxito.