Si quieres sacarle el mayor jugo posible a notion vas a necesitar hacer uso de las tablas. Al principio pueden ser un poco dificiles de entender, pero en este artículo voy a explicarte fácilmente cómo usar las tablas en notion.
Las tablas en Notion permiten agrupar, estructurar y organizar datos de diferentes tipos. Por ejemplo, realizar calendarios conectados con tareas, fichas de expedientes, segmentación de datos por etiquetas y mucho más.
Al principio me costó dominarlas, pero una vez las entiendes se te abre un mundo de posibilidades. En este artículo te voy a enseñar tanto cómo crearlas, como sus funcionalidades avanzadas, de personalización y diferentes ejemplos de uso. Veámoslas.
Puedes ahorrar mucho tiempo y dinero utilizando plantillas de notion listas para usar y creadas por expertos para todos los usos.
¿Qué es Notion y cómo funcionan las tablas?
Empecemos por el principio.
Probablemente, ya sepas que notion es una plataforma muy versátil y que no sirve para una sola cosa sino para muchas. Puedes usarlo como una simple app de notas, hasta crear una oficina virtual colaborativa y con diferentes departamentos y equipos interconectados, las posibilidades son infinitas.
Es por eso que puede ser un poco abrumador al principio, pero si empiezas con el pie derecho lo dominarás enseguida y podrás automatizar muchas áreas de tu vida, tus estudios y proyectos.
En Notion, las tablas son una forma de organizar datos de manera estructurada y visualmente atractiva. Puedes crear tablas para realizar un seguimiento de proyectos, gestionar tareas, integrar bases de datos y más.
Con las tablas puedes agregar filas y columnas según tus necesidades y modificar el contenido de las celdas de manera sencilla.
Además, Notion ofrece múltiples funcionalidades avanzadas para trabajar con tablas. Puedes convertir tus tablas en bases de datos, utilizar fórmulas y filtros para realizar cálculos y búsquedas avanzadas, y mostrar tus tablas en diferentes vistas y agrupaciones según tus preferencias.
Tan solo abre una nueva página en notion y agrega el contenido en forma de tabla o base de datos. Como puedes ver aquí:
También tienes la opción de utilizar plantillas y bloques adicionales para añadir funcionalidades extra a tus tablas.
Notion también permite la colaboración y el trabajo en equipo con tablas. Puedes asignar tareas y responsabilidades a los miembros de tu equipo, realizar comentarios y menciones en tiempo real, y también integrar tus tablas con otras herramientas de productividad.
Creación y edición de tablas en Notion
Crear y editar tablas en Notion es una tarea sencilla e intuitiva que te permitirá organizar y estructurar tus datos de manera eficiente.
Paso a paso para crear una tabla
Para crear una tabla en Notion, simplemente sigue estos pasos:
- Abre Notion y selecciona la página o base de datos donde deseas crear la tabla.
- Escribre ‘/’ una de las opciones de tabla o base dedatos en el menú desplegable.
- Una vez creada la tabla, puedes cambiar su nombre haciendo clic en el título y editándolo.
En esta lista de opciones puedes ver las diferentes tablas que existen en Notion. Desde las galerías, los tableros kanban, la tabla y hasta en calendario.
Además puedes crear una tabla en la misma página en la que te encuentras o simplemente crearla en una página completa aparte.
Añadir y gestionar filas y columnas
Una vez creada la tabla, puedes añadir filas y columnas para organizar tus datos. Las columnas van a tener propiedades especiales (texto, email, selección múltiple, persona, fechas, estado de progreso, etc), mientras que las filas son simplemente un agregado de datos.
Sigue estos pasos:
- Para añadir filas, haz clic en el símbolo ‘+’ al final de la tabla.
- Para añadir columnas, haz clic en el símbolo ‘+’ ubicado en la parte superior de la tabla.
- Para gestionar filas y columnas, haz clic derecho en la fila o columna que deseas modificar y selecciona las opciones de ‘Mover’, ‘Copiar’ o ‘Eliminar’.
