En este artículo te voy a enseñar todo lo que necesitas saber para manejarte con la herramienta de notion sin rodeos y puramente enfocado en la práctica. Veamoslo.
Notion es una plataforma versátil para organizar y gestionar la información de manera eficiente. Notion se usa para centralizar documentos y proyectos, crear una gestion eficiente de tareas y de equipos y tener un espacio digital para la productividad.
En esta guía de Notion en español, te enseñaré cómo usar sus funcionalidades, desde la creación de páginas y bloques hasta la colaboración en tiempo real. Aprenderás a personalizar y organizar tus documentos y proyectos, integrar otras herramientas y maximizar tu productividad
Acelera tu camino en Notion con plantillas listas para usar y hechas por expertos. Mejora tus estudios, tu trabajo, tu emprendimiento con algunas de estas plantillas:
¿Cómo usar Notion y qué es?
Descripción de Notion
Empecemos por el principio.
Notion es una plataforma versátil y eficiente que ofrece una amplia gama de funcionalidades para organizar y gestionar información de manera efectiva. Con Notion, puedes centralizar tus documentos, proyectos, tareas y conocimientos en una sola plataforma, lo que facilita su acceso y colaboración.
No se puede comparar con google drive, dropbox, word o powerpoint porque son todos ellos a la vez. Digamos que es una herramienta que te permite construir herramientas.
Ventajas de utilizar Notion
Utilizar Notion ofrece diversas ventajas para maximizar la productividad en tus actividades. Entre las ventajas más destacadas se encuentran:
- Permite centralizar toda tu información en un solo lugar, evitando la dispersión de archivos y documentos.
- Crea una oficina virtual completa: Con notion puedes crear departamentos, fichas de clientes, calendarios de entregas, un CRM de ventas y mucho más.
- Facilita la organización de proyectos y tareas, ofreciendo una vista clara y estructurada de tu trabajo o tus estudios. Por ejemplo, puedes crear un planificador de estudios, un control de gastos personales o un diario personal.
- Ofrece la posibilidad de personalizar las páginas y bloques según tus preferencias y necesidades. Además, es bonito, intuitivo y fácil de usar.
- Proporciona herramientas de colaboración en tiempo real, permitiendo que varios usuarios trabajen juntos en un mismo proyecto.
- Galería de plantillas de notion: En productiviza tenemos cientos de plantillas que puedes utilizar y empezar rápidamente y optimizar tu productividad. Sin necesidad de montarte tu sistema en notion desde cero, sino usando el que ya ha creado un experto 🙂
Cómo Funciona Notion Desde Cero
Cómo acceder a notion
Acceder a Notion es sencillo y está disponible para varias plataformas. De hecho tengo un articulo dedicado a cómo descargar notion en tu dispositivo en español:
- Dispositivos móviles (iOS y Android): Puedes descargar la aplicación de Notion desde las respectivas tiendas de aplicaciones, App Store y Google Play.
- Ordenador: Puedes acceder a Notion a través del navegador web en cualquier computadora o simplemente descargarlo. No es necesario instalar ninguna aplicación adicional. Y está disponible en Mac y en Windows
Una vez descargada o accediendo a través del navegador, podrás iniciar sesión en Notion utilizando tus credenciales de google o creando una nueva cuenta.
Tutorial con los Primeros pasos en Notion
Una vez que hayas decidido utilizar Notion para optimizar tu productividad, es hora de familiarizarte con los primeros pasos en esta plataforma versátil.
Empieza por el plan gratis o añade uno premium
Lo mejor es empezar con el plan gratis de Notion, si eres estudiante o no le vas a dar un uso muy intensivo nunca tendrás problema. Sin embargo, si quieres montar un equipo, almacenar muchos archivos o hacer automatizaciones más complejas, te recomiendo que vayas a un plan business.
Cómo funciona notion: Navegación y uso básico de la interfaz
Una vez que hayas iniciado sesión en Notion, te encontrarás con su interfaz intuitiva. Al principio, puede resultar abrumador, pero no te preocupes.
- 1.-Fíjate en la barra lateral izquierda, te proporcionará acceso a tus diferentes espacios de trabajo, donde puedes crear y organizar tus páginas. Un espacio de trabajo es donde vas a montar cada una de las herramientas segun el proyecto o la temática que quieras abordar. Por ejemplo: Trabajo, Vida personal, Estudios, etc. Lo veremos más abajo.
- 2.- En la parte superior de la interfaz, encontrarás la barra de búsqueda, que te permitirá encontrar rápidamente el contenido que necesitas. Además, hay una barra de herramientas con opciones para personalizar tus páginas, como agregar bloques de texto, imágenes, listas y tablas.
