Si como yo, eres autónomo y llevas un negocio, la organización y planificación es clave. Para mí fue un gran quebradero de cabeza, hasta que encontré herramientas y sistemas que me ayudaban a planificarme. En este artículo te enseño como organizarte si eres autónomo sin morir en el intento.
Para organizarte como autónomo es recomendable establecer objetivos, delegar y tener una comunicación fluida con tus clientes, proveedores y empleados. Todo ello es posible gracias a las herramientas de organización y planificación digitales.
Es muy fácil perderse en las muchas herramientas que hay o simplemente quedarse en un excel marrullero. No necesitas un sistema complejo tan solo necesitas la herramienta que conecte todo y que sea barata o incluso gratis. Veamoslo.
Mejora tu organización con un sistema listo para usar en Notion. Mira cómo lo hacemos aquí:
La importancia de la organización para autónomos
La organización es un factor fundamental para el éxito de los autónomos.
Yo no tenía el control sobre el negocio y no sabía cómo alcanzar mis objetivos. Era un desastre.
Para conseguir llevar el negocio y no que el negocio te lleve a ti, te voy a dejar algunos elementos clave para que eso ocurra. Más abajo te dejaré el sistema de Notion que me permite tenerlo todo conectado, tener calendarios, fichas de clientes, control de equipos y proveedores y mucho más.
Planificación y manejo del tiempo
La planificación es esencial para los autónomos, ya que nos permite tener una visión clara de las tareas a realizar y establecer prioridades.
Es importante definir un horario de trabajo y asignar tiempo para cada actividad, evitando la procrastinación y maximizando la productividad.
Una adecuada gestión del tiempo (que en el sistema que te dejo de Notion verás que es hasta automático) garantiza el cumplimiento de los plazos y la realización eficiente de tus actividades laborales.
Buena planificación = clientes felices = mejores tarifas = recomendaciones = menos estrés, etc
Fijación de tarifas y previsiones financieras
Establecer tarifas adecuadas es esencial para los autónomos.
No puedes dejar nada a la adivicación, los clientes lo saben, lo huelen.
Es importante analizar los costos involucrados en la entrega de productos o servicios, así como la competencia en el mercado, para determinar un precio justo.
Además, realizar previsiones financieras permite anticipar ingresos y gastos, facilitando la toma de decisiones y estimando la solvencia del negocio a corto y largo plazo.
Establecimiento de objetivos anuales
Los objetivos anuales son guías claras que permiten a los autónomos orientar sus esfuerzos hacia metas concretas y medibles.
A mi me pasaba que me ponía objetivos pero no sabía como mantener un seguimiento de los mismos, esto va a cambiar gracias a deteerminadas automatizaciones y recordatorios del sistema de Notion.
Estos objetivos pueden abarcar aspectos como el incremento de clientes, el aumento de facturación o el desarrollo de nuevas habilidades. Al establecer objetivos anuales, se fomenta la motivación y se traza un camino a seguir, lo que contribuye a la organización y éxito del autónomo en el largo plazo.
Cómo sistematizar el trabajo siendo autónomo
Vayamos al grano.
He probado todos los métodos, sistemas, apps y herramientas habidas y por haber. Desde Asana, Trello y Hubspot hasta Excel y Hojas de cálculo. Pero a todas les falta algo. A todas, menos a Notion.
Notion es una app que ni siquiera hay que instalar en el ordenador, ni comprar licencias, se puede empezar gratis. Así que te voy a contar las cosas que se pueden hacer y te dejaré mi sistema para manejar tu negocio en Notion:
¡Hola! Claro, estaré encantado de ayudarte con eso. Notion es una herramienta muy versátil que puede ser muy útil para sistematizar el negocio de un autónomo. Aquí te dejo algunas funcionalidades y consejos sobre cómo utilizar Notion para este propósito:
Base de Datos de Clientes:
Con una base de datos para mis clientes en Notion puedo incluir información como nombre, contacto, historial de transacciones, proyectos actuales y pasados, además de proveedores y responsables de mi equipo que intervienen.
Gestión de Proyectos:
A cada ficha de cliente cuelgan sus proyectos. Por ejemplo, si eres abogado, puedes tener varios procedimientos para un solo cliente, como un divorcio y una disolución mercantil.
Además cada ficha de proyecto incluye tareas, plazos, archivos y cualquier otra información relevante.
Y, por su puesto, un calendario individualizado, pero a la vez conectado a un calendario general donde puedo ver todo lo que ocurre en la empresa y hasta filtrarlo por proveedor, cliente, etc.
Además cada proyecto puedo asignarle un estado como: en progreso, completado, falta información, etc.
Seguimiento de Ingresos y Gastos:
Es cierto que para trackear los ingresos y los gastos hay apps mejores, pero en mi caso es más que suficiente. Además, puedo crear las facturas y saber si han sido enviadas, cobradas o archivadas.
Una vez más esto está linkeado a cada uno de tus clientes y proyectos.
