He estado muchos años utilizando la metodología de Scrum para mis proyectos y en la empresa en la que trabajaba. Sin embargo, no fue hasta que encontré la filosofía Kaizen hasta que supe opmizarlo y hacerlo más fácil.
Kaizen es una filosofía de trabajo empresarial Japonesa enfocada en la mejora continua, mientras que la Scrum es una metodología de trabajo en equipos enfocada en proyectos adaptables. Juntas mejoran la eficiencia en equipos y se desarrollan proyectos más rápidos y de mejor calidad.
Para aplicar ambas en nuestros procesos tuvimos que hacer mucha prueba y error hasta que dimos en el clavo. A continuación te explico cómo usarlas y una plantilla para que las uses en tus proyectos.
Utiliza una plantilla de scrum lista para usar. Que sea colaborativa y facil de entender, haz que tus proyectos vuelen aquí:
¿Qué es Kaizen?
El concepto de Kaizen se ha aplicado ampliamente en los entornos empresariales y de producción, especialmente en la industria manufacturera, donde busca la optimización y el perfeccionamiento constante de los procesos, productos y servicios.
Sin embargo, también puede aplicarse a otros aspectos de la vida cotidiana, como la educación, la salud y el desarrollo personal.
Algunos principios clave de Kaizen incluyen:
Mejora gradual: Se enfoca en cambios pequeños y constantes en lugar de cambios radicales y drásticos. Cada mejora, por más pequeña que sea, suma al progreso general.
Participación de todos: Kaizen fomenta la participación y la colaboración de todos los miembros de una organización o equipo, desde los empleados hasta la alta dirección. La mejora es un esfuerzo de equipo.
Eliminación de desperdicios: Se busca identificar y eliminar cualquier forma de desperdicio en los procesos de producción o en la prestación de servicios, como tiempo perdido, exceso de inventario o recursos mal utilizados.
Estándares y disciplina: Se establecen estándares claros para los procesos y se fomenta la disciplina para seguirlos y mejorarlos continuamente.
Respeto por las personas: Kaizen valora y respeta a las personas que forman parte de una organización, reconociendo que sus ideas y aportes son fundamentales para la mejora continua.
La implementación exitosa de la filosofía Kaizen puede llevar a mejoras significativas en la eficiencia, la calidad, la productividad y la satisfacción del cliente, lo que contribuye al crecimiento sostenible de las organizaciones y al desarrollo personal y profesional de las personas involucradas.
¿Qué es Scrum?
Scrum es un marco de trabajo basado en ciertas normas y roles en los que se fomenta la comunicación y la adaptabilidad al cambio de los proyectos. Si quieres una guía paso a paso de scrum te dejo aquí un artículo sobre qué es y para qué sirve scrum y otro sobre ejemplos reales de scrum
El trabajo en Scrum se divide por Sprints, que son periodos de tiempo fijos de 2 a 4 semanas en los que se desarrolla una parte del proyecto.
El Product Owner y el Scrum Master son dos roles que se encargan de mantener el orden y la comunicación fluida de los miembros del equipo de trabajo a través de ciertas herramientas como:
El Backlog de producto: En el que se detallan las tareas por realizar, las pendientes y las completadas. Aquí se detalla la visión del proyecto y permite ver de un simple vistazo cómo va avanzando. Igualmente, se asignan fechas y responsables a las tareas.
Reuniones o ceremonias del scrum: Antes, durante y después del proyecto se realizan reuniones en los que se tratan temas específiicos que mejoran la entrega de valor continua del proyecto.
¿Cómo Implementar Scrum Kaizen en mis proyectos?
Podríamos decir que Kaizen es más abstracta de implementar, mientras que Scrum son normas y formas de hacer las cosas más cuadriculadas aplicando la filosofía que sigue Kaizen.
En particular, para beneficiarte de ambas y que tus proyectos sean más ágiles y se fomente la cultura de la mejora continua en tu equipo, se aplicarían de esta manera:
1.- Pre Sprint:
Normalmente, cuando llega un nuevo proyecto nos metemos de lleno en el sin ni siquiera haber pensado de fondo algunas consideraciones.
Antes de comenzar el Sprint, un miembro del equipo, normalmente el Product Owner, se encarga de hablar con los tomadores de decisiones de la organización, como jefes y gerentes, al igual que con los usuarios del producto, como los consumidores finales o algun departamento interno de la empresa.
De esta manera le permite tener una visión clara de las necesidades del proyecto, sus requisitos, los recursos y las prioridades.
Con esta información el Product Owner realiza las Historias de Usuario. Es decir, las diferentes partes del proyecto, explicadas de manera sencilla y con los requisitos que debe cumplir para darse por finalizado.
Tan solo con aplicar este ejercicio previo a empezar con el proyecto se aplican muchos procesos del Kaizen como:
- Seiri (clasificación)
- Seiton (Organización)
- Seiso (Limpieza)
Para empezar el proyecto con buen pie y sin tanto ruido.
2.- Planificación del Sprint:
Una vez el Product Owner ha construido la visión del proyecto e incluso tiene las primeras tareas redactadas con sus prioridades.
Es ahora cuando se celebra la reunión de planificación del Sprint con el resto de miembros del equipo.
Aquí el Scrum Master fomentará la comunicación y que todos los miembros del equipo de desarrollo expresen sus dudas, sugerencias y opiniones.
Finalmente, se realizará un ejercicio de Estimación y otro de Priorización de tareas para estimar los recursos, tiempos y obstáculos que puedan aparecer, al igual que enfocarse en los más importantes para ver avances en el proyecto rápido.
3.- Daily Scrum o Reuniones diarias:
Durante el Sprint se mantienen reuniones diarias para ver el progreso del proyecto. Mira esta plantilla sobre daily scrums
Durante estas sesiones cada miembro debe mencionar:
- En lo que ha trabajado durante el día.
- Lo que tiene pendiente por hacer y en lo que se va a enfocar próximamente
- Hablar de los obstáculos que ha encontrado en su día.
El Product Owner, modifica las tablas con las tareas y las va moviendo de “Pendientes por hacer” a “En progreso” o “Completadas”.
Mientras que el Scrum Master anota los obstáculos encontrados y les pone solución para facilitar el trabajo al equipo.
4.- Revisión y Retrospectiva
Finalmente, y aquí es donde está presente la filosofía Kaizen. Se hacen dos reuniones para revisar el incremento de producto entregado al final del sprint y otra para evaluar el desempeño del equipo.
- Reunión de revisión: Esta reunión es donde se entrega el incremento del producto de ese Sprint a los Stakeholders y a los usuarios. El fin es recoger sugerencias, dudas y opiniones para el próximo sprint.
- Reunión de Retrospectiva: Finalmente, el equipo se reúne a puerta cerrada y se hacen dinámicas para mejorar procesos, potenciar lo bueno y dejar atrás lo malo. Aquí te dejo una plantilla de retrospectiva scrum
Es realmente aquí donde ocurre la magia del Kaizen. La mejora continua solo puede ocurrir si se fomenta un ambiente de comunicación, analisis y evaluación sanos y libres.
Si quieres mejorar tu scrum y aplicar todos estos procesos a tus proyectos no es tan dificil, tan solo necesitas una plantilla en una herramienta colaborativa y que sea fácil de usar y entender. Descubre cómo con nuestra plantilla de scrum.