Qué es Notion y Para Qué Sirve (Te enseño cómo usarlo AQUÍ)

que es notion y para que sirve

Notion es cada vez más usado por estudiantes y por empresas, incluso lo empiezan a pedir en puestos de trabajo. Con este artículo te lo explico fácilmente para que entiendas qué es Notion y para qué sirve.

Notion es una herramienta de productividad personal que permite mejorar la organización y aumentar la eficiencia en diferentes áreas. Cuenta con funciones como la creación de notas, documentos, gestión de proyectos y calendarios.

No solo puedes organizar tu vida, tu trabajo o tus emprendimientos en Notion, sino que vas a poder invitar a tu equipo, personalizarlo, sincronizarlo en tiempo real. Además de tener acceso online y offline desde cualquier dispositivo (ordenador y moviles)

Utiliza plantillas de Notion prediseñadas y creadas por expertos para elevar tus estudios, tu vida o tu emprendimiento al siguiente nivel. Descubre cómo aquí:

¿Qué es Notion?

Si tu día es un caos, se te olvidan las fechas de entregas o simplemente tienes 1000 pestañas abiertas en tu navegador, Notion soluciona eso.

El objetivo de Notion es mejorar la productividad y organización tanto personal como de los equipos en diversas áreas. Con ella puedes crear tu propia oficina virtual con gestión de proyectos, documentos, tareas y calendarios de forma efectiva.

Además, Notion se integra con otras aplicaciones como las de Google (calendar, drive, hojas de cálculo, etc), Trello, Slack, Asana, etc.

Además, por aquí te dejo un artículo más específico sobre los beneficios de Notion para que puedas ver el mundo de posibilidades

¿Para qué sirve Notion?

Notion hace posible que te montes un sistema para organizarte en diferentes areas de manera fácil, intuitiva y SIN PROGRAMAR.

Atrás se han quedado los días en los que necesitabas a un programador o a un experto o software que te limitaba a las características del mismo.

Teniendo esto en cuenta, cualquier perfil no técnico y a nivel usuario puedes montarte un Panel para controlar lo que quieras. Aquí tienes algunos de los usos más comunes de Notion:

  • Para llevar un control de tus finanzas y gastos personales
  • Para almacenar tus documentos importantes
  • Para gestionar tus estudios
  • Para gestionar equipos
  • Para organizar tus cosas de casa (lista de la compra, organizar viajes, etc)

Basicamente te permite montar bloques para organizar la información que tu quieras y visualizarla como mejor te parezca, ya sea en un calendario, en una lista, una tabla o incluso una galería. De verdad, es muy fácil.

Podríamos decir que notion sustituye a Google Docs, documentos de word, Evernote, Dropbox, Asana y la suite de Microsoft Office, todo eso haciendolo mucho más fácil e integrado.

que es notion

Cómo usar Notion (con ejemplos)

Todo esto suena muy bien, pero bajemoslo a la realidad y veamos como realmente le puedes sacar partido a notion.

Tengo un artículo mucho más enfocado a cómo usar notion que te puede ser más práctico y a modo de paso a paso.

Notion para proyectos en empresas

Notion es la herramienta que permite unir a equipos de toda la empresa para que trabajen en un mismo lugar. 

Cuando el diseñador almacena los logos en un lado, el contable archiva las facturas en otro y el equipo de ventas gestiona los clientes en otro, hacer una revisión y acceder a los datos se vuelve una locura. 

🚀Con Notion puedes crear espacios de trabajo para cada equipo e incluso fomentar la colaboración y la comunicación entre ellos. Texto de cabecera

Podrás centralizar todo el conocimiento, documentar procesos, tener una base de clientes con sus proyectos, facturas, sus gustos y necesidades… Al igual que gestionar los proyectos, asignar tareas, fechas y calendarios de tu equipo desde un solo lugar. 

