Si quieres llevar tu práctica legal al siguiente nivel necesitas un sistema de organización. En este artículo te cuento paso a paso cómo implementar la metodología de trabajo Legal Project Management y sepas cómo aprovecharla y qué es.
El Legal Project Management es un enfoque estratégico de planificación, coordinación y control que busca optimizar los costos y mejorar la eficiencia en los servicios legales. Permite estandarizar procesos, anticipar riesgos y entregar proyectos legales de manera más efectiva.
Con este enfoque, vas a poder entregar un servicio más competitivo y con menos fricciones. Más abajo te hablo sobre cómo implementarlo correctamente.
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¿Qué es y Cómo implementar el Legal Project Management?
Podría hablarte de los beneficios que tiene el LPM, tanto a la hora de reducir tiempos de trabajo, como de tener una comunicación fluida y mejores tiempos de entrega de proyectos. Pero probablemente eso ya lo sepas.
Lo que voy a hacer es enseñarte cómo lo puedes implementar de manera fácil, sencilla y con una herramienta en la nube como Notion (si usas Excel para gestionar tu despacho, ve olvidándote).
1.- Planificación del proyecto legal
El Legal Project Management se apoya mucho en la metodología de trabajo ágil de Scrum. Donde los proyectos se dividen en subproyectos y tareas y se establecen roles claros y distintos tipos de reuniones donde se tratan diferentes temas para desgranar un proyecto.
Ojo, en esta web sabemos mucho de scrum y de cómo implementar esta metodología.
Pues bien, todo empieza con la planificación.
Digamos que vas a emprender cómo abogado por tu cuenta y un cliente nuevo entra por la puerta de tu despacho.
Lo que te recomiendo es que si usas Notion para gestionar tu despacho de abogados, le abras una ficha de cliente, anotes todas las dudas, sus datos, sus preferencias, problemáticas y tipo de proyecto. Mejor te lo enseño en un video:
Seguidamente toca planificar.
Si se trata de un proyecto legal grande:
- Reúnete con los tomadores de decisiones del despacho, los miembros del equipo que trabajarán en él y deja que cada uno presente sus dudas e inquietudes.
- Establece tiempos y recursos necesarios y haz una lista de prioridades.
- Finalmente, desgrana el proyecto en 3 a 5 subproyectos y márcales una fecha de entrega a cada uno. Dependiendo de la magnitud del proyecto, puedes dedicar entre 1 y 2 semanas a cada subproyecto.
También te recomiendo que anotes los posibles obstáculos, puntos débiles y otras complejidades que los miembros del equipo puedan encontrar en el camino.
2.- Ejecución del proyecto legal
La ejecución del proyecto ocurre en el día a día. Y para eso harás lo siguiente.
En la misma ficha del cliente en Notion podrás abrir un expediente, que es donde crearás un log de tareas, invitarás a los integrantes del equipo a colaborar en ese proyecto, contarás con un calendario específico del proyecto y, en definitiva, trabajarás en todo ese proyecto desde ahí.
De esta manera puedes tener a todo tu equipo alineado y un espacio dedicado a la elaboración del proyecto. Igualmente, con Notion, puedes compartir, el expediente en el que vais trabajando para que el cliente pueda visualizar en todo momento el avance de su proyecto, lo que mejora la comunicación y la experiencia del cliente.
Ahora bien, en el día a día debes hacer una reunión diaria. En ella, todos los integrantes del equipo exponen sus avances y los obstáculos que se van encontrando.
Tu trabajo como gestor del proyecto es solventar esos obstáculos y reasignar las tareas a cada uno de los integrantes conforme van avanzando. Debes evaluar las prioridades y asignar recursos según vas viendo cómo avanza el proyecto.
3.- Entrega continua y Revisión del proyecto
Como te comenté más arriba, el proyecto estará subdividido en pequeños subproyectos con una duración menor (Si el proyecto dura 4 semanas, puedes dividirlo en 4 subproyectos de 1 semana cada uno)
Conforme vas completando estos subproyectos deberás hacer una reunión de entrega y de revisión para mejorar con respecto a los siguientes subproyectos.
- Reunión de entrega continua: Tendréis una reunión con el cliente y los tomadores de decisiones para evaluar lo que se ha hecho hasta ahora, anotar cambios, obstáculos y sugerencias para los próximos subproyectos del proyecto general.
- Revisión: tendréis una reunión con el equipo para evaluar el desempeño de cada uno, comentar iniciativas y cosas que se pueden corregir para los próximos subproyectos.
- Reunión de planificación: Finalmente, planificaréis y pondréis en común las siguientes tareas para el próximo subproyecto.
De esta manera, se logran hacer proyectos grandes de una manera más rápida y fácil de adaptar, con una comunicación con el cliente más fluida y un equipo en sintonía en todo momento.
Puede sonar a mucha reunión, pero si cada una tiene su objetivo principal y sus tiempos no debe ser un problema.
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Herramientas digitales para desarrollar el Legal Project Management
Utilizar una plataforma como Notion para aplicar el Legal Project Management (LPM) ofrece una serie de beneficios significativos:
- Centralización de la información: Notion proporciona un espacio único y centralizado donde se pueden almacenar todos los documentos, archivos, notas y detalles relacionados con el proyecto legal. Esto facilita el acceso rápido a la información relevante para todos los miembros del equipo.
- Organización y estructuración: Con Notion, es posible crear bases de datos, tablas, listas de tareas y otros elementos de organización que ayuden a estructurar el proyecto legal de manera clara y lógica. Esto permite a los equipos mantenerse enfocados y trabajar de manera más eficiente.
- Colaboración en tiempo real: Notion permite la colaboración en tiempo real entre los miembros del equipo, lo que significa que todos pueden ver los cambios y actualizaciones instantáneamente. Esto promueve una comunicación fluida y una mayor transparencia en el proceso de gestión del proyecto.
- Seguimiento de tareas e hitos: Mediante el uso de tablas y listas de tareas en Notion, es posible llevar un seguimiento detallado de las tareas pendientes, los hitos del proyecto y las fechas límite. Esto ayuda a garantizar que el proyecto avance de acuerdo con el plan establecido y que se cumplan los plazos importantes.
- Personalización y flexibilidad: Notion es altamente personalizable, lo que significa que los equipos pueden adaptar la plataforma según sus necesidades específicas de gestión de proyectos legales. Desde la creación de plantillas personalizadas hasta la integración de flujos de trabajo específicos, Notion ofrece una gran flexibilidad para satisfacer las demandas únicas de cada proyecto.
- Integración de herramientas: Notion se integra fácilmente con una variedad de herramientas y aplicaciones populares, como calendarios, herramientas de gestión de documentos y sistemas de correo electrónico. Esto permite a los equipos mantener todos sus recursos y comunicaciones en un solo lugar, lo que simplifica la gestión del proyecto y mejora la productividad.