Tanto si lo usas en el trabajo, en tus estudios o simplemente para organizar tu día a día, un tablero kanban es la mejor manera de mantener adaptable y vivo tus tareas y proyectos. Aquí te enseño todo lo que debes saber sobre Notion Kanban.
Notion Kanban es una herramienta que agiliza la gestión de proyectos. Permite organizar tareas y visualizar el progreso de manera intuitiva y rápida. Las tareas se dividen en diferentes estados como: “Pendientes”, “En progreso” y “Completadas”.
Además, con el uso de plantillas predefinidas y diversas opciones de personalización, se puede mejorar con fechas, asignar personas, documentos, notas y mucho más. Cuando lo descubrí, mi día a día cambió radicalmente. Aquí te cuento cómo crear tus propios tableros kanban en Notion.
Usa una plantilla lista para usar en Notion para gestionar tus proyectos, estudios, tu trabajo o hasta tu emprendimiento y tu equipo. Descubre todas las ventajas de Notion Kanban y mucho más aquí:
Qué es Notion Kanban
Notion Kanban es uno de los grandes beneficios de notion, además de ser una potente herramienta de gestión de proyectos que se basa en el método Kanban. Este método se originó en Japón y se caracteriza por su enfoque visual para el seguimiento y la organización de tareas.
Ojo, si quieres saber más en profundidad sobre notion, aquí te dejo una guía fácil de entender sobre Para qué sirve Notion
Concepto y definición de Notion Kanban
Notion Kanban es una de las vistas que ofrecen las bases de datos de notion. Ofrece una interfaz intuitiva que permite crear tableros personalizados con columnas y tarjetas.
Cada columna representa una etapa del proceso de trabajo, y las tarjetas representan tareas individuales. Estas tarjetas se pueden mover fácilmente de una columna a otra para reflejar el progreso y el estado actual de cada tarea.
Además, Notion Kanban facilita la asignación de responsabilidades y la colaboración en equipo. Cada tarjeta puede asignarse a un miembro del equipo y se pueden añadir comentarios, archivos adjuntos y fechas de vencimiento para un seguimiento más preciso.
En nuestro equipo lo usamos a diario siguiendo la metodología scrum. Básicamente, un miembro del equipo es el responsable del tablero y cada día nos reunimos y cada miembro habla de sus tareas realizadas, las pendientes y las ue tiene en progreso. Igualmente, se evalúa si hay que asignarle más tareas y si va cumpliendo las fechas establecidas.
Ventajas de utilizar Notion Kanban en la gestión de proyectos
- Mejora de la visibilidad y el control del progreso de los proyectos.
- Organización efectiva de tareas y prioridades.
- Optimización de la comunicación y colaboración en equipo.
- Flexibilidad y adaptabilidad para ajustarse a las necesidades de cada proyecto.
- Mayor eficiencia y productividad al tener una visión clara de las tareas y su estado.
Cómo utilizar Notion Kanban
Como te he comentado al inicio, lo uso día a día tanto en mis proyectos personales como en el departamento en el que trabajo.
La mayoría de personas lo usa a nivel superficial, pero si lo combinas con algunas normas y otras herramientas de Notion, puedes llevar al siguiente nivel tu organización y productividad.
Aquí te enseño, paso a paso, las funcionalidades principales para utilizar Notion Kanban para la gestión de tus proyectos.
Paso a paso para crear tableros kanban en Notion
1. Accede a la plataforma de Notion e inicia sesión en tu cuenta.
2. En la página principal, selecciona la opción de crear un nuevo tablero.
3. Asigna un nombre descriptivo al tablero y define las columnas que necesitarás para organizar tus tarjetas la plantilla kanban. Estas pueden ser “Pendientes”, “En Progreso” y “Completadas”
4. Añade las tarjetas o elementos en cada columna para representar las tareas a realizar.
5. Arrastra y suelta las tarjetas para cambiar su posición dentro del tablero y visualizar correctamente el estado de cada tarea.
