Llevo 3 años enamorado de la app/herramienta de Notion para la productividad. Siempre fui el estudiante desordenado, y en el trabajo y en mis proyectos más de lo mismo. Por eso he decidido hacerte un artículo fácil de entender para que conozcas los beneficios de Notion.
Notion es una aplicación de productividad que permite crear notas, tareas y calendarios, almacenar documentos y colaborar en equipo. Además, se integra con otras apps y es totalmente personalizable.
En mi departamento la usamos para mantener la organización y el conocimiento en un mismo lugar. Además, nos asignamos tareas, controlamos los avances en los proyectos y mucho más. A continuación te explico cómo le puedes sacar el jugo a Notion, ya sea en tu vida, en tus estudios o en tu emprendimiento.
Sácale el máximo partido a Notion con plantillas listas para usar y fáciles de entender. Tenemos de todo: desde abogados a estudiantes. Descúbrelas aquí:
¿Qué es Notion y qué ventajas tiene?
Empecemos por el principio. Si no sabes qué es notion y las posibilidades que ofrece aquí te lo resumo brevemente, si ya la conoces puedes ir más abajo. Y si, por el contrario, quieres profundizar más, aquí te dejo un artículo: notion que es
Notion es una app que se destaca por su capacidad para crear y organizar notas, documentos, bases de datos y proyectos en un solo lugar.
Con una interfaz sencilla y amigable, los usuarios pueden estructurar su contenido de manera personalizada y adaptarlo a sus necesidades específicas.
La flexibilidad de esta herramienta permite a los usuarios dar formato a las notas, agregar imágenes, videos y enlaces, y crear enlaces entre diferentes páginas para establecer relaciones lógicas entre la información.
Además de la creación de notas, Notion ofrece la posibilidad de establecer listas de tareas, asignar fechas límite, definir etiquetas y llevar un control de progreso. Esto resulta especialmente útil para gestionar proyectos y colaborar con otros miembros del equipo de manera efectiva. Todo esto lo puedes hacer fácilmente con plantillas de notion listas para usar
Ventajas de Notion
Las posibilidades de Notion son infinitas: desde administrar proyectos personales como organizar un evento o reformar la cocina, hasta organizar tu carrera universitaria entera o tus proyectos de emprendimiento, no hay límites.
Esto puede abrumar un poco, pero, realmente, Notion se centra en ser un lienzo en blanco, intuitivo y fácil de usar. Vayamos paso a paso:
Formatos y organización de notas
Notion incluye infinitos formatos para dar formato a las notas, lo que permite personalizarlas según las necesidades de cada usuario.
Además, permite crear páginas dentro de cada nota, facilitando así la organización de distintos tipos de contenido en una sola nota. Esta característica resulta especialmente útil para aquellos usuarios que necesitan clasificar y organizar gran cantidad de información de manera eficiente.
Integración con otras aplicaciones
Notion se integra con otros servicios populares como Slack, Figma, GitHub y Trello, Google Calendar, Hojas de Cálculo, Asana, etc. Lo cuál proporciona un valor adicional para los usuarios que utilizan estas plataformas en su trabajo diario.
En nuestro caso, cuando el departamento de Marketing actualiza una tarea de un determinado proyecto dentro del Notion de la empresa, se envía automáticamente un mensaje de Slack y un Correo electrónico con un aviso para que todos estemos al tanto.
Ojo, puedes empezar en notion con el plan gratuito, pero también hay planes de pago, aquí te dejo los precios de notion
Esta integración permite la transferencia de información entre diferentes aplicaciones, facilitando así la gestión de proyectos y la colaboración en equipo.
Además, notion tiene el Web clipper, que te permite coger cualquier información de internet y almacenarla en tu notion personal, para procesarla más tarde, hacer notas o leerla con tranquilidad en otro momento.
Te voy a poner un ejemplo de cómo notion puede solucionarle la vida a un despacho de abogados:
Compartir notas y colaboración en proyectos y tareas
Notion puede ser una aplicación de notas que te permite compartirlas con otros usuarios, lo que facilita la colaboración en diferentes proyectos.
Esta función es especialmente útil para equipos de trabajo que necesitan compartir información y colaborar de forma conjunta en el desarrollo de tareas y proyectos.
