La mayoría de emprendedores somos desordenados, explosivos y dispersos. Déjame decirte: «no eres desordenado, simplemente no tienes un sistema». Y es por eso que en este artículo te voy a enseñar a montar tu sistema para elevar tu productividad y tener más resultados en menos tiempo.
Para mejorar la productividad siendo emprendedor uso Notion para aplicar metodologías de gestión de proyectos rápidas, fáciles de usar e intuitivas. En todo momento sé que debo hacer, en qué trabaja mi equipo, las fechas de entrega y qué debemos priorizar en todo momento.
Suena idílico, pero así es. A los emprendedores se nos olvidan las cosas, nos metemos en mil proyectos y hasta podemos llegar a saturar a los que nos rodean. A continuación, te cuento como le puse remedio a esto gracias a esta plataforma llamada Notion.
Ahorra tiempo y dinero usando Notion. Descubre tu sistema en Notion aquí:
Cómo tener un sistema de productividad y organización siendo emprendedor
Vayamos al grano.
Si se te olvidan las tareas, no tienes una dirección clara y te cuesta delegar, tienes un problema de organización.
Te podría explicar mil técnicas y consejos de productividad como el Pomodoro, trabajar por bloques, o las metodologías de trabajo como Scrum. Pero de nada sirve si no tienes un lugar en el que volcar todas tus movidas y que se puedan organizar de manera intuitiva.
De lo que va a ir este artículo es de cómo puedes usar la tecnología a tu favor y de manera fácil y práctica. De nada sirve pagar un software o un CRM de 200 € al mes si no es una solución completa y no le vas a dar el uso que se merece.
Es por eso que te voy a hablar de Notion.
Sé que a partir de ahora voy a sonar a vendedor de Notion, pero si te quedas conmigo verás que realmente me cambió mi modo de trabajar en mis negocios. Veámoslo.
Con el fin de que veas las posibilidades de Notion, te dejo por aquí un video de un ejemplo sobre cómo un Abogado podría manejar su despacho con Notion.
Cómo crear un gestor de proyectos para emprendedores y mejorar la productividad
Dependiendo de tu tipo de negocio vas a necesitar una o varias de estas funcionalidades de Notion. Aquí te cuento las más importantes:
CRM en Notion
Con Notion puedes crear un Flujo de trabajo para la adquisición de tus clientes o para monitorear las relaciones con tus clientes actuales. Ahora en cristiano:
Olvídate de acordarte a quién tienes que llamar, sobre qué cosas hablar o de acordarte del nombre del perro del cliente. Con un simple CRM puedes dar acceso a todo tu equipo y saber el número de contactos que has tenido con un potencial cliente, si has hecho un contacto inicial, si has cerrado un contrato, etc.
Igualmente, podrás gestionar los proyectos de cada cliente. Cada cliente que entre en tu empresa tendrá una ficha de cliente, con el representante de tu equipo que lo gestiona, las facturas enviadas, el volumen de negocio, los proyectos en los que trabajáis con ese cliente, un calendario independiente del cliente, documentos, tareas, imágenes y mucho más.
Todo ello en un lugar accesible para tu equipo y también compartible para tu cliente. Todos estaréis en sintonía, las llamadas y reuniones innecesarias se reducirán en un gran número porque siempre sabrá lo que estáis haciendo en su cuenta.
Gestión de proyectos y tareas con Notion
La gestión del día a día es donde puedes morir. Necesitas tenerlo todo bien atado y fácil de acceder.
Como te he comentado, cada cliente puede tener su propia ficha de cliente y los proyectos en los que trabaja.
Es aquí donde encontramos la sección de proyectos de la empresa. Con Notion podrás controlar las tareas que hay pendientes en cada proyecto, las fechas de entrega y los responsables de tu equipo que están trabajando en cada uno.
Tener una visión 360 te servirá para saber donde priorizar y dedicar tiempo y recursos a cada proyecto, esto es mágico.
Cuando veas que un proyecto está a punto de acabarse y falta mucho por hacer, podrás asignar más tareas a tu equipo en ese proyecto. Todo de manera fácil e intuitiva.
Todo esto lo vemos en la metodología de trabajo Scrum. Si te interesa algo sobre cómo tener proyectos ágiles, échale un vistazo a esta plantilla de scrum en notion.
Seguimiento y automatización de tus finanzas
Hay muchas soluciones de finanzas ahí fuera, y probablemente Excel haga un trabajo más en profundidad que Notion.
Pero en el día a día necesitas saber si has enviado una factura y si la has cobrado. Punto.
Todo eso lo podrás hacer en el apartado de «control financiero», donde verás los ingresos y los gastos que tienes cada mes. Las facturas enviadas y un resumen del beneficio de cada mes.
Cómo gestionar tu tiempo y el de tu equipo con Notion y Clockify
Para saber cuántas horas vas a dedicar a ciertos proyectos, al igual que las horas que emplea tu equipo, puedes establecer un sistema de medición del tiempo online.
Tan solo debes instalar clockify en una extensión en tu navegador y darle a empezar cada vez que empieces a trabajar. La misma herramienta medirá las horas que pasas con diferentes tareas y proyectos.
Yo la estuve probando, en un principio. Más adelante, sabiendo medir mejor el tiempo, la dejamos de usar.
Documentación y Procesos para ahorrar tiempo
Si quieres llegar a escalar tu negocio, hacer que todos los clientes tengan una atención personalizada, pero a la vez automatizada, necesitas crear procesos.
Con Notion tendrás acceso a una biblioteca para ti y tu equipo en la que podréis documentar los procesos que hacéis en el día a día. Así todos remaréis en la misma dirección. Igualmente, esto ahorra mucho tiempo a la hora de incorporar nuevos miembros a tu equipo.
Aquí te dejo algunos de los procesos que uso en mi empresa:
- Onboarding de cliente
- Historia de nuestra empresa, objetivos, misión y visión
- Cómo hacemos la contabilidad
- Cómo hacemos el marketing
- Tipo de comunicación (tono de voz)
Mejora continua
Si quieres que tu proyecto vaya como un reloj, necesitas implementar metodologías de trabajo ágiles que mantengan la contabilidad de las personas, los proyectos y las tareas.
Todo este conjunto de normas de las diferentes metodologías simplifica mucho las cosas y da foco al equipo. En esta web he hablado mucho sobre la productividad con Scrum y sinceramente he visto un antes y un después cuando la hemos implementado.
Espero haberte dado una idea general de lo que necesitas saber para organizar un proyecto de emprendimiento a través de Notion. Podría profundizar mucho más, pero sería interminable, así que te animo a que te des una vuelta por la web y descubras diferentes puntos de vista y herramientas útiles 🙂