6. Añade fechas y asigna tareas a miembros de tu equipo.
7. Aprovecha la vista de calendario de la plantilla de kanban y otras funcionalidades para controlar tus proyectos: como las etiquetas, emoticonos, categorías, etc.
Personalización de tableros y columnas en Notion Kanban
Notion Kanban te permite personalizar los tableros y columnas de acuerdo a tus necesidades. Algunas opciones para personalizar son:
- Cambiar el color y nombre de las columnas para una mejor organización visual.
- Añadir etiquetas o iconos a las tarjetas para clasificarlas por prioridad, tipo de tarea, responsables, etc.
- Agregar descripciones detalladas a las tarjetas para tener una referencia más completa de cada tarea.
Uso de plantillas predefinidas en Notion Kanban
No te puedo ni contar las horas que me he pasado buceando por internet tutoriales y plantillas predefinidas para tener un punto de partida en mis tableros.
Las hay de todos tipos, complicadas y sencillas, pero la experiencia me ha permitido dominar Notion y crear la mejor plantilla de Notion Kanban para que tu también la puedas usar.
La he incluido dentro de nuestra plantilla de Scrum, porque aunque no sepas nada de scrum te incluye un montón de trucos y formas de hacer las cosas fácil de entender que te van a ayudar a organizarte mejor.
Ya sea que lo usarás para tí mismo o para tu equipo, verás maneras de autoevaluar el trabajo, documentar tus procesos, hacer seguimiento de tareas y mucho más.
Échale un ojo aquí: Plantilla Notion Scrum Kanban
Para usar una plantilla:
- Selecciona la opción de ‘Crear tablero’ en la página principal de Notion Kanban.
- En lugar de empezar desde cero, Duplica la plantilla predefinida que mejor se ajuste a tus necesidades.
- Personaliza la plantilla de kanban según tus requerimientos, añade o elimina columnas, y agrega o modifica las tarjetas en base a tus tareas específicas.
Con estos sencillos pasos podrás crear, personalizar y aprovechar al máximo las funcionalidades de Notion Kanban en la gestión de tus proyectos.
Recuerda que esta herramienta te brinda una mayor visualización y organización de las tareas, lo que facilita un seguimiento más eficiente en tus proyectos.
Funcionalidades adicionales de Notion Kanban
Notion no es solo para tu tablero Kanban, quedarse solo ahí es un error.
Esta herramienta de productividad ofrece una variedad de funcionalidades avanzadas que potencian aún más su eficiencia en la gestión de proyectos.
Estas funcionalidades te permiten:
- Integrar la herramienta con otras aplicaciones y herramientas (google calendar, gmail, slack, etc) La idea es crear tu oficina virtual todo en uno.
- Automatizar tareas y documentar procesos: crea manuales, guarda links, recursos, cursos y videos para tener todo tu conocimiento centralizado.
- Crea sistemas e invita a tu equipo. Notion en lider en startups por ser colaborativa y en la nube y permitir desarrollar su trabajo a los miembros de diferentes equipos dentro de la empresa.
Integración con otras herramientas y aplicaciones
Notion Kanban ofrece la posibilidad de integrarse con otras herramientas y aplicaciones populares, lo que te permite tener todos tus datos y tareas centralizados en un solo lugar.
Puedes sincronizar tu tablero de Notion Kanban con aplicaciones de gestión de proyectos como Trello o Asana, de manera que cualquier actualización o modificación que realices en una plataforma se refleje automáticamente en la otra.
Además, puedes vincular tus tareas con calendarios como Google Calendar (y toda la Suite de Google) para mantener un seguimiento de plazos y fechas importantes.
Opciones avanzadas de programación y automatización en Notion Kanban
Notion Kanban proporciona opciones avanzadas de programación y automatización que te ayudan a agilizar tus tareas diarias.