En nuestro caso usamos la metodología de scrum a través de una plantilla de notion en la que colaboramos todo el equipo y desarrollamos proyectos. Es como tener nuestra oficina virtual.
Gracias a esto, los usuarios pueden trabajar de manera más eficiente, evitando la duplicación de esfuerzos y mejorando la comunicación interna del equipo.
Vistas de Organización
Como te he dicho, las opciones son interminables. Aquí te relato algunas características que quizás no sean tan comunes, pero igualmente se usan en muchos procesos:
- Tareas recurrentes
- Gráficos
- Conectar bases de datos en notion
- Fichas de Clientes, Alumnos o Personas
- Crear infinidad de bloques de notion
- Facturas, documentación y recursos de la empresa (logotipos, links útiles, etc)
- Asignar tareas, fechas y barras de progreso a equipos y proyectos
- Tener una vista 360 de lo que pasa en tus proyectos (dashboard principal a tu gusto)
- Tener un lugar en el que organizar tus pensamientos, tu trabajo o tus proyectos.
- Tablero Kanban en Notion
Beneficios de Notion
Unificación de herramientas en una sola plataforma
Notion es un software de productividad que ofrece la posibilidad de unificar varias aplicaciones en una sola plataforma, lo que resulta muy beneficioso para la la organización.
Con Notion, no es necesario cambiar constantemente entre diferentes herramientas para tomar notas y realizar tareas, gestionar proyectos o crear bases de datos.
Todo se puede hacer desde una única interfaz, lo que ahorra tiempo y facilita la gestión del trabajo.
Interfaz sencilla y fácil de usar
La interfaz de Notion es intuitiva y fácil de usar, lo que la hace accesible incluso para personas que no tienen experiencia previa con herramientas de productividad.
La ventaja de notion radica en tener un diseño limpio y minimalista permite navegar de manera rápida y eficiente, encontrando todas las funcionalidades necesarias sin complicaciones.
Plantillas de Notion hechas por expertos y listas para usar
No hace falta que montes tu propio sistema de organización desde cero. A día de hoy existen miles de plantillas para miles de usos diferentes que puedes usar.
Estas plantillas pueden ir desde:
- Plantillas notion para empresas: para agencias de marketing, para emprendedores, para scrum, etc.
- Plantillas notion para profesionales: Abogados, Arquitectos, Médicos, Profesores, Escritores, etc.
- Plantillas notion para estudiantes: Para opositores, diferentes carreras, etc
- Plantilla notion para proyectos personales: Para organizar tus pensamientos, hacer journaling, para tus finanzas, para trackear tus hábitos y apuntar eventos, etc.
Importación de archivos y compatibilidad con otras aplicaciones
Notion permite importar archivos desde diferentes formatos, como documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones.
Esto ofrece la ventaja de poder utilizar Notion como un repositorio centralizado de información, evitando la dispersión de archivos en varias aplicaciones o dispositivos.
Seguro que te ha pasado que ves algo que te gusta y lo guardas en un whatsapp, pero luego quieres acordarte de eso que guardaste y ni lo encuentras.
Además, Notion se integra con otras aplicaciones populares como Google Drive y Evernote, lo que facilita la importación y sincronización de contenido.
Objetivos y beneficios para empresas y usuarios
El objetivo principal de Notion es proporcionar una herramienta integral que satisfaga las necesidades de organización y gestión de información tanto para empresas como para usuarios individuales. Algunos de los beneficios clave de Notion son:
- Centralización de la información: Con Notion, los usuarios pueden tener toda su información en un solo lugar, lo que facilita el acceso y la búsqueda rápida de datos importantes.
- Adaptabilidad: Notion se puede personalizar para satisfacer las necesidades específicas de cada usuario, lo que permite organizar y estructurar la información de acuerdo con sus preferencias y requerimientos.
- Colaboración en equipo: La capacidad de compartir notas y documentos con otros usuarios permite una colaboración efectiva en tiempo real, lo que mejora la comunicación y la productividad del equipo.
- Flexibilidad: Con Notion, los usuarios pueden utilizar la herramienta tanto para fines personales como profesionales, adaptándola a diferentes escenarios y necesidades.
- Compatibilidad: Notion se integra con otras herramientas populares, lo que facilita la importación y exportación de datos, así como la sincronización con otras herramientas utilizadas por el usuario.