Tener un despacho de abogados o simplemente desarrollar tu práctica legal hoy en día ha cambiado radicalmente. Las herramientas digitales para despachos de abogados han pasado a ser una prioridad y en este artículo te cuento cuáles son las mejores y cómo elegir la que más te conviene.
La mejor herramienta para abogados es Notion. No solo es la más adaptable y barata, sino que es fácil de usar, es en la nube y permite la colaboración en tiempo real con tu equipo legal.
He probado todas las herramientas, desde las digitales hasta la inteligencia artificial para gestionar clientes y especializadas en bufetes de abogados, sin embargo, las curvas de aprendizaje y los pagos tan altos las hacen muchas veces inviables. Aquí te explico cada una de ellas, sus ventajas y desafíos para que sepas cuál elegir.
Descubre cómo dejar atrás el caos del día a día para enfocarte en lo que realmente importa en tu negocio. Delega en un sistema ya probado por especialistas.
Herramientas digitales de gestión de despachos de abogados
Una cosa debes de tener clara, no hay una sola herramienta para la gestión de tu práctica legal. Vas a necesitar herramientas digitales de diferentes ámbitos, ya sea para investigar un caso, llevar el seguimiento de tus clientes, hacer uso de la IA y otras.
Es por eso que aquí te clasifico las mejores herramientas tecnológicas para abogados:
Aplicaciones para la gestión de despachos de abogados y casetracking
Empecemos por el principio. Un despacho legal es como una empresa. Vas a tener que gestionar fechas, clientes, entregas, documentación, colaboradores y a un equipo legal.
Usar varias herramientas puede ser un lío, por eso, la que cumple con casi todos los requisitos para no tener mil ventanas abiertas en tu navegados y estar más perdido que tarzan en la feria de sevilla te recomiendo Notion:
He diseñado un sistema construido en Notion para abogados con el que vas a poder llevar un control de tus casos, los clientes involucrados en cada caso, las fechas de cada caso y una vista general de lo que ocurre en tu día a día.
Además, podrás asignar colaboradores, crear facturas y llevar un control financiero. Será imposible que se te pase algo por alto, está hecho para que cualquier abogado, independiente o un bufete grande pueda utilizarlo.
Otros programas para la gestión de despachos son:
- MN Program: Es probablemente el más especializado en el seguimiento de casos y práctica legal. Se centra en la gestión de expedientes y clientes hasta la facturación y el seguimiento de tiempos. Sin embargo, no sirve para documentación de procesos, puede ser un poco arcaico y es caro.
- Quolaw: Proporciona herramientas para la gestión de calendarios, seguimiento de tiempo, colaboración en equipo y gestión de documentos, lo que facilita la coordinación de tareas y el seguimiento de los asuntos legales. A mi parecer se queda un poco corta
- Case Tracking es una solución específica para el seguimiento de casos legales. Es como un gestor de tareas, pero no puedes trabajar mucho la ficha de clientes y los calendarios individuales para cada caso.
- Sudespacho.net es un software de gestión integral diseñado para despachos de abogados.
- Basenet es una plataforma que se utiliza en la gestión de bases de datos y registros. Está muy bien para preparar casos.
- Microsoft Excel es una herramienta ampliamente utilizada en la profesión legal para llevar a cabo tareas como la creación de hojas de cálculo, el análisis de datos, la elaboración de presupuestos y la gestión de listas de clientes. El problema de Excel es que es muy arcaico y no sirve para la documentación y procesos.
- Asana: Aunque no está diseñado específicamente para abogados, Asana es una plataforma de gestión de proyectos y tareas que puede ser útil para los bufetes legales. Permite la colaboración en equipo, el seguimiento de tareas y plazos, y la organización de proyectos legales de manera eficiente.