De hecho, una de nuestras funcionalidades favoritas en el equipo es la opción del tablero notion kanban para visualizar el estado del proyecto y clasificar las tareas en «Pendientes de Realizar» «En progreso» y «Finalizadas»

Notion para Estudiantes:

Siempre fui un buen estudiante, pero el caos me comía y eso se reflejaba en mis notas, mis apuntes, etc. 

Utilizar Notion siendo estudiante es la diferencia entre ir por un bosque de espinas o ir por un prado verde y suave. 

🎯 Con notion se puede crear un hub de conocimiento para estudiantes con múltiples beneficios. Podrás abrir una carpeta para cada asignatura y en cada una podrás crear calendarios, hacer tareas, repasar lecciones y crear recursos y documentos.

Notion para profesionales y proyectos personales

Notion tiene mil usos. 

  • Si eres abogado puedes gestionar toda tu practica legal y tu despacho en un solo lugar. 
  • Si eres arquitecto puedes gestionar las obras, reformas, planos y al equipo que interviene en cada proyecto
  • Si eres un profesor: podrás tener una ficha por cada alumno, gestionar tareas, calendarios de exámenes y preparar tus clases
  • Si eres escritor: podrás gestionar tus libros, crear una wiki, recursos, capítulos, fichas de personajes, etc.
  • Si eres un freelance de servicios o de marketing. Podrás crear procesos de onboarding, tener fichas de cliente, documentar procesos y tener a la mano recursos útiles para todo tu equipo.

Las opciones son limitadas.

Funciones y Características principales de Notion

Ahora que conoces las posibilidades ue te puede dar notion veamos más en detalle que características tiene para que puedas empezar a montar tu propio sistema de productividad 

Recuerda que con estas funcionalidades podrás crear desde una Agenda personal, un CRM, un Panel de control o Dashboard, un Roadmap para tus proyectos (para organizar eventos, reformas o tus hobbies) o simplemente tracker tus hábitos y finanzas personales.

Ojo, esto es una introducción. Si quieres aplicar notion en tu vida, te recomiendo que veas estas plantillas prediseñadas por expertos para cada tipo de persona u organización. Te ahorrarás horas y dinero.

Ahora sí, aquí te enseño las funcionalidades y características de Notion para que le puedas sacar el mayor partido.

Creación de notas y documentos

Con Notion, puedes crear notas y documentos de forma rápida y sencilla.

La plataforma ofrece una interfaz intuitiva y personalizable que permite añadir contenido multimedia, como imágenes y videos, además de organizar proyectos y estructurar la información de manera eficiente.

Esto es superútil para que todos los equipos puedan trabajar desde un mismo lugar y tener a mano documentos y reportes.

Igualmente, es genial para estudiantes que quieran tomar sus notas y apuntes y clasificarlas por asignaturas.

Vistas y Bases de Datos en Notion

Las bases de datos en notion son como los ficheros. Cuando dicen que notion es la navaja suiza de las herramientas de organización se refieren a las bases de datos.

Una base de datos de notion es donde vas a poder gestionar y guardar la información y tenerla accesible en todo momento. Para entenderlas, imagina que es una hoja de cálculo con columnas y filas a las que puedes añadir diferentes estados, asignar tareas, personas responsables, poner fechas, enlazarlas a páginas, fichas de clientes, colaboradores, la lista es interminable. 

Aquí te dejo un ejemplo. (Y por aquí te dejo un mejor tutorial sobre cómo crear bases de datos en notion, fácil de entender)

Además, existen las vistas, es decir, con una base de datos la podrás ver de diferentes maneras: en modo calendario, lista, tabla, galería… Lo mejor es que no tienes que crear una base de datos para cada vista, sino que ya están integradas en cada una. 

Gestión de proyectos y tareas (CRM)

Notion permite organizar y gestionar proyectos y tareas de manera efectiva y en la nube. 

Puedes crear listas de tareas, establecer fechas límite y asignar responsabilidades a los miembros del equipo. 

Si tienes un equipo de personas y no sabes lo que van haciendo y cada uno va por su lado, la lista de tareas de notion es la solución. 