Añade propiedades que ayudan a enriquecer la información de tus tablas según tus casos. De esta manera puedes crear un planificador de estudio, una lista de contactos, un calendario y muchas cosas más.
Modificar propiedades y contenido de las celdas
Notion te permite personalizar las propiedades y el contenido de las celdas de tus tablas. Sigue estos pasos:
- Para modificar las propiedades de una celda, haz clic en la celda y selecciona las opciones de formato, como tipo de dato, color o estilo.
- Para modificar el contenido de una celda, simplemente haz clic en la celda y edita el texto o inserta otros elementos, como imágenes o enlaces.
- También puedes utilizar fórmulas en las celdas para realizar cálculos o automatizar algunos procesos.
Con estas opciones de creación y edición de tablas en Notion, puedes tener un mayor control sobre tus datos y conseguir una organización eficiente para tus proyectos y tareas.
Funcionalidades avanzadas de las tablas en Notion
Convertir tablas en bases de datos
Una de las funcionalidades más poderosas de Notion es la capacidad de convertir las tablas en bases de datos personalizadas.
Esto significa que puedes establecer relaciones entre diferentes tablas, crear vistas filtradas y utilizar la función de búsqueda avanzada para encontrar rápidamente la información que necesitas.
Al convertir una tabla en una base de datos, puedes añadir propiedades personalizadas para categorizar y clasificar tus datos, lo que te permite organizar y visualizar la información de manera más efectiva.
Uso de fórmulas y filtros en las tablas
Notion ofrece la posibilidad de utilizar fórmulas para realizar cálculos y agregaciones dentro de las tablas.
Puedes realizar operaciones matemáticas, como suma, resta, multiplicación y división, así como funciones más avanzadas, como promedio, máximo, mínimo y contar. Además, puedes aplicar filtros en las tablas para mostrar únicamente los datos que cumplan ciertos criterios.
Esto te proporciona flexibilidad para analizar y visualizar tus datos de acuerdo a tus necesidades específicas.
Mostrar tablas en diferentes vistas y agrupaciones
Notion te permite mostrar tus tablas en diferentes vistas y agrupaciones para obtener una perspectiva más completa de tus datos.
Puedes cambiar entre la vista de tabla, vista de lista, vista de calendario y vista de galería, según sea más conveniente para ti.
Además, puedes agrupar tus datos por diferentes criterios, como fechas, categorías o propiedades específicas, lo que te facilita la visualización y el análisis de tus tablas desde diferentes perspectivas.
Utilizar plantillas y bloques adicionales en las tablas
Una de las características más destacadas de Notion es la posibilidad de utilizar plantillas y bloques adicionales para personalizar aún más tus tablas. Notion ofrece diversas plantillas predefinidas que abarcan diferentes casos de uso, desde gestión de proyectos hasta listas de tareas o seguimiento de inventario.
Además, puedes agregar bloques adicionales a las celdas de tus tablas para enriquecerlas con contenido adicional. Por ejemplo, puedes insertar imágenes, archivos adjuntos, enlaces y mucho más.
Esta funcionalidad te permite tener la información necesaria directamente en tus tablas, sin tener que recurrir a otras herramientas o documentos externos.
Ventajas de utilizar tablas en Notion
La utilización de tablas en Notion ofrece una serie de ventajas y beneficios que facilitan la organización y gestión de la información. A continuación, se detallan las principales ventajas que brinda esta herramienta:
Mayor organización de los datos
Las tablas en Notion permiten organizar los datos de manera eficiente y estructurada. Podemos organizar la información en filas y columnas, asignando diferentes categorías o atributos a los datos. Esto nos ayuda a visualizar y buscar rápidamente la información que necesitamos, evitando desorden y confusión.
Estructura intuitiva y flexible
Notion ofrece una estructura de tablas intuitiva y flexible, lo que significa que podemos personalizar y adaptar las tablas según nuestras necesidades. Podemos agregar o eliminar filas y columnas fácilmente, reordenar el contenido de las celdas y modificar las propiedades de las tablas. Esta flexibilidad nos permite tener un control total sobre cómo se estructura y presenta la información.