Gestión de documentos y firmas electrónicas para abogados
- Existen herramientas especializadas que permiten gestionar de manera eficiente documentos legales, como contratos, escrituras o poderes. Puedes usar las típicas como Dropbox, Drive o Netdocument. Sin embargo, una vez más con Notion para abogados puedes guardar los documentos de tu empresa y asignarlos a clientes, procesos o responsables. Todo en un mismo lugar, por lo que ya te vas ahorrando herramientas extras.
- Y para las firmas electrónicas: Empresas como Adobe Sign, DocuSign o Signaturit ofrecen soluciones de firmas electrónicas que agilizan el proceso de firma de documentos, eliminando la necesidad de imprimir, firmar a mano y escanear. Yo uso Docusign y la verdad es que sí que es bastante útil. Y hace poco la integré dentro de Notion para mayor agilidad.
Ahorra costes y deja de navegar entre 20 herramientas difetentes. Reduce distracciones y eleva la productividad de tu práctica legal. Descubre cómo lo hacemos aquí:
Herramientas de gestión de causas jurídicas
Imagina tener un día en tu despacho en el que todo va como la seda, todo el mundo sabe lo que tiene que hacer y las entregas que hay de cada caso. Con Notion para abogados podrás llevar registros de actuaciones, control de audiencias y generación de informes y documentos necesarios para cada caso (de esto te hablo más en detalle en el artículo de cómo organizar un despacho de abogados).
- Otras soluciones populares en este ámbito son Legal One, Zetran y Dikei, que ofrecen una plataforma integral para el manejo de causas judiciales y la automatización de tareas repetitivas.
Proceso de facturación electrónica y gestión de clientes de bufetes de abogados
La facturación y gestión de clientes también puede beneficiarse de herramientas tecnológicas. Existen aplicaciones que permiten la generación automática de facturas, el seguimiento de pagos y la gestión eficiente de la información de los clientes.
- En este sentido en Notion puedo generar facturas y vigilar si han sido pagadas, enviadas o archivadas, sin embargo uso un programa de contabilidad externo para llevar las cuentas.
- Algunas herramientas como Billin, Holded o Quipu ofrecen opciones para automatizar la facturación, gestionar el ciclo de ventas y llevar un control detallado de los pagos recibidos.
Así se ve la gestión de clientes en Notion para abogados, sus expedientes o casos y las facturas, servicios y abogado responsable. Esto lo puedes adaptar a tu medida facilmente.
Herramientas informáticas para abogados de análisis y toma de decisiones
Las herramientas tecnológicas en el ámbito legal no solo facilitan la gestión y comunicación, sino que también brindan opciones para el análisis y la toma de decisiones informadas.
En este sentido, existen diversas herramientas para abogados que aprovechan la inteligencia artificial, el big data y el aprendizaje automático para optimizar el análisis legal y mejorar la precisión en la toma de decisiones.
Herramientas de inteligencia artificial y big data para abogados y análisis legal
- Lex Machina: Esta plataforma utiliza big data y análisis predictivo para evaluar el historial de casos similares y proporcionar información valiosa sobre estrategias legales y resultados esperados.
- Luminance: Mediante el uso de inteligencia artificial, Luminance ayuda en la revisión de contratos y la identificación de posibles problemas legales, agilizando el proceso y mejorando la eficiencia.
- Chat GPT: La más famosa de todas, nosotros la usamos para perfilar contratos genéricos, tener una lluvia de ideas y explorar otros ángulos en determinados casos. Igualmente a veces la usamos para redactar ciertos contenidos.
Utilización de machine learning en el procesamiento de información legal
- Kira Systems: Esta herramienta utiliza el aprendizaje automático para analizar contratos y otros documentos legales, identificando cláusulas relevantes y brindando resúmenes y clasificaciones automáticas.
- eBrevia: Con eBrevia, es posible extraer y resumir información clave de grandes volúmenes de documentos legales, ahorrando tiempo y agilizando el análisis necesario en casos complejos.