De esta manera vas a poder asignar tareas, proyectos, fechas, responsables y tiempos de entrega entre varias. Sabrás que pasa en todo momento.

Además, es igual de útil para una sola persona.

Calendarios y planificación del tiempo

En Notion puedes crear vistas de calendarios sincronizadas a todas tus tareas y proyectos.

De esta manera no tienes que crearlo dos veces, sino que con un simple clic podrás ver tus entregas y las de tu equipo.

Además, puedes crear eventos, establecer recordatorios y sincronizar el calendario con otras aplicaciones, lo que facilita la planificación y el seguimiento de las citas y tareas importantes.

base de datos calendario notion

Disponibilidad y sincronización multiplataforma

Uno de los problemas que teníamos en nuestro departamento era que unos usaban word, otros las soluciones de mac y no podíamos colaborar.

Notion está disponible en diferentes dispositivos y sistemas operativos, lo que permite acceder al contenido desde cualquier lugar. 

Creando un Dashboard principal podrás crear los diferentes departamentos o áreas de tus proyectos para que sea muy fácil de entender visualmente. 

Igualmente, en este Dashboard podrías integrar otras aplicaciones que uses en tu día a día como Gmail, Google Calendar, integrar Vídeos y muchas más.

La aplicación es compatible con dispositivos móviles, tabletas y ordenadores, y ofrece una sincronización en tiempo real entre ellos. 

Esto garantiza que los usuarios siempre tengan acceso a la información más actualizada, sin importar el dispositivo que estén utilizando.

Utilización de plantillas en Notion

La curva de aprendizaje de montar tu propio sistema en Notion puede ser un poco tediosa. 

Pero hay miles de plantillas creadas por expertos que puedes usar según tu caso.

Ya seas abogado, arquitecto, profesor, estudiante o emprendedor. Las hay de todos los tipos y para todas las personas.

Esto te abre un mundo de posibilidades nunca antes visto.

Notion gratuito vs. Notion de pago: comparativa de funciones y planes disponibles

El plan gratuito de Notion ofrece a los usuarios una variedad de funciones básicas para mejorar su productividad personal. Algunas de las características principales incluyen:

  • Creación de notas y documentos
  • Gestión de tareas
  • Calendarios
  • Bases de datos simples
  • Plantillas gratis
  • Almacenamiento limitado

Además de las funciones disponibles en el plan gratuito, Notion ofrece planes de pago con características adicionales que brindan aún más posibilidades de personalización y productividad. Algunas de estas funciones incluyen:

  • Acceso colaborativo ilimitado en el plan personal
  • Base de datos y tablas avanzadas: Los usuarios pueden crear bases de datos personalizadas y tablas para organizar y analizar información compleja.
  • Integraciones con otras apps: Slack, trello, asana, scrum, suite de google, etc.
  •  Automatizaciones como tareas recurrentes, creación de facturas, etc.
  • Funciones avanzadas de búsqueda: acceso a filtros de navegación y búsqueda avanzados para encontrar rápidamente la información que necesitan.
  • Almacenamiento ilimitado

Consejos y trucos para sacar el máximo partido a Notion en la vida personal y profesional

  • Organiza los proyectos y tareas utilizando las funciones de calendarios. Establece plazos y prioridades para mantener un seguimiento claro y eficiente.
  • Aprovecha la personalización de Notion para adaptar las páginas a tus necesidades. Puedes crear diferentes tipos de páginas según el tipo de contenido que desees gestionar, ya sean notas, wikis o bases de datos.
  • Explora las plantillas prediseñadas de Notion para agilizar tu trabajo. Estas plantillas, disponibles en diferentes categorías, te permiten comenzar rápidamente y adaptarlas a tus propias necesidades.
  • Aprovecha la función de colaboración de Notion para trabajar en equipo. Compartir información de proyectos y tareas con tus compañeros de trabajo o colaboradores, y mantener una comunicación fluida y eficiente.
  • Explora las diferentes funciones de Notion y experimenta con ellas. Descubre cómo puedes utilizar las bases de datos, las hojas de gastos y otros recursos para optimizar tus procesos y mejorar la organización.