- 3.- Notion funciona con “Páginas” que no son más que una nota en blanco a la cual puedes añadirle bloques de texto, tablas, emojis, bases de datos, etc. Ahora las veremos en más detalle.
- 4.- Aprender haciendo: Pronto verás cómo de intuitivo es usar notion. Explora la interfaz y familiarízate con las diferentes opciones y herramientas disponibles. Prueba crear una nueva página y experimenta con los diferentes bloques y opciones de formato.
Personalización de la página de inicio de notion
Cuando abres una página en blanco en Notion puedes personalizarla a tu gusto. Tengo un artículo dedicado totalmente a personalizar notion, que puedes mirarl.
Lo primero que te recomiendo hacer es una página de inicio. Desde la cual crear otras páginas que cuelguen de la misma y que serán las secciones de tu sistema de productividad.
Notion te permite personalizar tu página de inicio para que se adapte a tus necesidades y estilo de trabajo. Puedes cambiar el fondo y el estilo de tu página, así como agregar elementos visuales como imágenes y emojis para hacerla más atractiva.
Piensa en Notion como un lego al que le vas añadiendo bloques. Un bloque puede ser un texto, una imagen o cualquier cosa. Para descubrir todos los bloques de notion que puedes añadir a tu página, tan solo escribe “/” y se desplegará una lista con todas las opciones que tienes.
Experimenta con las opciones de bloques personalización y encuentra la configuración que funcione mejor para ti. Recuerda que la personalización de tu página de inicio es fundamental para mejorar tu productividad y trabajar de manera eficiente en Notion.
Más adelante veremos cómo relacionar unas páginas con otras e ir haciendo cosas más complicadas, pero de momento trastea los bloques y ensucia lo que tengas que ensuciar, siempre podrás borrar y empezar de cero.
Organización de documentos y proyectos en Notion
En esta sección, te voy a enseñar a cómo organizar de manera eficiente tus documentos y proyectos utilizando las funcionalidades de Notion.
Conoce cómo crear páginas y bloques, utilizar plantillas y aprovechar las bases de datos para una mejor organización de tu información.
Creación de páginas y bloques en Notion
Para empezar, en Notion puedes crear páginas y bloques según tus necesidades. Puedes agregar diferentes tipos de bloques, como texto, imágenes, listas, tablas y calendarios, para estructurar y organizar tu contenido de forma clara.
Además, personaliza tus páginas cambiando el fondo, el estilo y agregando elementos visuales como imágenes y emojis para hacerlas más atractivas.
La mayoría de bloques son independientes y puramente decorativos, lo cual está bien, pero si has venido aquí para organizar documentos, crear un CRM o hasta un calendario de proyectos y tareas, lo que usarás serán los bloques de “Base de datos”.
Las bases de datos son la clave en Notion y lo que realmente te permite organizar tus procesos. Un calendario es una base de datos, una lista de contactos también, una columna de tareas también. Tan solo necesitas dar con la “Visualización” de esa base de datos correcta.
Tarea: Escribe “/” y busca las bases de datos que hay, crea una de cada tipo y conoce como se utilizan por separado. Esto te dará una visión más amplia de lo que puedes hacer con Notion. Igualmente, tengo un tutorial de Bases de datos en notion por si quieres ir al siguiente nivel.
Uso de plantillas en Notion
Productiviza ofrece una galería de plantillas de notion que te ayudarán a comenzar rápidamente. Estas plantillas están diseñadas para diferentes propósitos, como la gestión de proyectos, el seguimiento de tareas o la creación de documentos específicos.
Puedes utilizar estas plantillas como punto de partida y personalizarlas según tus necesidades, ahorrándote tiempo y esfuerzo en la creación de contenido desde cero.
Organización de documentos usando bases de datos
Otra funcionalidad clave de Notion es la capacidad de crear y utilizar bases de datos para organizar tu información de manera eficiente.
Puedes organizar la información en tablas, agregar filtros y vistas personalizadas para acceder rápidamente a los datos relevantes.
Esto te permitirá tener una visión clara de tus documentos y proyectos, facilitando la búsqueda y el seguimiento de la información.
Te dejo por aquí un video en el que te enseño una plantilla que he hecho para abogados que quieran organizarse en notion. Solo para que veas todas las posibilidades de notion.
Colaboración y gestión de equipos en Notion
Notion no solo es una poderosa herramienta para organizar y gestionar tus proyectos de manera eficiente, sino que también facilita la colaboración en tiempo real con otros miembros de tu equipo.
Invitación de colaboradores a Notion
Una de las ventajas de Notion es su capacidad para invitar a otros colaboradores a trabajar en tus páginas y proyectos.