Herramientas para abogados de análisis de resoluciones legales y jurisprudencia
- Aranzadi Fusión: Probablemente la herramienta más grande del sector en cuanto a gestión de casos. Utilizan bibliotecas inteligentes y hacen uso del machine learning. Sin embargo, su interfaz es un poco arcaica y es complicado de utilizar.
- Westlaw: Esta biblioteca digital proporciona acceso a una amplia base de datos de resoluciones, jurisprudencia y documentos legales, facilitando el análisis y la investigación en casos específicos.
- LexisNexis: Similar a Westlaw, LexisNexis es una herramienta de referencia legal en línea que ofrece acceso a una vasta cantidad de recursos, como leyes, jurisprudencia y publicaciones especializadas.
Estas herramientas permiten a los abogados acceder a información relevante de manera más eficiente, analizar grandes cantidades de datos en poco tiempo y obtener conocimientos valiosos para la toma de decisiones estratégicas.
Herramientas tic para abogados de comunicación y colaboración
Si, como yo, alguna vez combinas el teletrabajo, un chat de empresa es crucial. Nosotros usamos Slack porque se conecta con Notion y una vez más tenemos toda nuestra oficina en el mismo lugar.
Cuando alguien cambia una tarea se envía una notificación al equipo. Cuando se acerca una entrega se envía un mensaje automático al responsable, etc.
Plataformas de comunicación y colaboración en el ámbito legal
- Slack: Esta plataforma permite la comunicación instantánea entre los miembros del equipo, la creación de canales temáticos y facilita la compartición de archivos y documentos relevantes.
- Microsoft Teams: Una herramienta de colaboración integrada en el paquete de Office 365, que combina chat, videoconferencia y colaboración en documentos para mejorar la productividad.
Uso de herramientas de gestión de tareas y proyectos
Para un manejo eficiente de las tareas y proyectos en un despacho de abogados, existen herramientas específicas que permiten la asignación de tareas, seguimiento de su progreso y gestión del tiempo. Algunas de las más utilizadas son:
- En Notion he creado un apartado de ficha de cliente en el que se le pueden asignar casos, responsables, un calendario específico, asignación de facturas y mucho más. Y en otra sección tenemos un calendario general en el que podemos filtrar por casos, entregas y demás. Descubre cómo lo uso aquí.
- Trello: Una plataforma visual que utiliza tableros y listas para organizar tareas y proyectos, permitiendo asignar responsabilidades, establecer plazos y mantener un seguimiento claro del estado de cada tarea.
- Asana: Una herramienta que permite crear proyectos, asignar tareas, establecer fechas límite, compartir archivos y colaborar de forma ágil y efectiva en un entorno colaborativo.
Herramientas tecnológicas para abogados de gestión del tiempo y seguimiento de horas facturables
Antes trackeabamos los tiempos por el tema de facturación de cada responsable legal. Más adelante empezamos a facturar por proyectos y eso nos solucionó muchos quebraderos de cabeza. Si aun así tienes que medir el tiempo de tus colaboradores o de tu trabajo, aquí tienes algunas herramientas:
- Clockify: Una herramienta de seguimiento de tiempo que permite registrar y analizar el tiempo invertido en cada tarea o proyecto, generando informes detallados para una facturación precisa.
- Harvest: Una solución de gestión de tiempo que permite realizar un seguimiento preciso de las horas trabajadas, generar facturas de manera fácil y llevar un control eficiente de los proyectos y su rentabilidad.
Clockify es integrable con Notion también.
Herramientas de investigación y búsqueda de información
En el ámbito legal, la investigación y la búsqueda de información precisa y actualizada son fundamentales. Por suerte, existen herramientas digitales que facilitan este proceso, brindando acceso a bibliotecas digitales, recursos en línea y herramientas especializadas en la búsqueda y análisis de casos jurídicos.
Bibliotecas digitales y recursos en línea para abogados
Las bibliotecas digitales juegan un papel crucial en la investigación legal. Plataformas como Westlaw y LexisNexis ofrecen una amplia gama de contenido jurídico, como precedentes judiciales, legislación y tratados.
