En este artículo, te enseño a cómo conectar Notion con Google Calendar para que puedas organizar tus eventos de forma eficiente.
Aprenderás a configurar Google Calendar, copiar la URL del calendario público y luego incrustarlo en Notion.
También exploraremos soluciones para sincronizar ambos calendarios y te hablaré de las limitaciones de esta integración.
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Cómo conectar Notion con Google Calendar
Para utilizar Google Calendar en Notion y organizar tus eventos de manera eficiente, es necesario establecer una conexión entre ambos. Aquí te explicamos paso a paso cómo hacerlo:
Configuración de Google Calendar
En primer lugar, accede a Google Calendar desde tu cuenta de Gmail. A continuación, sigue estos pasos:
- Haz clic en la opción ‘Mis Calendarios’ en la barra de la izquierda.
- Selecciona el calendario que deseas utilizar y haz clic en el botón ⋮ junto a él.
- Elige la opción ‘Configurar y compartir’ del menú desplegable.
Configuración de permisos de acceso
Una vez en la página de configuración del calendario, debes ajustar los permisos de acceso para compartirlo con Notion:
- En la sección ‘Permisos de acceso’, marca la casilla ‘Compartir públicamente’.
- Después, en el menú desplegable, selecciona ‘Ver todos los detalles de los eventos’ para permitir la visualización completa de los eventos en Notion. Si prefieres ocultar detalles, elige ‘Ver sólo libre/ocupado (ocultar detalles)’.
- Si utilizas una dirección de correo electrónico del trabajo, es posible que aparezca la opción ‘Ver todos los detalles de tu equipo’. Esta opción también es válida.
Copiar la URL del calendario público de Google Calendar
Una vez configurado el calendario en Google, necesitarás copiar su URL para poder incrustarlo en Notion:
- En la página de configuración del calendario de Google, busca la casilla ‘URL pública de este calendario’.
- Copia la URL que aparece en esa casilla.
Ahora estás listo para pasar a la siguiente sección y ver cómo incrustar el calendario de Google en Notion para tener todos tus eventos organizados en un mismo lugar.
Cómo incrustar Google Calendar en Notion
Una vez que hayas configurado y compartido tu calendario de Google Calendar, es el momento de incrustarlo en tu espacio de Notion. Sigue los siguientes pasos para realizar esta integración sin problemas.
Pegar la URL del calendario en Notion
Para comenzar, copia la URL pública del calendario de Google Calendar que deseas incrustar en Notion. Asegúrate de haber marcado la opción de compartir públicamente y seleccionado la configuración adecuada de permisos de acceso.
En tu espacio de trabajo de Notion, encuentra la página o bloque donde deseas incrustar el calendario. Haz clic derecho y selecciona ‘Pegar URL’ o simplemente pega la URL copiada en una ubicación apropiada.
Crear la incrustación en Notion
Una vez que hayas pegado la URL, verás una vista previa del calendario en Notion. Ahora, selecciona la opción ‘Create Embed’ para generar un código de incrustación compatible con Notion. Esto permitirá que el calendario se muestre e interactúe directamente desde tu espacio de trabajo de Notion.
Incrustar varios calendarios en una página de Notion
Si deseas incrustar varios calendarios en una sola página de Notion, deberás repetir el proceso anterior para cada calendario adicional. Asegúrate de configurar cada calendario como público y copiar la URL correspondiente.
Una vez que tengas todas las URL de los calendarios que deseas incrustar, pega cada URL en la ubicación deseada de tu página de Notion y utiliza la opción ‘Create Embed’ para generar los códigos de incrustación correspondientes.
Recuerda que al incrustar múltiples calendarios, podrás visualizar y trabajar con todos ellos desde una sola página de Notion, lo cual facilitará tu organización.
¡Ahora tienes tus calendarios de Google Calendar perfectamente integrados en tu espacio de Notion! Podrás acceder a ellos y mantener tus eventos personales y profesionales organizados en un solo lugar.
Soluciones para sincronizar Google Calendar en Notion
A continuación, se presentan dos soluciones para sincronizar Google Calendar con Notion y mantener una gestión eficiente de tus eventos y citas.
Incrustar el calendario de Google en Notion (solo lectura)
Una opción para visualizar tus eventos de Google Calendar en Notion es incrustar el calendario en forma de lectura. Para hacer esto, primero debes configurar tu calendario de Google como público y obtener la URL del calendario público.
Luego, en Notion, pega la URL del calendario en el espacio correspondiente y selecciona la opción ‘Crear incrustación’ del menú que aparecerá. Al hacer esto, podrás ver los eventos de Google Calendar dentro de Notion, pero ten en cuenta que esta sincronización no permite editar, eliminar o crear nuevos eventos desde Notion.
Sincronización con servicios de terceros (IFTTT, Integromat, Zapier, Automate.io)
Otra opción es utilizar servicios de terceros, como IFTTT, Integromat, Zapier o Automate.io, para lograr una sincronización más completa y bidireccional entre Google Calendar y Notion. Estas plataformas te permiten crear automatizaciones para que los eventos se actualicen automáticamente en ambos calendarios.
Para configurar esta sincronización, deberás seguir los pasos y utilizar las herramientas proporcionadas por cada servicio de terceros. Recomendamos Automate.io, ya que recientemente ha sido adquirido por Notion, lo que indica una mayor integración y compatibilidad con la plataforma.
Limitaciones de la integración entre Google Calendar y Notion
Siendo totalmente sincero, si pretendes utilizar Notion como una solución 360 para tu negocio, tus estudios o tus proyectos, lo mejor, en mi opinión es que uses los calendarios de Notion.
Te doy algunas razones:
- Integración todo en uno: Si tienes que gestionar clientes, podrás crear vistas de un mismo calendario y tener uno para cada cliente y uno general con todas las entregas para todos los clientes. Esto te permite una hiperpersonalización.
- Integración de calendarios en bases de datos: Si eres estudiante, vas a querer tener tus espacios de asignaturas y registrar las sesiones de estudio, los exámenes y todo lo demás. Para ello puedes integrar en el espacio de estudio un calendario filtrado que esté conectado con el genérico de tu curso académico. Esto no lo puedes hacer con google calendar.
- Recordatorios: Con google calendar puedes establecer recordatorios limitados. Con notion son mucho más personalizables, puedes añadir fecha de inicio y fecha de fin, recordatorios por correo electrónico, etc.
- Menos herramientas, más productividad: Si tienes varios sistemas y diferentes herramientas, al final te lías, tienes mil pestañas abiertas en el navegador y no eres tan productivo.
- Plantillas de Notion con calendarios: Ahora puedes comprar plantillas de notion con calendarios integrados, mucho más conectados y eficientes que la integración de google calendar.
Hay otros inconvenientes de sincronizar google calendar con Notion:
Eventos pasados y futuros
Al utilizar Google Calendar en Notion, no es posible cargar eventos pasados ni futuros de forma automática. Esto significa que solo se podrán visualizar los eventos actuales, sin acceso a la historia pasada o eventos futuros que se agreguen posteriormente a la configuración inicial.
Edición, eliminación y creación de eventos
Otra limitación de la integración entre Google Calendar y Notion es la falta de capacidad para editar, eliminar o crear nuevos eventos directamente en Notion. Si se necesita realizar cualquier cambio en los eventos, como modificar detalles, eliminarlos o agregar nuevos eventos, será necesario acceder y realizar estas acciones desde Google Calendar.