Toda empresa toca techo a nivel individual, departamental y físico. Para continuar creciendo es necesario usar sistemas de gestión de proyectos para tener una consonancia entre todos los miembros del equipo y la dirección de la empresa. Scrum es una de esas metodologías que lo hace posible.
Scrum para Empresas es una metodología para sacar proyectos adelante de manera más rápida, adaptable y de mejor calidad. Se divide en periodos de tiempo, roles de trabajo y herramientas que ayudan a la comunicación y al dinamismo del equipo.
Cuando lo escuchas por primera vez puede dar un poco de respeto, pero realmente es muy sencillo y fácil de aplicar. A continuación permíteme explicarte como lo hacemos nosotros en la empresa de manera fácil y entendible.
Aplica el scrum en tu equipo de trabajo con un sistema fácil de usar con Notion. Descubre cómo aquí:
¿Qué es el Scrum en las Empresas?
Empecemos por el principio. Aquí te voy a explicar la metodología scrum en empresas y cada una de sus fases y roles para luego enseñarte a aplicarlo en tu proyecto sin problemas.
Los beneficios de aplicar scrum en la empresa son muchos, desde una mejor productividad, equipos con una mejor comunicación, colaboración entre departamentos y realizar o desechar proyectos en sus estados iniciales sin perder mucho tiempo.
Antes un proyecto que se realizaba en un período de 6 meses empezaba por la base y se iban haciendo tareas en base a lo que pedía el proyecto y de manera lineal.
Esto con Scrum cambia, ahora se pueden hacer proyectos divididos en fases de 3 o 4 semanas (repetidas varias veces) y avanzar mucho más rápido y ver resultados en los primeros momentos para saber si realmente merecerá la pena o no.
Scrum es un estilo de trabajo dividido en roles y periodos de tiempo en los que se saca adelante un proyecto en particular.
Roles en Scrum para empresa
Agentes externos al Scrum: Los stakesholders son los interesados en que salga el proyecto adelante y puede ser desde el CEO de la empresa hasta el Jefe de Ventas o una consultora. Y los clientes o usuarios son los que harán uso de la implementación del proyecto y pueden ser desde un departamento a los clientes finales.
Ahora que conoces los roles de scrum en la empresa, veamos cómo se desarrolla el flujo de trabajo. Ya verás que es muy sencillo.
Herramientas para aplicar Scrum en las empresas:
Los Roles en Scrum marcan las responsabilidades de cada uno, pero lo importante son las herramientas de scrum que permiten que el proyecto sea adaptable y avance rápido. Aquí tienes las herramientas que debes usar:
Dentro del Product Backlog encontramos:
- Tablero Kanban, con las tareas pendientes por hacer, las que están en progreso y las completadas. Aquí es donde ocurre la magia, ya que las tareas se van moviendo de un estado a otro, se añaden nuevas, se completan otras y el proyecto se va adaptando a lo que hay puesto en el tablero. También es donde se asignan las tareas a miembros del equipo.
- Las historias de usuario: para que a todos los miembros les quede claro el proyecto, el product owner ha creado unas tarjetitas fáciles de entender en el que se explica en primera persona, Quién, Qué se quiere y Para qué se hará el proyecto y las funcionalidades específicas que debe tener.
- Planeación del Sprint: Esta es la reunión inicial. En ella el Product Owner expone la visión del proyecto, hay un usuario que da sus opiniones y los miembros del equipo pueden exponer sus dudas, situaciones y demás y se empiezan a asignar las primeras tareas para el resto de semanas.
- Reuniones Diarias o Daily Scrums: Todos los días hay una breve reunión de 15 a 20 minutos en la que cada miembro explica las tareas que ha realizado, las que va a realizar y si ha encontrado algún obstáculo en su camino para que el Scrum master se lo facilite. La comunicación es crucial para que todos vayan en la misma dirección.
- Revisión y Retrospectiva del Sprint: Esta reunión es la que se acerca al final del periodo de Sprint. En ella se reúnen los miembros del equipo con los usuarios, se da feedback y se resuelven dudas para el próximo sprint. Igualmente se hace una evaluación del desempeño de los equipos y se intenta mejorar para la próxima.
Ejemplos y empresas que usan Scrum
Enhorabuena, ya hemos acabado con la teoría, ahora dejame enseñarte algunos ejemplos reales de Scrum y cómo se implementarían en la empresa:
1.- Una empresa de Marketing que quiere implementar un nuevo sistema de ventas por llamada. Para ello, el PO se deberá reunir con los agentes de ventas y el gerente del departamento y conocer a fondo lo que se quiere conseguir. Seguidamente se reúne con el equipo de desarrollo y se explica el proyecto y se ponen las primeras tareas y fechas. Aquí te dejo un artículo sobre cómo aplicar scrum en equipos de marketing
2.- Un departamento de recursos humanos que quiere seleccionar nuevos candidatos. Para ello, pueden utilizar la metodología ágil de scrum. Planificarán los requisitos con el Jefe de departamento, harán entrevistas diarias y tendrán una reunion de revisión de los posibles candidatos. Aquí te explico más en detalle sobre scrum en rrhh
3.- Un equipo de ventas que quiere implementar un nuevo sistema de tracking de llamadas. Podrán usar el marco de trabajo de scrum para colaborar entre ellos y tener una mejora continua de los procesos. Mira cómo mejorar los equipos de ventas en scrum
4.- Un departamento de contabilidad que tiene que hacer la presentación de las cuentas del IVA cada trimestre.
5.- Una empresa de cosmética que tiene un departamento de creación de contenido para Youtube. El PO desarrollará los requisitos que debe tener cada vídeo y cómo deben estructurarse. El equipo de desarrollo creará las normas y las plantillas de los videos y la forma en la que se editan.
Ejemplos de empresas que usan Scrum:
Cada vez son más las empresas que usan Scrum en su día a día por su sencillez y efectividad. Pero esta metodología de proyectos ágiles se hizo famosa gracias a varias empresas como:
- Google: que utiliza equipos pequeños y variados para hacer sus proyectos.
- Amazon: Jeff Bezos dijo la frase de “Si no puedes alimentar a tu equipo con dos pizzas familiares, entonces es demasiado grande” al haber visto los resultados de la metodología Scrum.
- IBM
- Adobe
- Spotify
Son algunas empresas que usan Scrum y contratan a personal que conozca la metodología.
En estos momentos hay 332 puestos de trabajo en Scrum en infojobs.net en España y se estima que la cantidad de puestos suba a un ritmo de 30% anual.
Espero haberte servido de ayuda y que puedas implementar Scrum en tu empresa sin problemas. Nosotros lo hicimos y ya no queremos mirar para atrás!