Estas herramientas permiten realizar búsquedas avanzadas y acceder a información relevante de manera rápida y eficiente.
Herramientas de noticias y notificaciones legales
Para estar al día con las novedades y cambios en el campo legal, existen herramientas de noticias y notificaciones legales.
Yo uso herramientas como Hootsuite y Google Alerts, que me permiten recibir actualizaciones sobre temas relevantes, novedades legales, cambios normativos y eventos importantes.
Ventajas y desafíos del uso de herramientas digitales para abogados
El uso de herramientas digitales en el ejercicio de la abogacía presenta diversas ventajas que pueden marcar la diferencia en términos de eficiencia y calidad del trabajo. Entre las principales ventajas encontramos:
- Automatización de procesos: las herramientas digitales permiten la automatización de tareas repetitivas y burocráticas, lo que ahorra tiempo y recursos que pueden ser destinados a actividades más estratégicas.
- Optimización de la gestión documental: las herramientas de gestión documental facilitan la búsqueda, organización y acceso a los documentos de forma rápida y segura. Esto agiliza el trabajo diario y minimiza el riesgo de pérdida de información.
- Mejora en la toma de decisiones: gracias al análisis de datos y al uso de herramientas de inteligencia artificial, los abogados pueden acceder a información actualizada y relevante para fundamentar sus decisiones legales. Esto les permite brindar un mejor asesoramiento a sus clientes.
- Colaboración efectiva: las herramientas de comunicación y colaboración facilitan la interacción y el trabajo en equipo entre abogados y otros profesionales. Esto promueve la cooperación, el intercambio de ideas y la resolución conjunta de problemas.
- Mantenimiento actualizado en el campo legal: mediante la utilización de herramientas de investigación y noticias legales, los abogados pueden mantenerse al día en temas jurídicos relevantes, cambios legislativos y jurisprudencia, lo que les permite ofrecer un servicio actualizado y de calidad a sus clientes.
A pesar de todas las ventajas, el uso de herramientas digitales también plantea desafíos para los abogados. Algunos de ellos son:
- Proceso de adaptación o curva de aprendizaje: la incorporación de nuevas herramientas requiere un periodo de adaptación y aprendizaje por parte de los abogados, lo que puede generar resistencia al cambio y retrasos en la implementación.
- Seguridad y protección de datos: el uso de herramientas digitales implica riesgos de seguridad y protección de datos. Es necesario establecer medidas adecuadas para garantizar la confidencialidad y la integridad de la información.
- Costo y selección de herramientas: Ya te he comentado que la más barata y escalable es Notion, pero más allá de eso existen otras como Excel que si no quieres gastar nada puedes usar las Hojas de cálculo de google. Entre que hay que usar varias herramientas, algunas son muy caras, lo que mejor nos ha funcionado es usar Notion por cumplir con la mayoría de requisitos y poder integrarse con otras.
Recomendaciones para maximizar el uso de herramientas en el ejercicio de la abogacía
Para aprovechar al máximo el uso de herramientas digitales en el ejercicio de la abogacía, te sufiero
- Conoce tus necesidades: No es lo mismo trabajar desde casa que tener una oficina, o ser independiente o trabajar con compañeros. En cuanto conozcas tu nicho y tus aspiraciones sabrás perfectamente qué herramientas usar.
- Formación y capacitación: Hoy en día los colegios de abogados están muy encima de la formación para los abogados, no desperdicies estas oportunidades.
- Integración de herramientas: buscar herramientas que permitan la integración con otros sistemas utilizados en el despacho, como el sistema de gestión interna o el sistema contable, para asegurar una colaboración fluida y evitar duplicidad de trabajo. Esto es posible con Notion.
- Protección de datos: establecer medidas de seguridad y protección de datos, como la encriptación y el acceso restringido a la información sensible, para garantizar la confidencialidad de los clientes y el cumplimiento normativo.