Puedes invitar a personas específicas mediante su dirección de correo electrónico y asignarles distintos niveles de acceso y permisos, como editar, comentar o ver solamente.
Esto te permite controlar quién puede acceder y trabajar en tus documentos, asegurando la privacidad y seguridad de tu información.
Asignación de tareas y seguimiento de proyectos
Con Notion, puedes asignar tareas a los miembros de tu equipo de manera fácil y rápida. Puedes utilizar la función de lista de tareas para crear tareas individuales y asignarlas a personas específicas.
Además, puedes establecer fechas límite y realizar un seguimiento del progreso de cada tarea. Esto garantiza que todos los miembros del equipo estén al tanto de sus responsabilidades y plazos, lo que facilita la cooperación y evita duplicaciones o retrasos.
Uso de la función de lista de tareas en Notion
La función de lista de tareas en Notion te permite organizar y visualizar todas las tareas pendientes de manera clara y estructurada.
Puedes crear listas de tareas individuales o agruparlas en categorías según el proyecto o la prioridad. Además, puedes marcar las tareas completadas para tener un seguimiento del progreso.
Esta función te ayuda a mantener el enfoque y la productividad, ya que puedes tener una visión general de todas las tareas a realizar y marcar tus avances a medida que avanzas.
Mejora tus estudios, se más eficiente en tu trabajo o haz que tus proyectos despeguen con un plantilla de notion que te organiza de principio a fin. Descubre cómo lo hacemos aquí:
Integración y sincronización de herramientas en Notion
Notion ofrece la posibilidad de integrar y sincronizar diferentes herramientas para potenciar aún más su funcionamiento.
Conexión de otras herramientas con Notion
Notion permite conectar y sincronizar otras herramientas populares, como Google Drive, Dropbox, Trello o Slack.
Esta integración facilita la importación de archivos y la colaboración con otros usuarios en tiempo real. También se puede vincular con servicios de calendario, como Google Calendar, para mantener un seguimiento de las fechas importantes.
Uso de la extensión Web Clipper en navegadores
La extensión Web Clipper de Notion es una herramienta muy útil para capturar contenido web directamente en tu espacio de Notion.
Permite guardar artículos, imágenes, enlaces y más, con tan solo un clic. Esta extensión está disponible para varios navegadores, como Google Chrome, Mozilla Firefox y Microsoft Edge, lo que te da una experiencia fluida y sencilla al agregar y organizar información desde cualquier página web.
Estas opciones de integración y sincronización amplían las capacidades de Notion y te permiten centralizar toda tu información y tareas en un solo lugar, sin importar las herramientas que utilices en tu día a día.
Consejos y trucos para utilizar Notion de manera eficiente
A continuación, te doy algunos consejos y trucos para sacar el máximo provecho de Notion y optimizar tu productividad:
Uso de fórmulas y funciones en Notion
Una de las ventajas de Notion es su capacidad para realizar cálculos y funciones dentro de las páginas. Es cierto que las fórmulas en notion es para personas más pros y metidas en el mundo de Notion, si quieres algo más complejo te puede salir mejor contratar a un consultor notion.
Peor en general, puedes utilizar fórmulas para realizar operaciones matemáticas y funciones para automatizar tareas repetitivas.
Recursos adicionales y comunidad de Notion
Explora guías y tutoriales en español, asiste a seminarios web y aprovecha el centro de ayuda de Notion para resolver todas tus dudas y ampliar tus conocimientos.
Guías y tutoriales de Notion en español
Sumérgete en el universo de Notion con las completas guías y tutoriales disponibles en español.
Aprende paso a paso cómo utilizar las funcionalidades más avanzadas de Notion, cómo personalizar tus documentos y proyectos, y cómo optimizar tu productividad al máximo.
Seminarios web y centro de ayuda de Notion
Participa en los seminarios web ofrecidos por Notion donde podrás conocer de primera mano las mejores prácticas y consejos para utilizar la plataforma de manera eficiente.
Además, el centro de ayuda de Notion te proporcionará respuestas a las preguntas más frecuentes y te guiará en caso de tener algún problema o duda con el uso de la plataforma.
Comunidad y búsqueda de consultores de Notion
Si necesitas ayuda profesional, puedes aprovechar la opción de buscar un consultor especializado en Notion para recibir asesoramiento personalizado en el uso de la plataforma.
Muchas gracias por esta maravillosa guía.
Le he perdido el miedo a utilizar Notion y cada día aprendo algo nuevo.
Un saludo y que tengas buen día.
Gracias Raul, estos comentarios son los que nos ayudan a mejorar cada día! Cualquier duda que tengas nos puedes enviar un correo 🙂