La mayoría de personas usa Notion para tomar notas y organizar sus proyectos. Si aún no sabes controlar las bases de datos, no le estás sacando partido a esta herramienta. En este artículo te explico fácilmente que son las bases de datos y cómo usarlas en Notion.
Las bases de datos en Notion son una manera de visualizar y organizar la información de forma eficiente. Con las bases de datos se pueden crear listas de tareas, tablas, calendarios y tableros kanban para tener todos los recursos bien clasificados.
Podríamos decir que las bases de datos en Notion son el cajón donde guardas los archivos, o el lugar donde tu equipo organiza las tareas y proyectos. Veamos cómo crear bases de datos eficientemente.
Puedes gastar mucho tiempo creando bases de datos en Notion, pero hay una manera más rápida. Usa plantillas listas para usar. Descubre cómo aquí:
¿Qué son las Bases de Datos en Notion?
Doy por hecho que ya sabes qué es Notion y los ventajas de usar Notion en tu día a día.
En Notion, las bases de datos son una forma de organizar y gestionar información de manera estructurada.
Son como un Excel o una hoja de cálculo flexible y personalizable que te permiten almacenar datos de diferentes tipos en tablas.
Imagina una hoja de cálculo donde tienes filas y columnas. Cada fila representa un registro o elemento, y cada columna es un atributo o característica de ese elemento.
Por ejemplo, si estás organizando información sobre tus tareas, cada fila podría ser una tarea y las columnas podrían ser el nombre de la tarea, la fecha de vencimiento, la prioridad, etc. Es cómo una hoja en blanco que puedes personalizar a través de notion
Al igual que en Excel, puedes personalizar las columnas para que sean de diferentes tipos: texto, números, fechas, checkboxes, enlaces, e incluso relaciones con otras bases de datos.
Sin embargo, lo que hace que las bases de datos en Notion sean tan poderosas es que puedes utilizar diferentes tipos de vistas para ver los datos de la forma más útil o relevante para ti (por ejemplo, un calendario para ver las tareas o una lista para verlas todas).
La clave es que cogen la misma información, pero la puedes visualizar de manera diferente.
Esto te permite crear sistemas de gestión de proyectos, seguimiento de inventarios, listas de contactos y mucho más, todo en un solo lugar.
Además, puedes aplicar filtros, ordenar los registros. Así, las bases de datos en Notion te brindan una forma versátil y organizada de manejar y acceder a tu información.
Notion bases de datos: Vistas, Datos y Propiedades
Ojo, las bases de notion son solo un tipo de bloque dentro de la herramienta (quizás el más poderoso) pero si quieres conocer más aquí te dejo un artículo sobre el resto de bloques notion.
Ahora que te haces una idea de lo que son las bases de datos, veamos sus características para después enseñarte a usarlas eficientemente.
Lo primero de todo, haz clic en cualquier lugar de la página en blanco en la que te encuentres y escribe «/» y verás un desplegable, ahora busca la palabra «base» y verás las diferentes opciones de la base de datos.
Vistas de las bases de datos de Notion:
Como te he comentado, puedes almacenar tu información como una hoja de cálculo en Notion, pero quizás eso es muy plano o muy aburrido, para ello Notion te permite visualizar tu información de diferentes fórmas al utilizar una vista:
1.- Tabla: Es la vista de base de datos predeterminada en Notion. Se presenta como una tabla con filas y columnas, donde cada fila representa un registro y cada columna es un atributo o característica de ese registro. Es una vista útil para ver todos los datos de manera estructurada. Es como un Excel.
2.- Calendario: En esta vista, los datos se muestran en un formato de calendario. Puedes elegir una columna que contenga fechas y Notion las organizará en un calendario. Esta vista es útil para rastrear eventos, fechas límite y planificar tareas en un formato temporal.
3.-Lista: La vista de lista muestra los registros uno debajo del otro en un formato de lista vertical. Es ideal para una visión rápida y ordenada de los datos en un formato lineal.
4.- Galería: En la vista de galería, los registros se presentan como tarjetas o tarjetas tipo cuadrícula. Cada tarjeta representa un registro y puedes personalizar qué información se muestra en ellas. Es una vista visualmente atractiva y útil para explorar y revisar datos de manera más gráfica.
5.- Kanban Notion: Esta vista presenta los registros en columnas que representan diferentes etapas o estados de un proceso. Puedes arrastrar y soltar registros entre las columnas para cambiar su estado (por ejemplo: Pendientes de realizar, En progreso, Completado) lo que es útil para realizar seguimiento de proyectos y tareas en diferentes etapas.
6.- Timeline (Línea de tiempo): La vista de línea de tiempo muestra los registros en una línea de tiempo horizontal, organizada por fechas. Es especialmente útil para proyectos o eventos que tienen una progresión en el tiempo.
Y, por otro lado, tenemos los Items o Datos que puedes incluir en cada una de las filas y columnas de la base de datos:
Tipos de datos disponibles para cada columna
En Notion, al crear una base de datos, podemos añadir diferentes tipos de datos a cada columna. Estos tipos de datos nos permiten clasificar y organizar la información de manera precisa. Algunos de los tipos de datos disponibles son:
- Texto: Permite introducir texto libre en la columna.
- Fecha: Permite establecer fechas y plazos en la columna.
- Número: Permite introducir valores numéricos en la columna.
- URL: Permite agregar enlaces web en la columna.
- Lista desplegable: Permite seleccionar una opción de una lista predefinida en la columna.
- Persona: Permite asignar una persona a la columna.
- Archivo multimedia: Permite adjuntar archivos multimedia en la columna.