Planificación de Tiempo y calendarios
El calendario general es donde ocurre la magia. Ahí puedo ver las tareas que se están realizando, los clientes, los responsables, las fechas de entrega, etc.
Además puedo incluir recordatorios y así priorizar los que más cercanos están.
Documentación de Procesos:
En el sistema tengo una página dedicada a la documentación de procesos clave en tu negocio. Esto puede incluir procedimientos operativos estándar (SOP), políticas internas y guías para tareas comunes.
Integración con Herramientas Externas:
Notion se integra con diversas herramientas externas. Puedes conectar tu calendario, correo electrónico, y otras aplicaciones para tener toda la información centralizada.
La idea es que no tengas mil pestañas abiertas, sino que puedas usar todas las herramientas dentro de notion. Como tu propia oficina online.
Colaboración con Clientes:
Me encanta la posibilidad de compartir páginas específicas de Notion con mis clientes para colaborar en proyectos o revisar información relevante.
Esto reduce muchísimo las llamadas, ya que pueden ver el calendario de su proyecto, los documentos, los archivos y el avance del mismo. Menos trabajo y más satisfacción.
Seguimiento de Objetivos:
Establece objetivos y metas para tu negocio. Utiliza bases de datos o tablas para realizar un seguimiento del progreso.
Incluye hitos y logros para celebrar el éxito.
Notion es poderoso, pero es importante adaptarlo a tus necesidades específicas. Experimenta con las funciones y personaliza tu espacio de trabajo según las particularidades de tu negocio.
Importancia de la digitalización para autónomos
En la actualidad, la digitalización se ha convertido en un elemento fundamental en la organización de los autónomos. La incorporación de tecnología y herramientas digitales permite agilizar los procesos, optimizar el tiempo y mejorar la eficiencia en la gestión de su negocio.
Con esto ya deberías tener el 90% de tus problemas de organización solucionado. Descargate el sistema para emprendedores y empieza a usarlo y si tienes alguna duda o quieres mejorarlo no dudes en contactarme aquí 🙂
Finalmente te dejo por aquí otros recursos para mantener tu negocio en forma como son las asociaciones de autónomos.
Asociaciones de autónomos en España
Las asociaciones de autónomos desempeñan un papel fundamental en la defensa de los intereses y la mejora de la situación de este colectivo en España. Estas organizaciones brindan una variedad de funciones y servicios que son de gran ayuda para los autónomos.
Funciones y servicios de las asociaciones
Las asociaciones de autónomos ofrecen asesoramiento, formación y apoyo en diferentes áreas que son importantes para los autónomos. Además, actúan como intermediarios con las instituciones públicas y privadas para mejorar las condiciones de los autónomos y promover la legislación favorable.
Entre los servicios más comunes que ofrecen destacan:
- Asesoría y consultoría: Brindan asesoramiento legal y fiscal, así como apoyo en la gestión administrativa y contable.
- Formación: Organizan cursos, talleres y jornadas formativas para aumentar los conocimientos y habilidades de los autónomos en diversas áreas.
- Seguros: Facilitan el acceso a seguros adaptados a las necesidades de los autónomos, como seguros de responsabilidad civil, seguros de salud, entre otros.
- Acuerdos con entidades financieras: Negocian condiciones ventajosas para la obtención de préstamos y líneas de crédito para los autónomos.
- Prevención de riesgos laborales: Proporcionan información y formación sobre medidas de seguridad y prevención de enfermedades laborales.
Principales asociaciones de autónomos en España
En España, existe una variedad de asociaciones que representan y defienden los intereses de los autónomos. Algunas de las más destacadas son:
- ATA (Federación Nacional de Trabajadores Autónomos): Es la asociación más grande y representativa de autónomos en España. Ofrece una amplia gama de servicios y beneficios para sus miembros.
- UPTA (Unión de Profesionales y Trabajadores Autónomos): Se dedica a la defensa de los autónomos y ofrece servicios de asesoramiento, formación y apoyo en la gestión empresarial.
- UATAE (Unión de Asociaciones de Trabajadores Autónomos y Emprendedores): Es una organización que agrupa a diferentes asociaciones de autónomos y trabaja en la defensa de sus derechos e intereses.
- CONAE (Confederación Nacional de Autónomos y Microempresas): Representa a autónomos y microempresas a nivel nacional y ofrece servicios de asesoramiento y apoyo en la gestión empresarial.
Otros recursos y apoyos para autónomos
Además de las asociaciones de autónomos, existen otros recursos y apoyos que pueden ser de gran ayuda para los autónomos en España. Algunos de ellos son:
- CEOE (Confederación Española de Organizaciones Empresariales): Representa a las empresas españolas y puede ser un aliado importante para los autónomos en la defensa de sus intereses.
- CEPYME (Confederación Española de la Pequeña y Mediana Empresa): Ofrece servicios y apoyo a las pequeñas y medianas empresas, incluyendo a los autónomos.