Integración con otras herramientas
Notion se integra con una variedad de herramientas y servicios, lo que nos permite aprovechar al máximo las tablas. Podemos vincular tablas con bases de datos externas, importar y exportar datos desde otras aplicaciones, y utilizar fórmulas y filtros para realizar cálculos y análisis avanzados. Esta capacidad de integración nos brinda mayor versatilidad y eficiencia en el manejo de la información.
Colaboración y trabajo en equipo con tablas en Notion
La colaboración y el trabajo en equipo son fundamentales en cualquier proyecto, y Notion ofrece funcionalidades que facilitan esta tarea. A continuación, exploraremos tres aspectos clave para la colaboración en tablas en Notion: la asignación de tareas y responsabilidades, los comentarios y menciones en tiempo real, y la integración con herramientas de productividad.
Asignar tareas y responsabilidades en las tablas
En Notion, es posible asignar tareas y responsabilidades de manera sencilla y clara en las tablas. Puedes agregar columnas para designar quien es el responsable de cada tarea, establecer fechas límite y agregar etiquetas o estados para indicar el progreso de cada tarea. Esto permite una visión general de las responsabilidades del equipo y ayuda a mantener a todos al tanto de las actividades que deben realizar.
Comentarios y menciones en tiempo real
La comunicación fluida y ágil es esencial para el trabajo en equipo, y Notion ofrece la posibilidad de realizar comentarios y menciones en tiempo real en las tablas. Puedes dejar comentarios sobre filas específicas, mencionar a otros miembros del equipo para notificarles de cambios o actualizaciones, y recibir notificaciones instantáneas cuando se realizan comentarios o cambios en una tabla compartida. Esto facilita la colaboración y evita que la información se pierda en largas cadenas de correos electrónicos o chats.
Integración con herramientas de productividad
Notion se integra con una amplia variedad de herramientas de productividad populares, lo que facilita aún más la colaboración y el trabajo en equipo. Puedes vincular tus tablas de Notion con aplicaciones como Google Calendar, o Trello, lo que te permite centralizar toda la información relevante en un solo lugar y agilizar tus flujos de trabajo. También es posible exportar e importar datos desde y hacia otras herramientas, lo que facilita la colaboración con personas que utilizan diferentes plataformas.
Uso de tablas en diferentes contextos y casos de uso
Desde el seguimiento de proyectos hasta la gestión de clientes y ventas, así como la organización personal y toma de notas, las tablas en Notion ofrecen versatilidad y adaptabilidad en diferentes escenarios.
Tablas para proyectos y seguimientos
Gestión de proyectos:
- Plantilla de notion Scrum: La metodología de trabajo en empresas de moda puede manejarse a través de scrum. De esta manera puedes crear proyectos ágiles, tener una comunicación fluida con tu equipo y llevar un orden en todos los proyectos de tu departamento o empresa.
- Opoplanner para estudiar oposiciones: Puedes llevar un seguimiento de tus oposiciones y estudiar más eficientemente.
- Plantilla de notion para escritores: Si quieres escribir un libro, tener proyectos de investigación y demás puedes utilizar este sistema.
Tablas para gestión de clientes y ventas
En el ámbito de la gestión de clientes y ventas, las tablas en Notion son una herramienta poderosa. Puedes crear tablas para registrar y rastrear información importante sobre tus clientes, como datos de contacto, historial de interacciones, seguimiento de ventas y cualquier otra información relevante.
- Plantilla de notion para agencias de marketing: Si tienes un agencia tienes muchos clientes, propuestas y entregas. Debes tenerlo todo coordinado, con esta plantilla puedes lograrlo.
- CRM de ventas
- Plantilla de notion para agogados: cualquier profesión con clientes, alumnos o simplemente personas puede ser organizada fácilmente con cualquiera de estas plantillas de notion.
Tablas para organización personal y notas
Las tablas en Notion también son muy útiles para la organización personal y la toma de notas.