Estos testimonios y consejos demuestran la versatilidad y utilidad de Notion en la vida personal y profesional. No dudes en explorar todas las posibilidades que ofrece para mejorar tu productividad y organización.

Tutorial paso a paso: cómo empezar a utilizar Notion desde cero

En esta sección, te guiaré a través de los pasos necesarios para comenzar a utilizar Notion desde cero. Descubriremos cómo descargar e instalar Notion en diferentes dispositivos, configurar tu cuenta y dar los primeros pasos en esta herramienta de productividad personal. Además, exploraremos ejemplos prácticos de uso de Notion para diferentes necesidades y proyectos.

Descarga e instalación de Notion en diferentes dispositivos

Antes de comenzar a utilizar Notion, es necesario descargar e instalar la aplicación de Notion en tus dispositivos. Sigue estos pasos:

  • En tu ordenador, ve al sitio web de Notion y busca la sección de descargas.
  • Haz clic en el enlace de descarga correspondiente a tu sistema operativo (Windows o Mac).
  • Una vez descargado el archivo, ábrelo y sigue las instrucciones del asistente de instalación.
  • En tus dispositivos móviles, ve a la tienda de aplicaciones (App Store para iOS o Google Play para Android).
  • Busca ‘Notion’ en la tienda y selecciona la aplicación.
  • Toca el botón de descarga e instala Notion en tu dispositivo.

Configuración básica de la cuenta y primeros pasos en Notion

Una vez que hayas descargado e instalado Notion en tus dispositivos, es hora de configurar tu cuenta y dar tus primeros pasos en la aplicación. Sigue estas indicaciones:

  1. Abre la aplicación Notion en tu dispositivo.
  2. Si ya tienes una cuenta de Notion, inicia sesión con tus credenciales. Si no tienes una cuenta, selecciona la opción para crear una cuenta nueva.
  3. Rellena los datos necesarios para crear tu cuenta, como tu nombre, dirección de correo electrónico y una contraseña segura.
  4. Una vez que hayas iniciado sesión, explora la interfaz de Notion y familiarízate con las diferentes secciones y herramientas de productividad disponibles.
  5. Configura tus preferencias en la aplicación, como el idioma, la apariencia y las notificaciones, según tus necesidades y preferencias.

Recomendaciones y consejos finales para utilizar Notion de manera efectiva

Para aprovechar al máximo Notion como herramienta de productividad personal, es importante seguir algunas recomendaciones y aplicar buenas prácticas en su uso. A continuación, se presentan algunos consejos útiles:

  • Explorar y familiarizarse con las plantillas disponibles: Las plantillas ofrecidas por Notion son una excelente manera de empezar a utilizar la herramienta y aprovechar sus funcionalidades. Es recomendable explorar las diferentes categorías de plantillas y adaptarlas según las necesidades específicas.
  • Aprovechar la personalización de páginas: Notion permite personalizar las páginas de acuerdo a preferencias y requerimientos individuales. Organizar los bloques, utilizar etiquetas e iconos, establecer relaciones entre páginas y emplear colores o imágenes para diferenciar categorías puede facilitar la visualización y el acceso a la información.
  • Establecer una estructura clara y coherente: Es importante definir una estructura lógica y coherente para el contenido de Notion. Organizar las páginas en categorías, utilizar secciones y subsecciones, y establecer vínculos entre documentos relacionados facilitará la navegación y la gestión de la información.
  • Utilizar etiquetas y filtros: Notion te da la posibilidad de utilizar etiquetas y filtros para categorizar y encontrar rápidamente la información necesaria. Establecer etiquetas relevantes a cada tarea, proyecto o nota, y utilizar filtros de navegación permitirá una búsqueda más eficiente y ágil.

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