Puedes establecer recordatorios y alarmas para las fechas límite, lo que te permite mantener un seguimiento preciso de los plazos y evitar retrasos en la entrega de proyectos.
Además, puedes usar fórmulas y reglas personalizadas para automatizar acciones específicas.
Por ejemplo, puedes configurar Notion Kanban para que automáticamente asigne tareas a miembros específicos del equipo en función de ciertos criterios predefinidos.
Recursos y tutoriales para aprovechar al máximo una Plantilla para tarjetas Kanban en Notion
En productiviza amamos Notion por el sin fin de posibilidades que ofrece. De primeras puede sonar a que es algo dificil, pero nada más lejos de la realidad.
Echa un ojo a nuestra web con tutoriales, videos, casos de uso reales y plantillas para cada cado (desde estudiantes, emprendedores, a abogados y profesionales de todo tipo)
Notion Kanban en diferentes dispositivos
Notion Kanban es una herramienta altamente versátil y compatible con diversos dispositivos. Su diseño adaptable permite acceder y utilizar esta herramienta tanto en ordenadores Windows y Mac como en dispositivos móviles con sistemas operativos Android e iOS
Consejos y recomendaciones para una gestión con Plantilla para Tablero Kanban en Notion
Cuando se trata de gestionar proyectos eficientemente en Notion Kanban, es esencial tener en cuenta algunas buenas prácticas.
Aquí te dejo algunos consejos útiles para maximizar el potencial de esta herramienta de organización y colaboración:
Organización y estructuración de tareas en tableros
La clave para aprovechar al máximo Kanban en Notion es organizar tus tareas de forma clara y estructurada. Aquí hay algunos consejos para conseguirlo:
- Aprende técnicas de priorización de tareas y estimación de tiempos y recursos. Sin duda ahorrarás muchas horas y dolores de cabeza.
- Crea tableros específicos para cada proyecto o área de trabajo, evitando mezclar demasiadas tareas en un solo lugar.
- Utiliza columnas para representar el flujo de trabajo de tus tareas, desde el inicio hasta la finalización.
- Asigna tareas a tu equipo incluso cuando no usan ellos Notion, ya que así podrás controlar su trabajo más eficientemente.
- Asigna etiquetas o categorías a tus tareas para una mejor clasificación y filtrado.
Gestión de fechas y plazos en Notion Kanban
- Establece fechas límite para cada tarea y revísalas regularmente para mantener un seguimiento adecuado. (esto ya lo incluye nuestra plantilla)
- Utiliza la función de recordatorio para recibir notificaciones sobre próximos plazos o tareas pendientes.
- Emplea la vista de calendario en Notion Kanban para tener una visión global de todas las fechas y plazos.
- Aprovecha la función de programación y automatización de Notion Kanban para establecer acciones automáticas en base a fechas específicas.
Atención al equipo y colaboración en proyectos con un Tablero Kanban Notion
Notion Kanban no solo es una herramienta para gestionar tus propias tareas, sino también para fomentar la colaboración en equipo. Sigue estos consejos para maximizar la colaboración con tu equipo:
- Comparte tus tableros de Notion Kanban con los miembros del equipo, asignando tareas específicas a cada uno.
- Utiliza la función de comentarios para facilitar la comunicación y mantener un registro de las discusiones relacionadas con cada tarea.
- Aprovecha la opción de mencionar a otros miembros del equipo en los comentarios para notificarlos sobre tareas o cambios relevantes.
- Realiza reuniones periódicas para revisar el progreso del proyecto utilizando Notion Kanban como punto de referencia visual.
Siguiendo estos consejos y aprovechando al máximo las funcionalidades de Kanban Notion, estarás en el camino para una gestión efectiva de tus proyectos.
Recuerda adaptar estas recomendaciones a tus necesidades y preferencias, encontrando el flujo de trabajo que mejor se adapte a ti y a tu equipo.