Añadir propiedades básicas y avanzadas
Notion ofrece la posibilidad de personalizar las propiedades de los elementos en la base de datos. Estas propiedades pueden ser básicas o avanzadas, dependiendo de nuestras necesidades. Algunas de las propiedades más comunes son:
Propiedades básicas:
- Título: Permite asignar un título a cada elemento de la base de datos.
- Fecha de creación: Registra la fecha en que se creó cada elemento de la base de datos.
- Fecha de última edición: Registra la fecha de la última modificación realizada en cada elemento.
Propiedades avanzadas:
- Dueño: Permite asignar un responsable o propietario a cada elemento.
- Etiquetas: Permite clasificar elementos con etiquetas personalizadas.
- Estado: Permite establecer un estado o etiqueta para seguir el progreso de cada elemento.
- Prioridad: Permite asignar una prioridad a cada elemento.
- Asignado a: Permite asignar una tarea o elemento a una persona específica.
- Comentarios: Permite agregar comentarios o notas adicionales a cada elemento.
Estas propiedades básicas y avanzadas nos proporcionan flexibilidad para organizar y visualizar la información de acuerdo a nuestras necesidades en Notion.
Cómo crear bases de datos en Notion
Ahora que sabes todas las posibilidades que tienen las bases de datos en Notion, te voy a enseñar cómo crear una nueva base de datos desde cero, añadir bases dedatos a una página existente y cómo usarlas.
Crear una nueva base de datos desde cero
Para crear una nueva base de datos desde cero, simplemente creamos una nueva página en Notion y seleccionamos la opción disponible en ‘DATABASE’.
A continuación, se nos presentarán diferentes plantillas y configuraciones para dar inicio a nuestra base de datos.
Una vez seleccionada la plantilla, la base de datos se creará y estaremos listos para añadir elementos y organizar la información de acuerdo a nuestras necesidades.
Podemos agregar diferentes tipos de datos a cada columna, como fechas, texto, URL, números, listas desplegables, personas, archivos multimedia y casillas para marcar.
Además, te dejo por aquí tun tutorial de introducción que viene muy bien para repasar:
Añadir una base de datos a una página existente
Si ya tienes una página existente en Notion y quieres añadir una base de datos a dicha página, el proceso es igualmente sencillo.
Insertamos un nuevo bloque en la página existente y seleccionamos el tipo de base de datos que queremos insertar.
Una vez añadida la base de datos, puedes comenzar a agregar elementos y organizar la información de la misma manera que en una base de datos creada desde cero.
Podrás personalizar las propiedades de los elementos de la base de datos y cambiar la forma en que se muestra la información.
Organización y gestión de información en Notion
En Notion, la organización y gestión de información se convierte en una tarea sencilla y eficiente.
A través de sus funciones avanzadas, es posible asociar páginas a cada fila de la base de datos, crear vistas personalizadas para visualizar los datos y aplicar filtros por columnas para obtener información específica.
Páginas asociadas a cada fila de la base de datos
Una de las ventajas de Notion bases de datos es que cada fila tiene su propia página asociada.
Esto significa que podemos añadir contenido adicional a cada fila para complementar la información contenida en la base de datos.
Las páginas asociadas permiten agregar notas, archivos adjuntos, tareas o cualquier otro tipo de contenido que se relacione con la fila en cuestión.
Creación de diferentes vistas para visualizar los datos
Notion ofrece la posibilidad de crear diferentes vistas para visualizar los datos de la base de datos de acuerdo a nuestras necesidades.
Podemos optar por una vista de tablero para tener una visión general, una vista de lista para una organización en sentido vertical, una vista de galería para mostrar imágenes de forma atractiva o incluso una vista de calendario para seguir fechas y eventos importantes.
Estas distintas vistas permiten adaptar la visualización de la información a la estructura y el contexto de cada proyecto o equipo.
Filtrar datos por columnas y crear vistas basadas en filtros
La capacidad de filtrar datos por columnas en Notion es una herramienta poderosa para enfocarse en la información relevante.
Podemos establecer filtros basados en diferentes criterios, como fechas, nombres, categorías o cualquier otra propiedad que hayamos agregado a la base de datos.
Estos filtros nos permiten crear vistas personalizadas que muestran solo los elementos que cumplen con los criterios establecidos, lo que facilita el análisis y la gestión de grandes volúmenes de información.
Preguntas frecuentes sobre una base de datos en Notion
En esta sección, respondemos a algunas preguntas comunes sobre las bases de datos en Notion, para ayudarte a aprovechar al máximo esta herramienta versátil y potente.
¿Cuáles son los tipos de bases de datos en Notion?
En Notion, existen dos tipos de bases de datos disponibles:
- Bases de datos Inline: Estas bases de datos conviven con otros tipos de contenido en la misma página. Puedes añadir bloques, más páginas o incluso más bases de datos a cada elemento individual.
- Bases de datos Full Page: Estas bases de datos se crean en una página nueva y solo contienen la base de datos en sí.
Dependiendo de tus necesidades, puedes elegir el tipo de base de datos más adecuado para ti.
¿Cómo visualizar y filtrar los datos en Notion?
En Notion, puedes visualizar y filtrar los datos de tu base de datos de diversas formas. Algunas opciones disponibles son:
- Crear diferentes vistas, como una vista de tablero o una vista de calendario, para visualizar la información de manera más clara y accesible.
- Filtrar los datos por cualquier columna, lo que te permite buscar información específica y enfocarte en lo que necesitas en ese momento.
- Crear vistas basadas en filtros, donde puedes agregar múltiples filtros y cambiar entre ellas para ver los datos filtrados de diferentes formas.
Estas funcionalidades te ayudan a gestionar y organizar tus datos de manera eficiente en Notion.